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Bescheinigungen ganz sicher elektronisch annehmen
Das Wichtigste in Kürze zu Arbeitsbescheinigung und BEA
- Seit Januar 2023 müssen alle Arbeitgeber – unabhängig von ihrer Größe – Arbeitsbescheinigungen ausschließlich auf elektronischem Weg an die Agentur für Arbeit übermitteln. Betroffen sind drei Bescheinigungsarten: Arbeitsbescheinigungen, EU-Arbeitsbescheinigungen und Nebeneinkommensbescheinigungen.
- Arbeitgeber sparen Zeit und Kosten, Arbeitnehmer profitieren von einer schnelleren Bearbeitung ihrer Anträge – etwa bei der Auszahlung von Arbeitslosengeld. Beide Seiten erhalten zudem eine digitale Bestätigung der übermittelten Daten.
- Wer die Pflicht zur elektronischen Übermittlung ignoriert oder erheblich verzögert, riskiert eine Ahndung als Ordnungswidrigkeit gemäß § 312 SGB III. Darüber hinaus können betroffene Arbeitnehmer zivilrechtliche Ansprüche geltend machen, wenn ihnen durch die verspätete Bescheinigung ein finanzieller Schaden entsteht.
Welche Bescheinigungen müssen elektronisch übermittelt werden?
Eine Arbeitsbescheinigung ist ein Dokument, das Arbeitgeber nach Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses ausstellen müssen. Sie enthält wichtige Angaben zum Arbeitsverhältnis – wie Beschäftigungsdauer, Entgelt und Grund der Beendigung – und dient der Agentur für Arbeit als Grundlage zur Berechnung etwaiger Leistungsansprüche des Arbeitnehmers.
Damit der Datenaustausch erleichtert wird, gilt seit Januar 2023 die Pflicht, Arbeitsbescheinigungen elektronisch zu übermitteln. Dies gilt für ausnahmslos alle Unternehmen. Seit 2014 war die digitale Übermittlung an die Agentur für Arbeit bereits freiwillig möglich.
Folgende drei Bescheinigungen müssen nun elektronisch übermittelt werden:
- Arbeitsbescheinigungen zur Berechnung des Arbeitslosengelds,
- EU-Arbeitsbescheinigungen für den Leistungsbezug im Ausland,
- Nebeneinkommensbescheinigungen zum Nachweis von Einkünften, die Arbeitnehmer während des Bezugs von Übergangsgeld bei Arbeitsförderung erhalten haben.
Durch moderne Hilfsmittel wie HR-Mitarbeiterportale sowie weitere HR-Softwares können diese Dokumente einfach erstellt, zur Verfügung gestellt und versendet werden.
Informationen zum Datenschutz: Die im Rahmen des BEA-Verfahrens übermittelten Daten unterliegen den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den einschlägigen Regelungen des Sozialgesetzbuchs (SGB). Die Übertragung erfolgt verschlüsselt und ausschließlich an die zuständige Agentur für Arbeit. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Daten ihrer Arbeitnehmer vertraulich zu behandeln und nur die für das Verfahren notwendigen Informationen zu übermitteln.
Exkurs: Was ist Übergangsgeld?
Übergangsgeld bei Arbeitsförderung ist eine Leistung der Agentur für Arbeit, die Arbeitnehmer überbrückend erhalten können, während sie an einer Fördermaßnahme – etwa einer Umschulung oder Weiterbildung – teilnehmen. Die Nebeneinkommensbescheinigung dokumentiert, ob und in welcher Höhe während dieses Zeitraums zusätzliche Einkünfte erzielt wurden.
Für die Bescheinigungen sind folgende Angaben in der Regel erforderlich:
- Persönliche Daten des Arbeitnehmers (Name, Anschrift, Sozialversicherungsnummer),
- Angaben zum Beschäftigungsverhältnis (Beginn, Ende, Art der Tätigkeit),
- Angaben zum Entgelt (Bruttoarbeitsentgelt, Arbeitszeit),
- Grund der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Welche Vorteile bringt das Hochladen der Arbeitsbescheinigung?
Notwendige Bescheinigungen elektronisch annehmen und versenden zu können bringt einige Vorteile mit sich. Der Prozess verschlankt Kommunikationswege, gestaltet sie effizienter und sorgt für einen reduzierten bürokratischen Aufwand.
