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Die Mehrfachbeschäftigung nimmt zu: Was muss die Payroll tun?
Das Wichtigste in Kürze:
Bei Mehrfachbeschäftigung sollte stets genauer hingeschaut werden. Die richtige sozialversicherungsrechtliche Beurteilung ist wichtig und auch steuerlich muss einiges beachtet werden. Der Personalfragebogen spielt ebenfalls eine bedeutende Rolle. Sorgfältige Arbeit zahlt sich spätestens bei der nächsten Prüfung aus.
Zwei Jobs oder mehr gehören für viele Menschen zum Alltag und es werden laut statistischen Erhebungen immer mehr. Die Mehrfachbeschäftigung gehört somit für die Entgeltabrechnung zum Tagesgeschäft. Dennoch lohnt sich ein genauer Blick auf diesen Bereich, denn hier kommt es regelmäßig zu folgenschweren Fehlern.
Die Steuerklasse VI lässt grüßen
Dein Mitarbeiter entscheidet selbst, welcher Job sein Hauptarbeitsverhältnis ist. Dort läuft sein Lohnsteuerabzug ganz normal über die ELStAM und die persönliche Steuerklasse. Jeder weitere parallele Job oberhalb der Geringfügigkeitsgrenze bekommt dagegen die ungünstige Steuerklasse VI. Bleiben im Hauptjob steuerliche Freibeträge ungenutzt, können diese auf Antrag beim Finanzamt auf ein Nebenarbeitsverhältnis übertragen werden, im Hauptjob wird dann ein entsprechender Hinzurechnungsbetrag gesetzt.
Die Sozialversicherung zählt zusammen
Alle beitragspflichtigen Entgelte aus den parallelen Jobs werden zusammengerechnet. Wenn die Summe unter den Beitragsbemessungsgrenzen bleibt (hier wird für Kranken- & Pflegeversicherung sowie Renten- & Arbeitslosenversicherung getrennt betrachtet), rechnet jeder Arbeitgeber ganz normal ab. Wird eine oder beide Beitragsbemessungsgrenzen gemeinsam gerissen, werden die beitragspflichtigen Entgelte anteilig gedeckelt. Den Hut hat dabei die Krankenkasse auf, im Bedarfsfalle wird sie bei dir eine GKV-Monatsmeldung mit dem Meldegrund 58 anfordern.
Dein Mitarbeiter muss melden
Jetzt kommt der Punkt, der dich am Ende trifft. Jeder Arbeitnehmer ist gesetzlich verpflichtet, jedem seiner Arbeitgeber alle seine Beschäftigungen schriftlich mitzuteilen. Tut er das nicht, haftest du für falsch berechnete Beiträge. Dies gilt selbst dann, wenn du von dem anderen Job nie etwas wusstest. Lass dir deshalb die Beschäftigungsverhältnisse gleich beim Eintritt schriftlich geben und aktualisiere das Ganze regelmäßig.
Achtung Minijobs
Neben einer sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung darf ein Minijob ganz normal ein Minijob bleiben. Der zweite und jeder weitere wird jedoch mit der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet und in Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung versicherungspflichtig, nur in der Arbeitslosenversicherung bleibt er außen vor. Auch mehrere parallele Minijobs ohne versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung werden addiert. Übersteigt der regelmäßige Gesamtverdienst die Geringfügigkeitsgrenze von 603 Euro im Monat (2026), sind es schlicht keine Minijobs mehr.
Krankheit, Urlaub und Weiteres
Bei mehreren Jobs läuft vieles parallel und getrennt. Die Sechs-Wochen-Frist der Entgeltfortzahlung beurteilst du für jedes Beschäftigungsverhältnis einzeln, und auch Urlaubsansprüche entstehen aus jedem Arbeitsverhältnis eigenständig. Der Lohnsteuer-Jahresausgleich ist hingegen grundsätzlich nur im Hauptarbeitsverhältnis möglich. Beim Zuschuss zum Mutterschaftsgeld zählen die Entgelte aus allen Jobs zusammen, den Zuschuss tragen die Arbeitgeber anteilig.
Was kannst du tun?
- Lass dir beim Eintritt schriftlich geben, ob weitere Beschäftigungen bestehen und verpflichte deinen Mitarbeiter, dir Änderungen sofort zu melden.
- Halte den Personalfragebogen zu Mehrfachbeschäftigung und Minijob-Status stets vollständig und aktuell.
- Gib die GKV-Monatsmeldung mit Abgabegrund 58 ab, sobald die Krankenkasse sie anfordert.
- Nimm dir die Minijobs im Bestand regelmäßig vor. Ist ein weiterer Job dazugekommen, stimmt die versicherungsrechtliche Beurteilung womöglich nicht mehr.