Slider Lösungen
SP_Data Personaladministration icon

Administration gestalten

Die Verwaltung von Personaldaten und Zeiten, mitarbeiterbezogene Planungen und Auswertungen können intelligent gesteuert und vereinfacht werden. Auch Entgeltabrechnung muss nicht kompliziert sein, wenn Einrichtung und Service stimmen.

Personal­abrechnung

Zentrale Aufgabe der Personalabteilung ist die termingerechte und korrekte Erstellung der Verdienstabrechnung.

Ständig steigende gesetzliche Anforderungen, unterschiedliche Tarifverträge, firmenspezifische Betriebsvereinbarungen und Massendatenverarbeitung verschlingen wertvolle Kapazitäten der Personalabteilung. Der Wunsch nach komfortabler und schneller Erfassung, sicheren Routineabläufen mit automatisierten Abrechnungsprozessen und individuell konfigurierbaren Programmabläufen haben höchste Priorität. Vor- und nachgelagerte Systeme sollen durch offene Schnittstellen nahtlos integrierbar sein.

SP_Data bedient mit dem Modul Personalabrechnung genau diese Bedürfnisse! 

Mit seiner hohen Funktionalität und Anpassungsfähigkeit erlaubt das System eine optimale Gestaltung Ihrer Arbeitsabläufe – unabhängig von der Branche und der Unternehmensgröße.

Aktuelle gesetzliche Vorgaben und Technologiesprünge werden permanent eingearbeitet und vorangetrieben. Als SP_Data Kunde sind Sie jederzeit up-to-date!

Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV), Lohnsteuerbescheinigung (LStB), Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM), Entgeltersatzleistung (EEL), Meldeverfahren nach dem Aufwandsausgleichsgesetz (AAG), Zahlstellen-Meldeverfahren (ZMV), Zusatzversorgungskassen (ZVK).

Der Schritt zum "papierlosen" Personalbüro. Mit der SP_Data Personalabrechnung und SP_Data Personalzeitwirtschaft archivieren Sie Arbeitsverträge, Verdienstabrechnungen, Zeitnachweise oder Bescheinigungen in der Personalakte des Mitarbeiters. Mitarbeiter und Vorgesetzte können im Rahmen ihrer Berechtigungen im Mitarbeiterportal darauf zugreifen. Alternativ können die Dokumente per E-Mail versendet werden.

Personalkosten sind wichtige Kennzahlen in jedem Unternehmen. Planungen bedürfen exakter Hochrechnungen auf der Basis definierbarer Szenarien. Mit präzisen Hochrechnungen können die Kosten aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet und exakt kalkuliert werden. Der Stellenplan schafft Transparenz über die Organisationsstruktur im Unternehmen und unterstützt bei der zukünftigen Besetzung.

Historische Daten aus dem Lohnkonto oder aktuell erfasste Stammdatenänderungen: Alle im System hinterlegten Mitarbeiterdaten können individuell kombiniert und ausgewertet werden. In wenigen Schritten werten Sie Provisionszahlungen aus, durchschnittlich geleistete Überstunden,  die Altersstruktur und Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter.

Mit dem Modul bieten Sie Ihrer Finanzbuchhaltung eine leistungsstarke Unterstützung. Eine einfache Handhabung ermöglicht die Splittung von Buchungsdaten bis auf die Mitarbeiter- und Lohnarten-Ebene. Sie bestimmen den Grad der Transparenz und die Sortierkriterien.

Verwalten Sie Sachmittel, Seminare, Qualifikationen und Zertifizierungen effizient und flexibel. In der Ressourcenverwaltung werden firmenspezifische Ausprägungen hinterlegt wie z. B. Mobilnummer, Vertragslaufzeit, Gerätetyp und der Eigenanteil für private Nutzung dienstlicher Mobiltelefone. Ändert sich die Höhe des Eigenanteils, bedarf es einer einmaligen Eingabe des neuen Wertes. In der nächsten Abrechnungsperiode wird der veränderte Beitrag automatisch für jeden Mitarbeiter – auch rückwirkend – berücksichtigt. Bei der Zuweisung eines Firmen-PKW zu einem Mitarbeiter muss lediglich die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte hinterlegt werden. Die SP_Data Personalabrechnung weist dem Mitarbeiter automatisch die Lohnarten für die korrekte Ermittlung des geldwerten Vorteils zu.

