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Betriebsprüfung: 2027 endet die Gnadenfrist für Papierunterlagen
Das Wichtigste in Kürze:
Relevante Entgeltunterlagen müssen ab 1. Januar 2027 elektronisch geführt und im Prüfungsfall eindeutig zugeordnet und einzeln bereitgestellt werden. Dies gilt auch im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP).
Bislang konntest du dich von der elektronischen Führung der nach der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) vorgeschriebenen Entgeltunterlagen auf Antrag befreien lassen. Die Pflicht selbst gibt es zwar schon seit 2022, nur eben bisher mit Ausstiegsklausel. Zum 1. Januar 2027 fällt diese Klausel weg, auch alle bisher befreiten Unternehmen müssen ihre Prozesse dann umgestellt haben.
Viele der betroffenen Dokumente entstehen längst, bevor die Payroll überhaupt ins Spiel kommt, nämlich beim Eintritt eines Beschäftigten oder mitten im laufenden HR-Prozess.
Payroll, HR und IT sollten deshalb gemeinsam draufschauen und sich wichtige Fragen stellen:
- Wo entstehen die Unterlagen?
- Wie kommen sie ins System?
- Wie liegen sie im Prüfungsfall eindeutig und schnell auf dem Tisch?
Der aktuelle Stand
Laut BVV musst du bestimmte Entgeltangaben führen und bestimmte begleitende Unterlagen elektronisch zu den Entgeltunterlagen nehmen. Dazu zählen zum Beispiel Nachweise zur Versicherungsfreiheit oder -pflicht, bestimmte Unterlagen bei Entsendungen, Rentenversicherungsanträge geringfügig Beschäftigter, Unterlagen aus Statusfeststellungsverfahren, Nachweise nach dem Nachweisgesetz und bestimmte Erklärungen geringfügig Beschäftigter zu weiteren Jobs.
Elektronisch führen musst du das im Grunde schon seit dem 1. Januar 2022. Doch bislang konntest du dich beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung auf Antrag davon befreien lassen. Genau diese Möglichkeit endet am 31. Dezember 2026.
Wenn du bisher eine Befreiung hattest, so musst du neue Tatbestände und Ereignisse spätestens ab dem 1. Januar 2027 elektronisch dokumentieren. Die Altfälle aus der Befreiungszeit musst du aber nicht rückwirkend digitalisieren.
euBP und elektronische Entgeltunterlagen
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ist mit der Digitalisierung der Entgeltunterlagen eng verwandt. Verwechseln solltest du beide trotzdem nicht.
Bei der euBP wandern die für die Prüfung nötigen strukturierten Daten elektronisch zur Deutschen Rentenversicherung. Für die Entgeltabrechnung gilt das grundsätzlich seit 2023, für die Daten der Finanzbuchhaltung seit 2025. Auch hier ist für Prüfzeiträume bis Ende 2026 noch eine Befreiung drin, ab 2027 hingegen nicht mehr.
Die elektronischen Entgeltunterlagen nach der BVV sind dagegen die Dokumente und Nachweise, welche deine Abrechnung und die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung nachvollziehbar machen. Sie müssen elektronisch vorliegen und im Prüfungsfall nach den Vorgaben bereitstehen.
Was gehört da eigentlich alles rein?
Die Beitragsverfahrensverordnung regelt, welche Angaben du pro Beschäftigten führen musst. Das sind unter anderem Name und Geburtsdatum, Beginn und Ende der Beschäftigung, Beschäftigungsart, Angaben zu Versicherungsfreiheit oder Befreiungen, Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung, Beitragsgruppenschlüssel, Einzugsstelle und melderelevante Daten.
