Was ist die digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist der Ort, an dem alle wichtigen Mitarbeiterdokumente sicher und übersichtlich zusammenlaufen. Statt Papierordnern, Sucherei und Medienbrüchen arbeitest du mit einer zentralen, digitalen Lösung, die direkt mit der SP_Data Lohnabrechnung, der Zeiterfassung und dem Mitarbeiterportal my_spdata zusammenspielt.
Deine Vorteile:
Was dir die digitale Personalakte im Alltag bringt
Was dir die digitale Personalakte im Alltag bringt
Revisionssicher arbeiten.
Änderungen werden versioniert, Löschungen lückenlos protokolliert und sensible Dokumente bei Bedarf mit einer Löschsperre versehen.
Mehr Sicherheit.
Dokumente werden verschlüsselt gespeichert, Zugriffe lassen sich steuern und Löschfristen können überwacht werden.
Alles an einem Ort.
Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bescheinigungen und Zeitnachweise sind zentral abgelegt. Du profitierst von einem standortunabhängigen Zugriff.
Schneller Zugriff für HR und Mitarbeitende.
Dokumente können direkt in SP_Data oder über my_spdata bereitgestellt werden. Diese Prozesse zahlen auf ein modernes digitales Employer Branding ein.
Weniger Papier- und Verwaltungsaufwand
Automatische Ablage und Verschlagwortung aus Payroll und Zeiterfassung. Auch Auswertungen und Berichte werden direkt archiviert.
Optimale Vorbereitung auf BVV 2027 und euBP
Die Vorgaben von BVV greifen mit euBP und DSGVO ineinander. Wer frühzeitig auf digitale Personalakten umstellt, erhält Rechtssicherheit, Effizienz und ein modernes Arbeitgeberprofil.
Warum eine digitale Personalakte heute unverzichtbar ist
Papierakten verursachen hohe Verwaltungsaufwände, erschweren standortübergreifendes Arbeiten und erhöhen Risiken bei Datenschutz und Dokumentation. Mit einer digitalen Personalakte zentralisierst du alle relevanten Mitarbeiterdokumente an einem Ort und schaffst transparente, sichere und effiziente HR-Prozesse.
BVV: digitale Personalakte ab 2027 verpflichtend
Ab dem 1. Januar 2027 musst du bestimmte Entgeltunterlagen gemäß BVV verpflichtend digital und strukturiert führen. Die Anforderungen greifen eng mit euBP und DSGVO ineinander und erhöhen die Anforderungen an Unternehmen deutlich. Mit der digitalen Personalakte von SP_Data schaffst du frühzeitig die Grundlage für:
- digitale Entgeltunterlagen
- strukturierte HR-Dokumentation
- revisionssichere Archivierung
- effiziente Betriebsprüfungen
- rechtssichere Payroll-Prozesse
So minimierst du Compliance-Risiken und bereitest dein Unternehmen optimal auf zukünftige gesetzliche Anforderungen vor.
Digitale Personalakte für mittelständische Unternehmen
Besonders mittelständische Unternehmen profitieren von digitalen HR-Prozessen. Mit der elektronischen Personalakte reduzierst du Verwaltungsaufwand, vereinfachst interne Abläufe und schaffst gleichzeitig mehr Transparenz und Sicherheit.
Die Lösung eignet sich unter anderem für:
- Industrieunternehmen
- Gesundheitswesen
- öffentliche Einrichtungen
- Dienstleistungsunternehmen
- Unternehmen mit mehreren Standorten
- wachsende HR- und Payroll-Abteilungen
DSGVO-konform und revisionssicher archiviert
Die digitale Personalakte von SP_Data unterstützt dich bei der rechtskonformen Archivierung sensibler HR-Dokumente. Rollenbasierte Zugriffsrechte, verschlüsselte Speicherung und nachvollziehbare Dokumentenhistorien sorgen für maximale Sicherheit und Transparenz.
