Die Fachkraft kommt. Ist die Payroll schon da?
In der ersten Folge ging es um die Menschen, die unseren Arbeitsmarkt verlassen. Heute geht es um jene, die kommen sollen. Und es geht um die Frage, ob wir darauf vorbereitet sind, dass unsere Belegschaften übermorgen noch internationaler sein werden.
Gesucht wird weltweit
… und gedacht wird oft nur bis zur Werkspforte.
Wenn wir Fachkräfte im Ausland suchen, brauchen wir mehr als nur eine übersetzte Stellenanzeige. Das kling eigentlich banal. Trotzdem endet die Vorstellung vom internationalen Recruiting erstaunlich oft mit der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag. Dabei fängt dort ein wesentlicher Teil der Arbeit erst an.
Darf die neue Kollegin die vorgesehene Beschäftigung überhaupt aufnehmen?
Für EU-Bürger gilt die Arbeitnehmerfreizügigkeit, da ist die Sache schlank.
Bei Menschen aus Drittstaaten wie Indien muss ein Aufenthaltstitel genau diese Beschäftigung erlauben. Die Blaue Karte EU nach Aufenthaltsgesetz ist hier einer der Wege, allerdings kein Universalschlüssel. Sie verlangt 2026 ein Bruttojahresgehalt von 50.700 Euro, in Engpassberufen und für Berufseinsteiger 45.934,20 Euro. Daneben gibt es die Chancenkarte, ein Punktesystem für die Jobsuche im Land. Welcher Weg passt, entscheidet der Einzelfall. Das alles muss organisiert sein, bevor jemand seinen bisherigen Arbeitsplatz kündigt, seine Wohnung aufgibt und mit zwei Koffern vor unserer Tür steht.
Wir sprechen in Deutschland gerne darüber, wie wir Fachkräfte gewinnen. Mich beschäftigt mindestens genauso, was wir ihnen nach ihrer Zusage zumuten.
Nicht nur der Konzern ist international
Der Mangel an Fachkräften richtet sich nicht nach dem Organigramm.
Auch ein Pflegebetrieb mit achtzig Mitarbeitern kann international rekrutieren müssen oder ein mittelständisches Handwerksunternehmen, das keine geeigneten Fachkräfte mehr im Inland findet. Übermorgen wird internationales Personalmanagement auch dort gebraucht, wo heute womöglich noch niemand an diese Aufgabe denkt. In immer mehr Betrieben werden solche Fälle zum normalen Arbeitsalltag gehören - und damit auch auf den Schreibtischen der Payroll landen.
Der Laptop kennt keine Grenze. Die Abrechnung schon.
Zur Einwanderung kommt eine zweite Entwicklung. Nicht jeder, der für ein deutsches Unternehmen arbeitet, sitzt dauerhaft in Deutschland.
Da ist der Kollegin, der aus familiären Gründen nach Frankreich zieht und einen Teil seiner Arbeit künftig von dort erledigen möchte. Der Arbeitgeber will ihn halten. Die Technik läuft, das Team ist einverstanden. Warum also nicht?
Nun ja, seit dem 1. Juli 2023 gibt es ein Rahmenübereinkommen für regelmäßige grenzüberschreitende Telearbeit. Wer weniger als 49,99 Prozent seiner Arbeitszeit im Wohnstaat leistet und dessen Arbeitgeber in Deutschland sitzt, kann in der deutschen Sozialversicherung bleiben. Von allein geschieht das nicht, der Arbeitgeber muss es bei der DVKA beantragen.
Die Steuer regelt das Übereinkommen ausdrücklich nicht. Dafür gelten weiter die Doppelbesteuerungsabkommen und die Frage nach einer Betriebsstätte im Ausland.
Die Gegenrichtung ist übrigens genauso ein Fall für uns. Wer einen deutschen Beschäftigten vorübergehend ins Ausland schickt, braucht für die Entsendung eine A1-Bescheinigung. Zwei Richtungen, dieselbe Baustelle.
Für unseren Kollegen mit Drang nach Frankreich ist all das eine Entscheidung über sein Leben. Für den Vorgesetzten ist es eine Möglichkeit, einen guten Mitarbeiter zu halten. Für die Payroll ist es ein Sachverhalt, der rechtzeitig geprüft werden muss. Alle drei Perspektiven sind berechtigt. Schwierig wird es nur, wenn die ersten beiden längst entschieden haben, bevor die dritte überhaupt davon erfährt.