Wiederkehrende Themen wie z. B. Provisionen, Reisekosten und Überstunden können in standardisierten Masken erfasst werden, die bereits die betreffenden Mitarbeiter, Lohnarten und Kostenstellen enthalten. Der Buchungsstapel kann ebenfalls als Erfassungsprogramm für externe Bearbeiter genutzt werden, die keinen vollständigen Zugriff auf die SP_Data Personalabrechnung erhalten sollen. Durch unterschiedliche Rechte für das Erfassen und Verbuchen lässt sich das 4-Augen-Prinzip abbilden.

Mit dem SP_Data Analyse Cockpit können umfangreiche Ad-hoc-Auswertungen auf Datenbasis der SP_Data Personalabrechnung und SP_Data Personalzeitwirtschaft erstellt werden. Das Analyse Cockpit arbeitet mit multidimensionalen Datenwürfeln. Auf diese Weise können Daten aus unterschiedlichen Perspektiven und Detailstufen betrachtet werden: Betriebswirtschaftliche Kennzahlen wie z. B. Personalkosten, Fehlzeiten, Zeitkonten und die Demographie Ihrer Mitarbeiter lassen sich anhand von weiteren Dimensionen wie Kostenstelle, Betriebsstätte und Zeitraum mehrdimensional analysieren.

Mit Hilfe von einfachen Drag & Drop-Operationen kann der Benutzer beliebige Auf- und Einsichten in den Analyse-Würfel erreichen. Sortier- und Filterkriterien lassen sich individuell in den ausgewählten Datenfeldern hinterlegen. Das Ergebnis wird als Pivot-Tabelle dargestellt und kann jederzeit an Microsoft Excel übergeben werden. Die Analyseergebnisse lassen sich durch einfaches Aufklappen und Zuklappen der Gruppierungselemente schrittweise verfeinern bzw. verdichten. Einzelwerte können zu einer höheren Hierarchieebene verdichtet werden bzw. bei untenliegenden Stufen kann eine detailliertere Darstellung der Daten gewählt werden (Drill-down). Mit dem Analyse Cockpit steht ein leistungsfähiges Werkzeug für flexible, interaktive und mehrdimensionale Auswertung zur Verfügung.

Im Rahmen des euBP-Verfahrens (Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung) haben Arbeitgeber die Möglichkeit, die für die Prüfung relevanten Daten direkt aus der SP_Data Personalabrechnung elektronisch an den zuständigen Rentenversicherungsträger zu übermitteln. Die Betriebsprüfung wird mit den gelieferten Daten unterstützt und der Aufwand einer herkömmlichen Betriebsprüfung wird deutlich verringert.

Vorteile:

  • Geringerer Vorbereitungsaufwand durch elektronische Datenübermittlung
  • Bereithaltung umfangreicher Unterlagen in Papierform entfällt
  • Verkürzung der Prüfdauer vor Ort
  • keine Bereitstellung zusätzlicher technischer Hilfsmittel (z.B. PC)

 

 

Umfangreiche Protokollierung Ihrer Eingaben und gestarteten Prozesse. Diese können flexibel gefiltert und ausgewertet werden.

Die Abrechnung gemäß dem Altersteilzeitgesetz wird über das Altersteilzeitmodul gesteuert. SP_Data Personalabrechnung beherrscht die Berechnung der Altersteilzeit nach altem und neuem Recht. Um den speziellen Anforderungen der Tarifverträge bzw. Betriebsvereinbarungen zu entsprechen, können abweichende Aufstockungs- und Mindestnettobeträge eingegeben werden – ergänzend zur gesetzlichen Regelung.

Kurzarbeitergeld nach Leistungssatz I und II (integriert), automatische Ermittlung des Differenzbetrags von Soll- und Ist-Entgelt und die Berechnung individueller Mehrzahlungs- oder Aufstockungsbeträge. Fehlgründe wie z. B. Kurzarbeitergeld im Krankheitsfall fließen in die Berechnung ein. Die Abrechnungslisten und Anträge für die Arbeitsagentur werden programmseitig erstellt.

