Wann können Arbeitnehmer Reisekosten abrechnen?

Was zählt zu den Reisekosten?

Ein Mitarbeiter darf als Reisekosten alle Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten abrechnen, die durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen.

Wann dürfen Reisekosten abgerechnet werden?

Für das Reisekostenrecht ist es wichtig, die sog. erste Tätigkeitsstätte zu definieren. Anhand dieser ersten Tätigkeitsstätte von Mitarbeiter entscheidet sich, ob eine berufliche Auswärtstätigkeit vorliegt. Nur wer außerhalb dieser ersten Tätigkeitsstätte und der Wohnung beruflich tätig ist, darf Reisekosten abrechnen.

Das gilt auch für Mitarbeiter, die nur an wechselnden Orten (z. B. als Außendienstler) oder als Berufskraftfahrer tätig sind und die demnach keine erste Tätigkeitsstätte haben. In diesen Fällen ohne erste Tätigkeitsstätte geht der Gesetzgeber außerhalb der Wohnung immer von einer beruflichen Auswärtstätigkeit aus, für die Reisekosten abgerechnet werden dürfen.

Wie wird die erste Tätigkeitsstätte definiert?

Laut Gesetzgeber ist die erste Tätigkeitsstätte eine ortsfeste betriebliche Einrichtung von Arbeitgebenden, eines verbundenen Unternehmens oder eines bestimmten Dritten, dem der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Meist wird dies im Arbeitsvertrag festgelegt. Ist dies nicht geregelt, kommt es darauf an, wo der Arbeitnehmerin häufig arbeitet, d. h. mindestens zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel der Arbeitszeit verbringt.

Gibt es mehrere Tätigkeitsstätten an denen der Mitarbeiter häufig tätig ist, kann der Arbeitgeber bestimmen, welche die erste Tätigkeitsstätte ist. Dies ist wichtig, weil ein Arbeitnehmer nur eine erste Tätigkeitsstätte haben kann.

Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte

Der Mitarbeiter darf für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nur die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) versteuern. Die Km-Pauschale in Höhe von 0,30 Euro bzw. 35 Cent ab dem 21. Kilometer pro Kilometer dürfen alle Arbeitnehmer und Selbständige nutzen. Die Pauschale ist unabhängig von den tatsächlichen Aufwendungen und vom gewählten Verkehrsmittel.

Fährt der Mitarbeiter von dort aus zu einer anderen Tätigkeitsstätte, gilt diese weitere Fahrt als Auswärtstätigkeit. Diese und alle weiteren Fahrten dürfen dann mit der Dienstreisepauschale bzw. mit den tatsächlichen Kosten als Reisekosten bzw. Dienstreise abgerechnet werden.