Auch für Arbeitgeber und Arbeitnehmer entstehen spezifische Vorteile, wie beispielsweise:
| Für Arbeitgeber: | Für Arbeitnehmer: |
| Zeitersparnis, da das händische Ausfüllen und Versenden wegfallen. | Als Arbeitnehmer erhältst du eine digitale Eingangsbestätigung der übermittelten Bescheinigung. |
| Kostenersparnis aufgrund der Zeitersparnis und des Wegfalls der Druck- und Versandkosten. | Der Nachweis der übermittelten Daten geht direkt von der Agentur für Arbeit an den Arbeitnehmer. |
| Schnellere Bearbeitung der Anträge (z. B. bei Zahlung von Arbeitslosengeld). |
Mögliche Herausforderungen ergeben sich jedoch oftmals durch die technische Infrastruktur. Wie auch bei Software zur Zeiterfassung und Software für Lohnabrechnungen braucht es hier verlässliche Lösungen. Bei SP_Data stellen wir dir genau diese Optionen zur Verfügung. Hier erhältst du eine digitale Umgebung, die sich an deine Bedürfnisse anpasst.
Wie funktioniert das elektronische Annehmen & Übertragen einer Bescheinigung bzw. BEA?
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Bescheinigungen an die Agentur für Arbeit zu übermitteln:
- Die Übermittlung kann mittels der Lohnabrechnungssoftware erfolgen.
- Du kannst die Übermittlung über die elektronische Ausfüllhilfe sv.net vornehmen.
sv.net ist eine kostenlose, webbasierte Ausfüllhilfe, die vom ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung) bereitgestellt wird. Sie richtet sich insbesondere an Arbeitgeber ohne eigene Lohnabrechnungssoftware und ermöglicht die sichere, verschlüsselte Übermittlung von Meldungen und Bescheinigungen an Sozialversicherungsträger.
So läuft die Übermittlung über sv.net Schritt für Schritt ab:
- Registrierung und Anmeldung unter www.sv.net,
- Auswahl des Formulars „Arbeitsbescheinigung" bzw. der entsprechenden Bescheinigungsart,
- Eingabe der erforderlichen Daten zum Arbeitsverhältnis und zum Arbeitnehmer,
- Prüfung der Eingaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit,
- Elektronische Übermittlung an die Agentur für Arbeit,
- Empfang der digitalen Eingangsbestätigung.
Gesetzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, diese Bescheinigung unverzüglich auszustellen, damit das Annehmen der elektronischen Bescheinigung effizient verläuft. Eine Verzögerung kann dazu führen, dass sich die Auszahlung von Arbeitslosengeld an den betroffenen Arbeitnehmer verzögert.
Hinweis: Die Agentur für Arbeit hat für Fragen eine kostenlose BEA-Hotline eingerichtet, die du unter folgender Nummer erreichst: 0800 4555527. Weiterführende Informationen gibt es auch auf der Webseite der Agentur für Arbeit, bei technischen Fragen in Bezug auf die elektronische Ausfüllhilfe sv.net hilft der Kundensupport des ITSG weiter.
Sanktionen bei Nicht-Einhaltung
Kommen Arbeitgeber ihrer Pflicht nicht nach und das elektronische Annehmen der Bescheinigung verzögert sich dadurch, kann dies rechtliche Konsequenzen haben. Gemäß § 312 SGB III ist der Arbeitgeber zur Ausstellung und Übermittlung der Arbeitsbescheinigung verpflichtet. Eine Verweigerung oder erhebliche Verzögerung kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Darüber hinaus können betroffene Arbeitnehmer zivilrechtliche Ansprüche gegen den Arbeitgeber geltend machen, wenn ihnen durch die verspätete Bescheinigung ein finanzieller Schaden entstanden ist – etwa durch den verzögerten Bezug von Arbeitslosengeld.
Fehlerhafte Bescheinigung übermittelt – was nun?
Ist aufgrund eines Fehlers eine nachträgliche Änderung der Bescheinigung nötig, füllt der Zuständige die Bescheinigung einfach erneut aus und übermittelt sie. Er erhält von der Agentur für Arbeit dann eine Änderungsmitteilung.