Die Stapelverarbeitung lagert zeitintensive Prozesse aus. Die Personalabteilung kann nach Start des Prozesses weiter in der SP_Data Personalabrechnung arbeiten, Wartezeiten auf dem Arbeitsplatzrechner werden vermieden. Die Prozessauslagerungen werden durch den Anwender selbst definiert, z. B. Erstellung der Verdienstabrechnung, Monatsabschluss und Zahlungsverkehr im Hintergrund.

Die Software REHADAT-Elan unterstützt Sie bei der Berechnung der Ausgleichsabgabe und der Erstellung der Anzeige nach § 80 Abs. 2 SGB IX. Über REHADAT-ELAN werden Angaben zur Betriebsstätte, monatliche Beschäftigtenzahlen sowie die Daten der beschäftigten Schwerbehinderten übermittelt.

Die Verwaltung der Reise- und Bewirtungskosten:  Das Portal ist speziell auf firmenbezogene Zahlungsprogramme wie Kredit-, oder Tankkarten und zentrale Rechnungslegung zugeschnitten. Ausgaben lassen sich zusammenführen, verwalten und abschließend an die SP_Data Personalabrechnung übergeben - auch mittels App. Die Erstattung der Reisekosten erfolgt automatisiert über das Abrechnungssystem.

Mit dem bAV-Modul können die verschiedenen Durchführungswege automatisiert werden, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer im Rahmen der Altersvorsorge zugesagt hat. Fachspezifische Fragen, wie die nach der Verknüpfung des §3 Nr. 63 Altzusage - §40b , Ausschöpfung der Pauschalsteuer können im Modul bearbeitet und abgebildet werden. Das Modul stellt alle Vertragsmöglichkeiten innerhalb der bAV zur Verfügung. Die Vertragstypen werden seitens SP_Data gewartet und aktualisiert. Die einzelnen Vertragstypen können Institutionen zugewiesen werden. Diese Institutionen, über die die Altersvorsorgeverträge laufen, lassen sich zentral anlegen und pflegen. Vorkonfigurierten Lohnarten stellen sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben aus Steuer und Sozialversicherung berücksichtigt werden. Eine Aktualisierung dieser Lohnarten erfolgt bequem über den Online-Service.

Branchenlösungen

Bestimmte Branchen erfordern Expertenwissen und Speziallösungen. Diese Herausforderungen hat SP_Data immer wieder aufgenommen, da unsere Software für hohe Flexibilität und Anpassbarkeit steht. So ist gemeinsam mit neuen Kunden und neuen Branchen die Lösung erweitert worden, hat neue Märkte bedient und ist in Spezialbranchen hineingewachsen. 

Was haben Kulturbetriebe und Reedereien gemeinsam? Zumindest die Lösungen der SP_Data!

Die SP_Data-Abrechnung für Bühnenbetriebe ist durch jahrelange Zusammenarbeit mit namhaften deutschen Theatern und Opernhäusern entstanden, weiterentwickelt und perfektioniert worden. Mit der Lösung können selbständig und abhängig beschäftigte Gäste abgerechnet werden: 

Pauschale Lohnsteuerermittlung nach § 38 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 EStG für Künstler
Berechnung und Anmeldung der Ausländersteuer gem. § 50 a EStG
Beitragsberechnung zur Bayerischen Versorgungskammer
Berücksichtigung von Stammbühnenbescheinigungen
Umsatzsteuerberechnung gem. § 13b UStG
Agenturabrechnung
Kontrollmitteilung an das Finanzamt
Unterstützung bei KSK-Abrechnung

Branchenlösung für die Abrechnung der Seeleute – ITSG zertifiziert.

Im Heuer-Modul ist der Heuer-Tarif (HTV) integriert, die D-Heuer wird automatisch berechnet, Ziehscheinregelungen, Wage-Account-Abrechnung sowie die Urlaubsverrechnung bei Schiffswechsel u. v. m. wurden in der Software berücksichtigt.

