Schatten-KI im Unternehmen: Wenn ChatGPT heimlich mitarbeitet

Im Personalbereich sind die Daten besonders sensibel. Chatverläufe mit Gehaltsdaten oder Bewerberinformationen sollten keinesfalls in externe Systeme eingegeben werden, das ist grob fahrlässig. Auch Vertragsformulierungen und arbeitsrechtliche Entscheidungen haben in einer offenen KI-Plattform nichts zu suchen. Doch all dies geschieht trotzdem in wachsender Form. Klare Regeln sind vonnöten!

Untersuchungen zufolge hat die Mehrzahl der Unternehmen in Deutschland bisher keine verbindlichen Richtlinien zum Einsatz generativer KI eingeführt. Außerdem haben sich viele Betriebe noch gar nicht mit dieser Problematik auseinandergesetzt oder verzichten freiwillig auf entsprechende Maßnahmen. 

Dabei ist es dringend zu empfehlen, die wichtigsten Aspekte in einer internen Richtlinie zu regeln. Im Mittelpunkt stehen dabei die folgenden Fragen:

• Welche Tools dürfen eingesetzt werden und für welche Zwecke?
• Müssen KI-generierte Inhalte gekennzeichnet werden?
• Was ist beim Umgang mit personenbezogenen Daten zu beachten?

Eigene Lösungen statt Schatten-Tools

Ein Grund für diese „Schatten-KI“ liegt oft beim Arbeitgeber, denn etliche Unternehmen stellen derzeit keine eigenen, kontrollierten KI-Werkzeuge bereit. Die Folgen liegen auf der Hand: Gibt es keine offiziellen Lösungen, sucht die Belegschaft eigene und oft unabgestimmte Wege, sich die Segnungen der KI nutzbar zu machen – mit allen bekannten Risiken.

Doch es gibt längst technische Lösungen für diese Herausforderung. Das Personalmanagement und die IT-Abteilung müssen gemeinsam entscheiden, welche KI-Anwendungen sinnvoll sind und wie deren Nutzung rechtskonform und transparent erfolgen kann.

Checkliste 

• Interne Richtlinien zum KI-Einsatz erstellen oder aktualisieren
• Zulässige Tools definieren, dokumentieren und technisch bereitstellen
• Sensibilisierung der Belegschaft durch Schulungen und Kommunikation
• Datenschutzrechtliche Vorgaben prüfen und mit der IT abstimmen
• Nutzung privater KI-Zugänge unterbinden oder kontrollieren
• Betriebsrat frühzeitig einbeziehen und Richtlinien abstimmen
• KI-gestützte Prozesse in Lohnabrechnung und Personalverwaltung systematisch einführen