Außerdem listet die BVV auch jene Unterlagen auf, die elektronisch zu den Entgeltunterlagen gehören, je nach Beschäftigungsverhältnis sind das unter anderem die folgenden Dokumente:
- Unterlagen zur Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht
- Nachweise rund um Entsendungen
- bestimmte Anträge und Erklärungen geringfügig Beschäftigter
- eine Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz
- Unterlagen und Entscheidungen aus Statusfeststellungsverfahren
- Nachweise zu Elterneigenschaft und Kinderzahl in der Pflegeversicherung
- bestimmte Aufzeichnungen nach Mindestlohngesetz und Arbeitnehmer-Entsendegesetz
Die elektronischen Entgeltunterlagen sind somit kein reines Payroll-Thema. Viele dieser Dokumente entstehen schon im Recruiting, beim Onboarding oder in der laufenden Personalbetreuung.
Einscannen reicht nicht
Papier darfst du grundsätzlich einscannen und elektronisch vorhalten. Doch alle elektronischen Unterlagen müssen die technischen und organisatorischen Anforderungen erfüllen. Kommt die Anforderung, muss jede Unterlage in einer eigenen Datei bereitstehen; zwei verschiedene Unterlagen in einer Datei sind nicht erlaubt. Der Inhalt muss vollständig lesbar und orts- wie systemunabhängig darstellbar sein. Zulässig sind vor allem PDF-Dateien sowie Bilddateien als PEG, BMP, PNG und TIFF.
Die Unterlage muss zudem eindeutig identifizierbar sein. Die Sozialversicherungsträger denken dabei zum Beispiel an einen sprechenden Dateinamen, aus dem Dokumentart sowie die personelle und zeitliche Zuordnung hervorgehen. Alternativ geht das über andere geeignete Beschreibungen oder Verzeichnisse. Ein bestimmtes Dokumentenmanagementsystem schreibt dir die BVV übrigens nicht vor. Doch am Ende muss alles vollständig, lesbar, eindeutig zuzuordnen und im Prüfungsfall ohne Gefummel verfügbar sein.
Sonderfall Schriftform
Besondere Regeln gelten für Erklärungen und Anträge, für die das Gesetz die Schriftform verlangt. Ersetzt du die Schriftform direkt durch die elektronische Form, muss das elektronische Dokument grundsätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur tragen.
Hast du dagegen ein unterschriebenes Papieroriginal und überführst es selbst in eine elektronische Unterlage, gelten Sonderregeln: Versiehst du die elektronische Fassung mit einer fortgeschrittenen Signatur des Arbeitgebers, darfst du sie nach den Vorgaben elektronisch übernehmen. Ohne eine solche fortgeschrittene Signatur musst du das Papieroriginal zusätzlich aufbewahren. Eine schlicht abgelegte und nicht ordnungsgemäß unterschriebene Erklärung reicht bei Schriftformerfordernis jedenfalls nicht.
Was kannst du tun?
- Erstelle dir eine Übersicht der für dein Unternehmen relevanten Unterlagen nach der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) und ordne sie deinen HR- und Payroll-Prozessen zu.
- Schau nach, welche Dokumente schon originär elektronisch reinkommen und wo noch Papier oder hybride Prozesse laufen.
- Finde die Unterlagen mit Schriftformerfordernis und leg fest, wie du sie künftig rechtssicher elektronisch verarbeitest.
- Sorge dafür, dass einzelne Unterlagen im Prüfungsfall separat und in einem zulässigen Format bereitstehen.
- Lege Standards für Dokumentenbezeichnung, zeitliche und personelle Zuordnung fest.
- Kläre die Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und IT. Wer erzeugt, prüft, übernimmt und archiviert welches Dokument?
- Prüfe, ob dein Payroll-, Personalakten- oder Dokumentenmanagementsystem die geforderte Bereitstellung und Zuordnung mitmacht.
- Denk an die euBP: Können die Daten aus Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung ab 2027 ausnahmslos elektronisch übermittelt werden?
- Ziehe vor dem Jahreswechsel einen internen Check durch und schließe die Lücken, bevor die nächste Betriebsprüfung kommt.