Die Anforderungen des öffentlichen Dienstes (TVöD und TVL) werden durch dieses Modul umfangreich abgedeckt. Tarifvertragliche Spezifika und Berücksichtigung von Zusatzversorgungskassen (ZVK, VBL) sind im Modul enthalten.

Der Baulohn zählt zu den komplexeren Entgeltabrechnungsmodellen. Sozialkassen des Baugewerbes (SOKA), Flexibilisierung mit Arbeitszeitausgleich, Führen von Ansparkonten, Saison-Kurzarbeitergeld und Besonderheiten in der Sozialversicherung müssen berücksichtigt werden: Die SP_Data Personalabrechnung hat die gesetzlichen Anforderungen in die Software integriert und die elektronischen Meldeverfahren eingebunden.

Betriebliche Altersvorsorge für das Hotel- und Gaststättengewerbe.

Im HOGA-Modul werden spezifische Vertrags- und Entgeltdaten der Mitarbeiter wie z. B. die Anschubfinanzierung und der HOGA-Rentenbetrag erfasst. Lohnartensteuerungen übernehmen die Zahlung des Arbeitgeberzuschusses, der Gehaltsumwandlung und des Netto-Einbehalts.

Die Daten werden auf Knopfdruck als Schnittstelle für die HDI/Gerling bereit gestellt.

Personalabrechnung interaktiver Desktop
Personalabrechnung interaktiver Desktop
SP_Data Personalabrechnung Meldecenter
Personalabrechnung Meldecenter
Personalabrechnung Bescheinigung
Personalabrechnung Bescheinigungen
SP_Data Kostenhochrechnung und Stellenplanung
Personalabrechnung Kostenhochrechnung

Personal­zeitwirtschaft

Etablierte Hardwareprodukte führender Hersteller zuverlässig in SP_Data Softwarelösungen einzubinden ist eine unserer Stärken. So kombinieren wir Zeitwirtschaft, Zutritt, Sicherheit und Projektdaten zu einer ganzheitlichen Lösung:

Kernzeitüberwachung
Überprüfung gem. § 3 ArbZG
Flexible Pausenregelungen
Individuelle Abrechnungsperioden
Definition von Freifeldern
Offene Zeitkonten- und Zeitartenanlage

Import- und Exportdefinition zu diversen Entgeltabrechnungssystemen, Warenwirtschaftssystemen, Softwarelösungen für den Handwerkerbedarf, Personaleinsatzplanungen.

SP_Data Personalzeitwirtschaft Startmaske
Startmaske
SP_Data Personalzeitwirtschaft Softpanel
Ansicht Softpanel
SP_Data Personalzeitwirtschaft digitale Personalakte
Digitale Personalakte
SP_Data Personalzeitwirtschaft Bildschirmbuchung
Bildschirmbuchung

Auf einen Blick haben Sie den Anwesenheitsstatus Ihrer Mitarbeiter im Blick! Zusatzfunktionen zeigen Ihnen die Buchungsdaten, Salden sowie Kontaktdaten der Mitarbeiter an. Die Berechtigungen lassen sich nach einem Rollenkonzept definieren, z.B. die Vorgesetztenfunktion, Abteilungsleiter usw.

Mit Hilfe der Bildschirmbuchung wird die Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten am Büroarbeitsplatz, im Home-Office oder an einem PC Terminal realisiert (Kommen-, Gehen- und Projektbuchungen). 

Mitarbeiter und Vorgesetze können jederzeit nachvollziehen, wann und mit welcher Buchungsquelle die Daten erfasst wurden. Die Saldeninfo gibt Auskunft über den aktuellen Zeitkontostatus sowie den Resturlaub. 

Die Bildschirmbuchung ist eine Alternative zu kostenintensiven Terminals – interessant für externe Mitarbeiter bzw. für Mitarbeiter, bei denen ein permanenter PC-Zugriff gesichert ist.

