Kennst du das?
Und am Ende kostet alles wertvolle Zeit.
Mit DOK-Import erledigst du die Dokumentenablage nahezu automatisch – schnell, übersichtlich und ohne unnötige Klicks.
Deine Vorteile auf einen Blick
Weniger Klicks
Importiere hunderte Dokumente in einem Schritt statt jedes Dokument einzeln abzulegen.
Mehr Zeit fürs Personalwesen
Routinearbeiten laufen automatisiert ab. Dein Team kann sich auf die Menschen konzentrieren – nicht auf die Ablage.
Alles sofort auffindbar
Jedes Dokument landet direkt in der richtigen digitalen Personalakte.
Schluss mit Papierbergen
Digitalisiere bestehende Dokumente und mache den Weg zum papierlosen Büro deutlich einfacher.
Erfasse Dokumente dort, wo es für dich am besten passt.
Du musst Dokumente nicht direkt in der Personalsoftware einscannen. Die Vorbereitung kann auch von anderen Mitarbeitenden übernommen werden – ganz ohne zusätzliche Benutzerrechte oder komplizierte Freigaben.
Das macht eure Prozesse flexibler und spart Zeit.
Nie wieder rätseln, welches Dokument wohin gehört.
Dank der integrierten Vorschau ordnest du Scans und PDFs direkt dem richtigen Mitarbeitenden oder Mandanten zu. Schnell, einfach und ohne ständiges Öffnen verschiedener Programme.
Einmal auswählen – mehrfach nutzen.
Wiederholen sich Angaben wie Personalnummer, Dokumententyp oder Bezugsmonat?
Dann übernimmt DOK-Import diese Informationen automatisch für die nächsten Dokumente. Das spart jede Menge Tipparbeit und reduziert Eingabefehler.
So einfach funktioniert's
1. Dokumente scannen
Arbeitsverträge, Bescheinigungen oder Krankmeldungen digitalisieren.
2. Automatisch zuordnen
Mitarbeitende auswählen, Dokument prüfen und übernehmen.
3. Fertig
Das Dokument landet direkt in der digitalen Personalakte.
Vorher / Nachher
Ohne DOK-Import
- Dokumente einzeln öffnen
- Manuell zuordnen
- Papierarchive pflegen
- Hoher Zeitaufwand
Mit DOK-Import
- Dokumente gesammelt importieren
- Schnelle Zuordnung
- Digitale Personalakte automatisch füllen
- Mehr Zeit für dein Team
Ideal für dich, wenn ...
- regelmäßig große Mengen an Personaldokumenten eingehen
- du bereits mit einer digitalen Personalakte arbeitest
- ihr Papierarchive abbauen möchtet
- Dokumente schnell und sicher verfügbar sein sollen
- dein HR-Team weniger Zeit mit Ablage verbringen soll
Lass Papierkram nicht deine Zeit fressen.
Mit DOK-Import bringst du Ordnung in deine Dokumente, beschleunigst deine Prozesse und schaffst Platz für das, was wirklich zählt: deine Mitarbeitenden.
Häufige Fragen zum DOK-Import
Das Zusatzmodul DOK-Import richtet sich an Anwender der SP_Data Lohnabrechnung (SP_Data PA) und der SP_Data Zeiterfassung (SP_Data PZ), die die digitale Personalakte bereits im Einsatz haben oder dessen Einsatz in Erwägung ziehen. Der Schritt zum papierlosen Büro kann somit rasch und einfach vollzogen werden.
Der DOK-Import bietet dir die Möglichkeit, große Mengen an Scans, PDF-Dateien, Bildern und sonstigen Dokumenten komfortabel in der digitalen Personalakte ablegen zu können.
Eine Kopierfunktion überträgt Dokumenteneigenschaften auf nachfolgende Dokumente (Mandant, Personalnummer, Typ, Kategorie, Bezugsjahr- und monat) - der manuelle Erfassungsaufwand wird so erheblich reduziert.
Um die vorerfassten Dokumente in das Archiv der SP_Data Lohnabrechnung (PA) oder SP_Data Zeiterfassung (PZ) zu übertragen, wählst du die Schaltfläche „In Datenbank übertragen“. Nach erfolgreicher Übertragung werden die Dokumente anschließend aus dem Ursprungsverzeichnis gelöscht.
Die Erfassung der Dokumente findet außerhalb der SP_Data Personalsoftware statt, wodurch eine Ausgliederung der Dokumentenvorerfassung an Mitarbeiter aus anderen Organisationseinheiten erfolgen kann. Eine Einrichtung von Benutzerrichtlinien innerhalb der jeweiligen SP_Data Software-Lösung ist nicht erforderlich.
Das System ist vor allem auf eine einfache Handhabung und Schnelligkeit ausgerichtet:
Aufgrund der eingebauten Vorschaufunktion lassen sich gescannte Dokumente und PDF-Dateien zügig den entsprechenden Mitarbeitern und/oder Mandanten zuordnen.