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Personalabrechnung

Meldewesen - A1-Bescheinigung

Bei grenzüberschreitender Beschäftigung von Arbeitnehmern im EU-Ausland werden neben der deutschen Beitragspflicht ebenfalls Sozialversicherungsbeiträge im EU-Ausland fällig. Um eine doppelte Beitragszahlung zu vermeiden, legen die EU-Richtlinien fest, dass bei einer Entsendung in das EU-Ausland nur die Abgabe-Regeln des Entsendelandes gelten. Dies gilt für alle EU-Staaten sowie für Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz.

Die A1-Bescheinigung ist der Nachweis, dass der Arbeitnehmer den deutschen Sozialversicherungsvorschriften unterliegt. Um zeitnah auf spontane Arbeitseinsätze reagieren zu können, wurde die digitale Beantragung mittels A1-Bescheinigung ermöglicht. Diese ist ab Juli 2019 verpflichtend.

Vorteile auf einen Blick

  • Erstellen, Verwalten, Ausfüllen und Drucken von A1-Bescheinigungsanträgen und A1-Bescheinigungen direkt aus dem Kalender der Mitarbeiterstammdaten
  • Zwischenspeicherung unvollständiger A1-Anträge
  • Zielortverwaltung zur Vermeidung wiederholter Eingaben
  • Gruppenentsendung: Vereinfachte Erfassung der A1-Anträge bei gemeinsamen Auslandseinsätzen mehrerer Arbeitnehmer
  • Kopierfunktion bei zuvor stornierter A1-Anträgen in den Antragsverfahren „Ausnahmevereinbarung“, „Entsendung Flug- und Kabinenbesatzung“ und „Entsendung mehrere Mitgliedsstaaten“
  • Vervollständigung von Voranträgen aus dem my_spdata Mitarbeiterportal*
  • Ablage der A1-Bescheinigung im SP_Data HRM Archiv*
  • Abruf über my_spdata Mitarbeiterportal* und App*

* Optionalposition

Mitarbeiterin am Schreibtisch mit orangener Bluse unterhält sich mit einer Kollegin

Effiziente Handhabung von A1-Bescheinigungen

Seit Inkrafttreten des 6. SGB IV-Änderungsgesetzes im Januar 2019 kann der Arbeitgeber A1-Bescheinigungen unmittelbar aus dem Abrechnungsprogramm heraus beantragen. Um sicherzustellen, dass die Unterlagen im Ausland anerkannt werden, sendet die ausstellende Stelle die maschinelle A1-Bescheinigung als elektronisches Dokument in das Abrechnungsprogramm des Arbeitgebers zurück. Der Versand und der Empfang erfolgen dem folgend über das zentrale SP_Data Meldecenter. Die A1-Bescheinigung kann ausgedruckt und dem Arbeitnehmer überreicht werden. Das A1-Bescheinigung Komfortmodul ist lösungsübergreifend und intuitiv bedienbar. Der durch das neue Bescheinigungsverfahren zusätzlich entstandene Arbeitsaufwand wird durch die Nutzung des Komfortmoduls vollständig kompensiert, sodass sich die Nutzung schon bei wenigen Auslandsentsendungen im Monat rentiert.

Zwei Kollegen am Schreibtisch diskutieren und zeigen auf den Bildschirm

Workflowoptimierter A1-Bescheinigungsantrag für internationale Entsendungen

Der A1-Bescheinigungsantrag kann sowohl über die SP_Data Personalabrechnung (einzeln, gruppiert) als auch vorgelagert und workflowgesteuert über das SP_Data Mitarbeiterportal erfolgen. Durch einen Vorantrag über das Mitarbeiterportal werden Eingaben durch den Mitarbeiter selbst hinterlegt und die Personalabteilung entlastet. Für viele Mitarbeiter, die gemeinsam verreisen, wie zum Beispiel ein Orchester, können die A1-Bescheinigungsanträge gleichzeitig gestellt werden. Das einmalige Einpflegen in den Stammdaten verhindert wiederholte Eingaben von Reisezeiten, Start- und Zielorten und Arbeitgeberdaten. Der Versand des A1-Bescheinigungsantrages erfolgt über das zentrale Meldecenter der SP_Data Personalabrechnung. Sobald die digitale Genehmigung der Meldestelle vorliegt, wird die A1-Bescheinigung über die Personalabteilung verbucht und zugleich automatisch in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters abgelegt. Der Antragsteller kann die Bescheinigung selbstständig aus seiner digitalen Personalakte des Mitarbeiterportals oder via SP_Data Mobil App abrufen.