Betriebsdatenpflege - aus der Einbahnstraße wird ein Dialog
Zum 1. Januar 2027 wird der elektronische Datenaustausch Betriebsdatenpflege zu einem Dialogverfahren erweitert. Auf diesem Wege sollen Betriebsdaten in den Payroll-Systemen der Arbeitgeber und im Dateisystem der Beschäftigungsbetriebe der Bundesagentur für Arbeit möglichst einheitlich und aktuell gehalten werden.
Was ändert sich genau?
Bisher werden alle Änderungen der Betriebsdaten über die Annahmestellen der Krankenkassen an die Bundesagentur für Arbeit weitergeleitet. Ab 2027 erfolgt der Datenaustausch direkt mit der Bundesagentur für Arbeit bzw. ihrer Annahmestelle. Die Kommunikation verwendet die neuen Datensätze DXBD für Arbeitgebermeldungen und DXBE für Rückmeldungen.
Das Verfahren ermöglicht also künftig nicht mehr nur die Übermittlung von Daten, sondern auch eine elektronische Rückmeldung mit konkretem Handlungsbedarf.
Welche Betriebsdaten musst du eigentlich melden?
Arbeitgeber müssen insbesondere Änderungen der Firmierung, Betriebsanschrift, Ansprechpartner und Branchenzuordnung melden. Auch bei der Ersterfassung eines Beschäftigungsbetriebs in der Payroll sowie bei bestimmten Änderungen der Absender- oder Abrechnungsstellen-Betriebsnummer können Meldungen erforderlich werden. Die Übermittlung erfolgt weiterhin über ein geeignetes Payroll-Programm oder das SV-Meldeportal.
Wie läuft das nun genau ab?
Nach einer erfolgreich übermittelten Meldung erhält der Arbeitgeber eine elektronische Bestätigung. Die Bundesagentur für Arbeit kann ab 2027 zusätzlich mitteilen, wenn Angaben bei der Speicherung verändert wurden.
Das betrifft beispielsweise die Vereinheitlichung einer Betriebsanschrift. Enthält die Meldung inhaltliche Fehler, erhält der Arbeitgeber ebenfalls eine Rückmeldung. Dann müssen die Angaben geprüft und erforderlichenfalls durch eine neue Meldung korrigiert werden. Eine erfolgreiche technische Übermittlung bedeutet deshalb nicht zwangsläufig, dass der gesamte Vorgang fachlich abgeschlossen ist.
Außerdem kann die Bundesagentur für Arbeit künftig selbst eine Überprüfung anstoßen. Wenn sie Unstimmigkeiten in ihren Bestandsdaten entdeckt oder wenn Hinweise auf fehlerhafte Angaben bestehen, kann sie eine elektronische Prüfaufforderung übermitteln. Das Unternehmen muss die betroffenen Daten dann kontrollieren und entsprechend dem Meldeverfahren reagieren. Die Verantwortung für richtige Betriebsdaten bleibt beim Arbeitgeber.
Was bedeutet das für die Lohnabrechnung?
Bisher lief die elektronische Betriebsdatenpflege in vielen Unternehmen weitgehend automatisch. Mit dem neuen Dialogverfahren können zusätzliche Bearbeitungsschritte entstehen. Deshalb sollten eingehende Rückmeldungen sichtbar sein und einem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet werden. Besonders wichtig ist die Abstimmung zwischen Personalabteilung und Payroll sowie den Stellen, die Änderungen der Unternehmensdaten veranlassen. Damit werden abweichende Datenstände vermieden.
Was kannst du tun?
- Gleiche vorhandene Betriebsdaten mit den aktuellen Unternehmensangaben ab.
- Lege Zuständigkeiten für Rückmeldungen und Prüfaufforderungen fest.
- Kontrolliere insbesondere Betriebsanschriften, Firmierungen und Ansprechpartner.
- Stelle sicher, dass erforderliche Korrekturmeldungen zeitnah erfolgen.
- Dokumentiere Rückmeldungen und abgeschlossene Prüfungen.