Ankommen heißt auch verstehen
Und dann ist da noch etwas, das in solchen Diskussionen häufig untergeht. Wer neu nach Deutschland kommt, muss unsere Abrechnung erst einmal nachvollziehen.
Brutto und netto, Steuerklasse, Krankenversicherung, Rentenbeiträge. Wir bewegen uns darin seit Jahren. Die neue Kollegin aus Indien hingegen hat mit einem Gehalt gerechnet und sieht nun einen Auszahlungsbetrag, den sie nicht versteht.
Das muss man verständlich erklären können, bei Bedarf auch in einer anderen Sprache. Eine Maschine kann beim Übersetzen helfen, das erste Aha schafft trotzdem meist ein Mensch. Und natürlich ist eine korrekte Abrechnung die Grundlage. Vertrauen entsteht auch durch die Chance zu offenen Fragen, von Mensch zu Mensch. Das ist gerade am Anfang extrem wichtig, wenn ohnehin fast alles neu ist.
Die Maschine arbeitet, der Mensch trägt die Verantwortung
Und damit sind wir bei der Frage, die über allem schwebt.
Das Recruiting automatisiert sich gerade rasant. Programme suchen Kandidaten, sortieren Lebensläufe, schlagen Treffer vor. Die Vordertür wird breiter und schneller.
Der Engpass verschwindet indes nicht, er wandert nur. Er landet auf dem Schreibtisch, auf dem Aufenthaltstitel, A1-Bescheinigung und Doppelbesteuerungsabkommen gegeneinander abgewogen werden. Das ist genau dort, wo bisher niemand etwas automatisiert hat.
Auch dort hilft die Maschine. Sie prüft, ob Unterlagen vollständig sind. Sie behält Fristen im Blick. Sie liefert der neuen Kollegin eine erste Erklärung ihrer Abrechnung, notfalls in ihrer Sprache. Routine, Wiederholung, viele Sprachen, das kann sie gut.
Was sie nicht allein entscheiden darf, ist der Fall selbst. Eine falsch gesetzte Annahme, und die Nachzahlung kommt Jahre später bei der Betriebsprüfung.
Europa sieht das genauso. Der AI Act zählt künstliche Intelligenz zum Hochrisikobereich, wenn sie über Beschäftigung mitentscheidet - die entsprechenden Pflichten greifen ab dem 2. Dezember 2027.
Was muss heute entschieden werden?
Wir brauchen dafür keine internationale Spezialabteilung in jedem mittelständischen Unternehmen, wir brauchen zunächst klare Zuständigkeiten.
- Wer prüft eine geplante Einstellung aus dem Ausland?
- Wann kommt die Payroll dazu, am besten vor der Zusage?
- Wer entscheidet über einen ausländischen Arbeitsort, auf welcher Grundlage?
- Wo holen wir Fachwissen hinzu, das im eigenen Haus fehlt?
- Und wer prüft am Ende das, was die Maschine vorgeschlagen hat?
Das lässt sich heute organisieren.
Auch die Anbieter von Payroll-Software und Services müssen weiterdenken.
- Welche Informationen brauchen ihre Kunden künftig?
- Welche Veränderung muss früh auffallen?
- Wo hilft Automation, wo muss ein Mensch den konkreten Fall beurteilen?
Eine zusätzliche Länderauswahl im Personalstamm wird dafür kaum reichen.
Der Ausblick
Internationale Belegschaften können die Lücken auf unserem Arbeitsmarkt verkleinern. Das kann gut gelingen, wenn den Alltag nach der Einstellung beherrschen - den menschlichen und den maschinellen.
Die Menschen, die wir suchen, haben eigene Pläne, Familien und Erwartungen.
Sie entscheiden sich für einen Arbeitgeber und oft zugleich für ein anderes Leben. Einen Teil dieses Anfangs gestalten wir in HR und Payroll. Das sollten wir ernst nehmen und dafür die nötige Zeit und Unterstützung bekommen.
Übermorgen wird vielleicht die ganze Welt in manchem mittelständischen Betrieb ganz selbstverständlich zusammenarbeiten. Wir sollten darauf vorbereitet sein.
Und die Payroll sollte rechtzeitig von der neuen Kollegin aus Indien erfahren.
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