Funktionen für Compliance und Datenschutz
- DSGVO-konforme Dokumentenspeicherung
Löschfristen werden definiert und von der Software überwacht - Revisionssichere Archivierung
Dokumente sind unveränderbar, vollständig und fälschungssicher - Protokollierung von Zugriffen und Änderungen
Aktualisierungen werden durch neue Versionen dargestellt und Löschungen werden lückenlos protokolliert - Sichere Dokumentenablage
Dokumente kannst du mit einer Löschsperre kennzeichnen, z.B. bei einer arbeitsrechtlichen Auseinandersetzung. - Individuelle Rollen- und Rechtekonzepte
- Strukturierte digitale Entgeltunterlagen
- Unterstützung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
So erfüllst du problemlos die Anforderungen der DSGVO.
Automatische Archivierung aus Payroll und Zeiterfassung
Die digitale Personalakte ist vollständig mit den SP_Data Lösungen Lohnabrechnung, Zeiterfassung verbunden. Dadurch lassen sich Dokumente automatisiert archivieren und zentral verwalten. Sie können bequem als verschlüsselter Anhang per E-Mail versendet oder im Mitarbeiterportal my_spdata zur Verfügung gestellt werden.
Automatisch archivierbare Dokumente
- Entgeltabrechnungen
- Meldungen und Bescheinigungen
- Arbeitszeitnachweise
- Vertragsdokumente
- Mitarbeiterunterlagen
- HR-Schriftverkehr
Das reduziert manuelle Prozesse und sorgt für konsistente Datenstrukturen innerhalb deiner HR- und Payroll-Prozesse.
In Kombination mit dem Mitarbeiterportal my_spdata stellst du Dokumente digital für Mitarbeitende bereit. Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen oder weitere Unterlagen können sicher und schnell abgerufen werden – jederzeit und ortsunabhängig.
Dadurch entstehen moderne Self-Service-Prozesse, die HR-Abteilungen entlasten und gleichzeitig die Employee Experience verbessern.
Integration mit Mitarbeiterportal und HR-Prozessen
FAQ
In einer digitalen Personalakte werden alle relevanten mitarbeiterbezogenen Dokumente zentral archiviert.
Dazu gehören unter anderem:
- Arbeitsverträge
- Gehaltsabrechnungen
- Bescheinigungen
- Zeitnachweise
- Urlaubsunterlagen
- Krankmeldungen
- Mitarbeiterkorrespondenz
- Qualifikationsnachweise
- Dokumente für Betriebsprüfungen
Ja, bereits vorhandene Dokumente können nachträglich in die digitale Personalakte übernommen werden. So lässt sich der Umstieg von Papier auf digital Schritt für Schritt umsetzen.
Ja, die Lösung steht in der SP_Data Lohnabrechnung, in der Zeiterfassung und im Mitarbeiterportal my_spdata zur Verfügung. Dadurch bleiben Daten und Dokumente ohne Medienbrüche verfügbar.
Die Dokumente werden verschlüsselt abgelegt und der Zugriff kann über definierbare Rollen und Rechte geregelt werden. Zusätzlich unterstützt die Lösung Revisionssicherheit, Versionierung und die Überwachung von Löschfristen.
Ja. Entscheidend sind sichere Zugriffsrechte, verschlüsselte Speicherung, nachvollziehbare Prozesse und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
Ja, archivierte Dokumente werden standardmäßig im PDF-Format erzeugt und können als verschlüsselter E-Mail-Anhang versendet oder im Mitarbeiterportal my_spdata bereitgestellt werden.
Ab 2027 müssen bestimmte Entgeltunterlagen digital und strukturiert geführt werden. Unternehmen sollten ihre HR- und Payroll-Prozesse deshalb frühzeitig digitalisieren.
Jetzt digitale HR-Prozesse aufbauen
Digitalisiere deine Personalakten, optimiere HR- und Payroll-Prozesse und bereite dein Unternehmen frühzeitig auf die Anforderungen von BVV, euBP und DSGVO vor.
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