Deine Vorteile auf einen Blick
Weniger manueller Aufwand
Erfasse variable Entgeltbestandteile schnell und übersichtlich – einzeln, per Import oder direkt aus Excel.
Fehler erkennen, bevor sie teuer werden
Automatische Plausibilitätsprüfungen weisen auf Unstimmigkeiten hin, bevor Daten verbucht werden. So reduzierst du Korrekturen und Nacharbeiten erheblich.
Volle Transparenz
Jeder Buchungsstapel erhält eine eindeutige Kennung. Dadurch kannst du jederzeit nachvollziehen, wann Daten erfasst, geändert oder verbucht wurden.
Flexibel arbeiten
Lege beliebig viele Buchungsstapel an und entscheide selbst, wann sie verbucht werden. Bereits erstellte Stapel lassen sich wiederverwenden oder duplizieren.
Dezentrale Datenerfassung
Lass Fachabteilungen oder Standorte Bewegungsdaten selbst erfassen, ohne ihnen Zugriff auf die gesamte Lohnabrechnung geben zu müssen. Berechtigungen lassen sich individuell steuern.
Warum Buchungsstapel den HR-Alltag erleichtern
Die monatliche Lohnabrechnung besteht längst nicht nur aus Stammdaten.
Immer wieder müssen variable Daten ergänzt werden:
- Provisionen
- Einmalzahlungen
- Zuschläge
- Reisekosten
- Fehlzeiten
- projektbezogene Lohnarten
Wer diese Informationen manuell oder direkt in der Abrechnung erfasst, verliert schnell den Überblick. Fehler fallen oft erst nach der Verbuchung auf und kosten wertvolle Zeit.
Mit Buchungsstapeln bereitest du alle Bewegungsdaten strukturiert vor, prüfst sie vor der Verbuchung und gibst sie erst frei, wenn alles passt. So behältst du jederzeit die Kontrolle über deine Payroll.
So funktioniert der Buchungsstapel
1. Daten erfassen
Erfasse Lohnarten, Fehlzeiten oder variable Entgelte manuell, per CSV-Import oder durch Einfügen aus Excel.
2. Daten automatisch prüfen
Integrierte Plausibilitätsprüfungen erkennen fehlerhafte oder unplausible Eingaben frühzeitig.
3. Freigeben und verbuchen
Erst wenn alle Daten vollständig geprüft wurden, gibst du den Buchungsstapel zur Verbuchung frei.
Typische Einsatzbereiche
Mit Buchungsstapeln lassen sich unter anderem folgende Prozesse effizient abbilden:
- Provisionen erfassen
- Bonuszahlungen verwalten
- Einmalzahlungen buchen
- Reisekosten übernehmen
- Zuschläge erfassen
- Fehlzeiten verwalten
- Projektbezogene Entgelte
- Variable Lohnarten
- Bewegungsdaten importieren
- Monatlich wiederkehrende Buchungen
Mehr Kontrolle durch intelligente Prüfungen
Fehler in der Lohnabrechnung verursachen Rückfragen, Korrekturen und zusätzlichen Aufwand.
Deshalb prüft der Buchungsstapel deine Eingaben bereits vor der Verbuchung. Abweichungen von definierten Regeln werden sofort hervorgehoben. Fehler können direkt korrigiert werden – noch bevor sie Auswirkungen auf die Abrechnung haben. Falls erforderlich, lassen sich bereits verbuchte Stapel zentral zurücknehmen und erneut bearbeiten.
Für wen eignet sich das Modul?
Der Buchungsstapel unterstützt insbesondere
- Personalabteilungen
- Payroll-Teams
- Lohnbuchhaltung
- Unternehmen mit variablen Entgeltbestandteilen
- Unternehmen mit mehreren Standorten
- öffentliche Verwaltungen
- mittelständische Unternehmen
Häufige Fragen zum Buchungsstapel
Das Modul Buchungsstapel wird für Importvorgänge sowie für die manuelle Erfassung von Lohnarten und Fehlzeiten verwendet. Buchungsstapel optimieren die manuelle Erfassung in der SP_Data Lohnabrechnung (SP_Data PA) um ein Vielfaches!
Während die Schnellerfassung Bewegungsdaten sofort bucht, können Buchungsstapel in beliebiger Anzahl erfasst und, wenn gewünscht, zu einem späteren Zeitpunkt freigegeben und verbucht werden.
- Schnellerfassung
- Import von Daten
- Individuell konfigurierbar
- Maskenaufbau nach Thema
- Plausibilitätsprüfung
- Dezentrale Erfassung möglich
Ja. Bereits angelegte Buchungsstapel können dupliziert und für wiederkehrende Prozesse genutzt werden.
Buchungsstapel können monatlich aufgerufen, dupliziert und zur Bearbeitung im aktuellen Monat herangezogen werden.
Abweichungen von Vorgaben (z.B. Lohnartenstunden, die eine bestimmte Anzahl nicht übersteigen sollen) werden durch programmspezifische sowie individuelle Plausibilitätsprüfungen im Rahmen eines eigenen Prüflaufs farblich hervorgehoben.
Über einen Stapel verbuchte, fehlerhafte Daten lassen sich zentral rückgängig machen und können anschließend überarbeitet und erneut verbucht werden.
Ja. Individuelle und systemseitige Plausibilitätsprüfungen helfen dabei, Fehler bereits vor der Verbuchung zu erkennen.
Ja. Daten können manuell erfasst, per CSV importiert oder direkt aus Excel übernommen werden.
Als Einsatzmöglichkeiten seien beispielhaft die Erfassung von Provisionen und Einmalzahlungen genannt. Aber auch die externe Erfassung der Reisekosten wird über eine Buchungsstapelschablone ermöglicht.
Wird projektbezogen erfasst, können regelmäßig wiederkehrende Bewegungsdaten systematisiert aufgenommen werden.
In der praktischen Anwendung bleibt die bereits erfasste Mitarbeitergruppe für die Provisionsabrechnung unter dem Buchungsstapel „Provision“ erhalten.
Jeder Buchungsstapel ist mit einer eindeutigen Identifikationsnummer versehen, wodurch Sie jederzeit nachvollziehen können, durch welchen Buchungsstapel Daten hinterlegt wurden.