Herausforderungen
- Kein internes Know-how zur Lohnabrechnung vorhanden.
- Die bisherige Payroll-Mitarbeiterin arbeitete ausschließlich remote und war nicht verfügbar.
- Die ursprüngliche Spedition konnte mangels Personals sowie vorhandener Unternehmensstruktur die Lohnabrechnung nicht übernehmen.
- Keine Übergangsphase beim Wechsel des Dienstleisters – Umstellung erfolgte direkt zum Monatswechsel.
- Unklare oder unvollständige Datenbasis aus der Vergangenheit erschwerte den Start.
- Fehlendes Wissen zu gesetzlichen Regelungen, z. B. zu Zuschlägen, Arbeitszeiten oder SFN-Kürzeln.
- Starke Anfangsbelastung durch viele neue Prozesse und Themen.
Die Lösung
Direkter Übergang ohne Übergangsphase
- Der Wechsel zu SP_Data erfolgte ohne zeitliche Puffer – dank klarer Kommunikation und strukturierter Prozesse verlief die Umstellung dennoch reibungslos.
- SP_Data identifizierte und korrigierte Fehler aus der Vergangenheit – die Abrechnungen sind heute klarer, verständlicher und besser strukturiert.
Strukturierung historisch gewachsener Prozesse
- SP_Data half dabei, bestehende Strukturen zu analysieren, zu klären und in moderne, nachvollziehbare Abläufe zu überführen.
- Historisch gewachsene Prozesse erschwerten die klare Umsetzung – SP_Data unterstützte aktiv bei der Neustrukturierung.
Bewältigung vielfältiger HR-Aufgaben
- Die Bandbreite an Aufgaben – von Elterngeld über Rentenanträge bis hin zu Leistungszulagen – wurde durch die strukturierte Unterstützung von SP_Data gut bewältigt.
Komplexität gesetzlicher Regelungen
- Themen wie Zuschläge, Arbeitszeitregelungen und gesetzliche Vorgaben wurden gemeinsam mit SP_Data besprochen und verständlich aufbereitet.
- Unsicherheiten bei der Interpretation gesetzlicher Anforderungen konnten gezielt adressiert und fachlich begleitet werden.
Persönliche Betreuung und Zusammenarbeit
Die persönliche Zusammenarbeit mit SP_Data wird als besonders positiv hervorgehoben. Insbesondere Caterina als feste Ansprechpartnerin von SP_Data ist für die HR-Verantwortliche essenziell:
- Wertschätzung der persönlichen Ansprache: Anstelle eines anonymen Ticketsystems gibt es direkten Austausch – per Mail, Telefon oder im regelmäßigen Jour Fixe.
- Individuelle Unterstützung: Fachliche Fragen werden niedrigschwellig geklärt, ohne dass Vorwissen vorausgesetzt wird.
- Erklären statt belehren: Die Ansprechpartnerin vermittelt nicht nur Lösungen, sondern auch Hintergrundwissen – verständlich und auf Augenhöhe.
- Vertretungslösungen funktionieren reibungslos: Auch in Urlaubsphasen wird kontinuierlich und engagiert weitergearbeitet.
- Partnerschaftliche Beziehung: Die menschliche Komponente ist der Schlüssel für Vertrauen und Offenheit – entscheidend im sensiblen Bereich der Personalabrechnung.
Erfolge und Fortschritte
- Stabilisierung der Payroll-Prozesse: Die Lohnabrechnung läuft inzwischen zuverlässig und korrekt.
- Korrektur früherer Fehler: Alte, nicht regelkonforme Praktiken konnten identifiziert und behoben werden.
- Transparenz für Mitarbeitende: Abrechnungen sind heute nachvollziehbarer und besser erklärbar.
- Interne Effizienzgewinne: Die HR-Verantwortliche kann sich stärker auf andere Personalthemen konzentrieren.
- Aufbau einer strukturierten Personalakte: Schrittweise Verbesserung der Ablage und Datenstruktur.
- Lernfortschritt trotz fehlender Weiterbildung: Wissen wird praxisnah aufgebaut – durch SP_Data, persönliche Kontakte und Erfahrungslernen.
Die Zusammenarbeit zeigt, wie ein gezieltes Payroll Outsourcing in einer schlanken Unternehmensstruktur große Wirkung entfalten kann. Durch die persönliche Betreuung und fachliche Begleitung wurde ein stabiler, vertrauensvoller Rahmen geschaffen, der nicht nur Fehler korrigiert, sondern auch den Arbeitsalltag im HR-Bereich spürbar erleichtert.
Caterina Lillmeyer, Payroll Outsourcing bei SP_Data
Über Abt Service GmbH
Die Abt Service GmbH liefert dir moderne und innovative Lösungen für die Lagerlogistik. Deine Lieferkette wird effizient und verlässlich unterstützt. Auf über 70.000 Quadratmetern beheizter, modern ausgestatteter Lagerflächen an fünf strategisch günstigen Standorten in Deutschland bieten sie ideale Voraussetzungen für die sichere und optimale Aufbewahrung deiner Waren.
Ihr Anspruch ist es, individuelle Konzepte zu entwickeln und höchste Qualitätsstandards mit Flexibilität zu verbinden, die für deine spezifischen Anforderungen notwendig sind.
Sylvia Stark, HR bei Abt Service GmbH
Wenn ich einen Antrag habe, lade ich den hoch – Caterina füllt ihn aus, ich stempel und unterschreibe: Viele wussten bei uns lange gar nicht, dass hinter mir jemand wie Caterina steht, die die Gehaltsabrechnung macht. Sie waren überrascht, als ich sagte: Ich allein kann das gar nicht stemmen. Dafür bin ich sehr dankbar.