Sollten während dieses Prozesses Probleme entstehen oder falsche Angaben gemacht werden, ist es wichtig, dass Korrekturen so schnell wie möglich vorgenommen werden, da fehlerhafte Angaben die Bearbeitung des Leistungsantrags des Arbeitnehmers verzögern können.
Bei wiederholten oder schwerwiegenden Fehlern empfiehlt es sich, die BEA-Hotline der Agentur für Arbeit zu kontaktieren, um die korrekte Vorgehensweise abzustimmen. Bußgelder drohen in der Regel nicht für versehentliche Fehler, sofern diese zeitnah korrigiert werden.
Unser Fazit zum Annehmen elektronischer Bescheinigungen
Das Annehmen elektronischer Bescheinigungen erleichtert die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer nachhaltig. Wer hier frühzeitig auf effiziente digitale Lösungen und eine professionelle Beratung setzt, vermeidet Fehler, sichert Compliance und ist auch rechtlich gut beraten.
Bei SP_Data haben wir vielseitige Möglichkeiten dich zu entlasten – beispielsweise indem du deine Lohnabrechnung auslagerst. Das schafft mehr Zeit für wirklich wichtige Dinge und sorgt dafür, dass das Annehmen der elektronischen Bescheinigungen optimal funktioniert.
Aktualisiert 11.03.2026
FAQ: elektronische Bescheinigungen annehmen
Das Verfahren „Bescheinigung elektronisch annehmen" (BEA) regelt die digitale Übermittlung von Arbeitsbescheinigungen durch Arbeitgeber an die Agentur für Arbeit. Es ersetzt den bisherigen papierbasierten Prozess und sorgt für eine schnellere, effizientere Kommunikation zwischen Arbeitgebern und der Behörde. Seit Januar 2023 ist die elektronische Übermittlung für alle Unternehmen verpflichtend. Das Verfahren umfasst drei Bescheinigungsarten: Arbeitsbescheinigungen, EU-Arbeitsbescheinigungen und Nebeneinkommensbescheinigungen.
Die Pflicht zur elektronischen Übermittlung der Arbeitsbescheinigung gilt seit Januar 2023 für ausnahmslos alle Unternehmen in Deutschland. Bereits seit 2014 war die digitale Übermittlung auf freiwilliger Basis möglich. Mit der Einführung der Pflicht soll der bürokratische Aufwand für alle Beteiligten dauerhaft reduziert werden. Unternehmen, die die Pflicht nicht erfüllen, riskieren rechtliche Konsequenzen gemäß § 312 SGB III.
Vom BEA-Verfahren sind drei Bescheinigungsarten betroffen: Arbeitsbescheinigungen zur Berechnung des Arbeitslosengelds, EU-Arbeitsbescheinigungen für den Leistungsbezug im Ausland sowie Nebeneinkommensbescheinigungen. Letztere dokumentieren Einkünfte, die Arbeitnehmer während des Bezugs von Übergangsgeld bei Arbeitsförderung erhalten haben. Alle drei Bescheinigungen müssen seit Januar 2023 zwingend auf elektronischem Wege übermittelt werden.
Das Hochladen einer Arbeitsbescheinigung spart Zeit und Kosten, da das händische Ausfüllen sowie Druck- und Versandkosten entfallen. Arbeitnehmer profitieren von einer schnelleren Bearbeitung ihrer Anträge, etwa bei der Auszahlung von Arbeitslosengeld. Zudem erhalten beide Seiten eine digitale Bestätigung: Arbeitgeber bekommen eine Eingangsquittung, Arbeitnehmer den Nachweis direkt von der Agentur für Arbeit. Insgesamt verschlankt das Verfahren die Kommunikationswege und reduziert den bürokratischen Aufwand erheblich.
Kommen Arbeitgeber ihrer Pflicht zur elektronischen Übermittlung nicht nach, kann dies rechtliche Konsequenzen haben. Gemäß § 312 SGB III ist der Arbeitgeber zur fristgerechten Ausstellung und Übermittlung der Arbeitsbescheinigung verpflichtet. Eine Verweigerung oder erhebliche Verzögerung kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Zusätzlich können Arbeitnehmer zivilrechtliche Ansprüche geltend machen, wenn ihnen durch die verspätete Bescheinigung ein finanzieller Schaden entstanden ist.