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Betriebsprüfung - Fehler rechtzeitig erkennen
Bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) erhält die Deutsche Rentenversicherung Daten aus der Entgeltabrechnung und der Finanzbuchhaltung. Sie prüft diese unter anderem auf Plausibilität und Richtigkeit der Beitragsberechnung. Für Abrechnungsfälle ab dem 1. Januar 2027 ist die Übermittlung verpflichtend, eine Befreiung ist nur noch für Zeiten bis Ende 2026 möglich.
Minijobs: Klein im Entgelt, groß in der Prüfung
Ein Minijob braucht eine nachvollziehbare versicherungsrechtliche Beurteilung. Dazu gehören unter anderem Angaben zu:
- weiteren Beschäftigungen
- regelmäßiger Arbeitszeit
- tatsächlich geleisteten Stunden
- monatlichem Entgelt
Diese Aufzeichnungen sind wichtige Nachweise für die Betriebsprüfung.
Phantomlohn
Ein weiterer kritischer Punkt ist das geschuldete laufende Entgelt. Besteht etwa aufgrund eines Tarifvertrags ein höherer Anspruch als der tatsächlich ausgezahlte Lohn, können Sozialversicherungsbeiträge auf das geschuldete Entgelt fällig werden. Dieser sogenannte Phantomlohn gilt als wiederkehrendes Problem bei Betriebsprüfungen. Hier lohnt sich ein Abgleich zwischen Vertrag, Tarifgrundlage, Zeiterfassung und Payroll besonders.
euBP und elektronische Entgeltunterlage
Zwei Pflichten gehören zur Vorbereitung, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke. Bei der euBP werden strukturierte Prüfungsdaten aus Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung übermittelt. Begleitende elektronische Entgeltunterlagen enthalten die Dokumente und Nachweise, mit denen sich einzelne Fälle beurteilen lassen. Für beide Bereiche enden bisherige Befreiungsmöglichkeiten zum Jahresende 2026. Für die euBP-Übermittlung ist ein systemgeprüftes Programm erforderlich, zusätzliche Belege werden bei Bedarf gesondert bereitgestellt.
Für deine Betriebsprüfung zählt das Zusammenspiel. Stimmen die übertragenen Werte, und findest du zu einer Rückfrage schnell den richtigen Nachweis?
Vorsicht beim Wechsel der Payroll-Software
Auch nach einem Programm- oder Dienstleisterwechsel müssen die Daten für den bisherigen Prüfzeitraum verfügbar bleiben. Die Rentenversicherung weist darauf hin, dass die erforderlichen euBP-Daten bei einem solchen Wechsel zu übermitteln sind. Eine alte Anwendung oder ein Mandant sollte erst entfernt werden, wenn die erfolgreiche Verarbeitung bestätigt wurde.
Warte mit der fachlichen Kontrolle deshalb nicht auf die Prüfankündigung. Wenn die Buchungen noch frisch sind und die zuständigen Kollegen den Fall kennen, lassen sich Abweichungen leichter klären.
Was kannst du tun?
- Prüfe bei Minijobs Entgeltansprüche, Arbeitszeiten und Angaben zu weiteren Beschäftigungen.
- Gleiche Payroll-Daten, Beitragsnachweise und lohnrelevante Buchungen der Finanzbuchhaltung ab.
- Dokumentiere, warum du einen Beschäftigten einer bestimmten Versicherungs- und Beitragsgruppe zugeordnet hast.
- Stelle die vorgeschriebene euBP-Übermittlung aus systemgeprüften Programmen sicher.
- Halte begleitende elektronische Entgeltunterlagen eindeutig zugeordnet und auffindbar.
- Sichere bei einem Systemwechsel die Daten und die erfolgreiche Übermittlung des bisherigen Prüfzeitraums.