Zeitnachweise, Monatsauswertungen und alle durch die SP_Data PZ erzeugten Auswertungen pro Mitarbeiter bzw. pro Mandant werden automatisiert durch das Modul abgelegt. Die archivierten Berichte werden standardgemäß im PDF-Format erzeugt. Auswertungen und Berichte lassen sich auch nachträglich archivieren. Externe Dokumente können innerhalb des Moduls per drag and drop in die digitale Akte gezogen werden. Für die Zuordnung und Verschlagwortung externer oder eingescannter Dokumente steht das Modul Dok-Import zur Verfügung.

SP_Data arbeitet mit den führenden Herstellern von Hardwarelösungen für Zutrittskontrolle zusammen. 

Mit dem Zutrittsmodul können Zutrittsprofile z. B. für Türen, Tore, Schranken, Drehkreuze und Personenbeförderungsanlagen angesteuert und verwaltet werden. Die Zuordnung erfolgt über Mitarbeitergruppen bestehnd aus Personalstamm-Mitarbeitern und/oder reinen Zutrittsnutzern. 

 

Die Berechtigungen können auf den Zutritt zu festgelegten Zeiten sowie auf ein bestimmtes Areal beschränkt werden. Erfolgte Zutritte sowie abgelehnte Zutrittsversuche werden sekundengenau protokolliert.

Projektbezogene Verbuchung der Arbeitszeiten wird oftmals im Sinne eines Projektcontrolling gefordert. Mit dem Modul können die Arbeitszeiten der Mitarbeiter projektbezogen zugeordnet werden. Die Ordnungskriterien sind kundenindividuell zu definieren: Projekte, Kostenstellen, Kunden, Tätigkeiten und Artikel. 

Die Transparenz wird durch die Möglichkeit von Unterprojekten erhöht. Auswertungen sind integriert.

Die Zeitkontenschnellerfassung wird bei wiederkehrenden und ähnlich gelagerten Vorgängen genutzt: Anhand von Arbeitslisten können z. B. Zulagen vereinfacht und schnell erfasst werden.

Die Anbindung unterschiedlicher Systeme an die SP_Data Personalzeitwirtschaft wird durch das XML-Terminal zu einem automatisierten Vorgang.  Darüber hinaus erweitert eine frei definierbare ASCII-Schnittstelle die Möglichkeiten der Softwareintegration. 

Die SP_Data-Software ist offen für Importe wie z. B. aus Kassensystemen und Fahrtenschreibern.

Über die Urlaubsplanung können Fehlzeiten-Vorplanungen für Gruppen und Abteilungen vorgenommen werden. Der Vorgesetzte kann Zeiträume selektieren und hat das Team mit sämtlichen Abwesenheiten, Urlaub und Resturlaubsansprüchen im Blick.

Nach Abschluss der Planungsphase können die Daten in "echte" Abwesenheiten für die Personalzeitwirtschaft übernommen werden, so dass alle relevanten Folgeprozesse wie z. B. Buchung und Zahlung von Urlaubsstunden angestoßen werden.

Personal­einsatzplanung

Steigender Preisdruck, immer kürzere Lieferzeiten und schwankende Auftragslagen – der Markt fordert Unternehmen ein großes Maß an Flexibilität und Reaktionsfähigkeit ab. Der kostenoptimierte Einsatz wertvoller Arbeitskraft bildet einen entscheidenden Stellhebel für den unternehmerischen Erfolg. In vielen Unternehmen liegt hier noch verborgenes Potenzial für Einsparungen und Produktivitätssteigerungen.

Die SP_Data Personaleinsatzplanung wurde für die Schicht-, Dienst- und Einsatzplanung im Industriegewerbe, im Gesundheitswesen, im Handel, im Hotelgewerbe und weiteren Dienstleistungsunternehmen entwickelt. 

Die Software besitzt einen Assistenten zur automatischen Planung und unterstützt Schichtarbeitsmodelle sowie stundenbezogene Personaleinsatzplanungen in definierten Zeiträumen. In Kombination mit der über einen weitreichenden Webservice bidirektional angebundenen SP_Data Personalzeitwirtschaft sind Soll/Ist-Vergleiche möglich. 

Darüber hinaus unterbreitet Ihnen die SP_Data Personaleinsatzplanung automatisch Vorschläge für die Stellen-Besetzung zu vertretender Mitarbeiter unter Berücksichtigung des entsprechenden Arbeitszeitkontos (z.B. Springerfunktionalität im Krankheitsfall). 

So gewährleisten Sie, dass stets der richtige Mitarbeiter zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und unter Berücksichtung seiner Qualifikationen, Wünsche sowie seines Arbeitszeitkontos beschäftigt ist.

SP_Data Personaleinsatzplanung Übersicht
Übersicht
SP_Data Personaleinsatzplanung Ziele
Ziele Personal
SP_Data Personaleinsatzplanung
Planung Personal
SP_Data Personaleinsatzplanung Zielverstöße
Zielverstöße

Abrechnungs­service

Einbindung in Ihre Unternehmenslösung

Fachkräftemangel in der Personalabteilung, Kosten- und Restrukturierungsdruck stellen Unternehmer in Deutschland heute und in Zukunft vor neue Herausforderungen. Der SP_Data Abrechnungsservice ermöglicht Ihnen die Auslagerung der Entgeltabrechnung an die Experten der SP_Data. So sparen Sie Zeit und Kosten und können sich auf Ihr Kerngeschäft in der Personalarbeit konzentrieren: Ihre Mitarbeiter.

Mehr als 25 Jahre Erfahrung im Bereich Entgelt machen SP_Data zu einem starken Partner bei der pünktlichen und korrekten Erstellung der Entgeltabrechnung. Vor dem Start des Abrechnungs¬service werden zwischen dem Kunden und dem SP_Data Abrechnungsteam die einzelnen Bestandteile der gemeinsamen Zusammenarbeit festgelegt - von der Datenübernahme bis hin zum monatlichen Abrechnungslauf.

SP_Data Abrechnungsservice Grafik

Outsourcing oder temporäre Stellvertretung

Korrekte und pünktliche Entgeltabrechnung ist nur ein Teil der immer komplexer werdenden Aufgaben in Personalabteilungen. Die Vielzahl an gesetzlichen Änderungen und die permanente Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter sind für viele Unternehmen inzwischen zu umfangreich geworden. 

Die Auslagerung der Entgeltabrechnung setzt Kapazitäten frei für eine Konzentration auf das Kerngeschäft und auf die Mitarbeiter. 

Nicht alle Abwesenheiten in der Personalabteilung sind vorhersehbar - wenn wichtige Ansprechpartner plötzlich ausfallen, steht SP_Data den Kunden kurzfristig zur Seite und begleitet professionell die Entgeltabrechnung.

Als Hersteller von Software für die Personalabrechnung ist SP_Data Spezialist. Der SP_Data Abrechnungsservice bündelt Expertenwissen, Projekterfahrung und Prozesssteuerung in einer Dienstleistung. 

Top ausgebildete Abrechnungs-Experten und die professionelle Softwarelösung SP_Data Personalabrechnung garantieren Ihnen Monat für Monat den reibungslosen Ablauf Ihrer Entgeltabrechnung. Den Umfang des Leistungspakets bestimmen Sie!

  • Anlage und Pflege der Mitarbeiterdaten
  • Telefonische Betreuung der Mitarbeiter
  • Erstellung von Meldungen und Bescheinigungen
  • Durchführung der Abrechnung und Versand der relevanten Dokumente
  • Beitragsabrechnung und Lohnsteueranmeldung
  • Archivierung in digitalen Personalakten
  • Einrichten und Ändern von Lohnarten 
  • Pflege der Entgelttabellen und Sonderzahlungen
  • Erstellung der Zahlungsdateien (SEPA und DTAZV)
  • Buchungsliste und Erstellung der Datei für die Finanzbuchhaltung

Warnhinweis: Javascript deaktiviert.

Ihr Browser unterstützt derzeit kein JavaScript. Dies kann zu fehlerhafter Darstellung und Funktion führen. Zur optimalen Darstellung aktivieren Sie bitte in Ihren Browsereinstellungen JavaScript. Sollten Sie keinen Zugriff auf Ihre Browsereinstellungen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

Support-Informationen:  Internet Explorer |  Mozilla Firefox |  Safari |  Opera |  Google Chrome