A1-Reform: Erleichterungen und Mehraufwände

Nach Inkrafttreten der Reform soll es zwei verschiedene Ausnahmen von der vorherigen A1-Meldung geben. 

Echte Geschäftsreisen

Für zeitlich begrenzte Tätigkeiten im geschäftlichen Interesse des Arbeitgebers, bei denen im Ausland keine Waren geliefert und keine Dienstleistungen erbracht werden, soll die bisherige A1-Meldung wegfallen. Das sind zum Beispiel Meetings, Konferenzen, Seminare oder Schulungen.

Ausnahme für andere kurzfristige Auslandstätigkeiten

Eine A1-Meldung soll nicht mehr notwendig sein, wenn eine kurzfristige Auslandstätigkeit höchstens drei aufeinanderfolgende Arbeitstage innerhalb von 30 aufeinanderfolgenden Tagen dauert. Diese Drei-Tage-Ausnahme gilt allerdings nicht im Baugewerbe. 

Geschäftsreise und kurzfristiger Arbeitseinsatz sind nicht dasselbe. Nimmt jemand nur an einem Meeting oder an einer Schulung teil, kann er unter die Geschäftsreise-Ausnahme fallen. Wer dagegen beim Kunden montiert, repariert, installiert oder direkt Dienstleistungen erbringt, muss die Drei-Tage-Ausnahme prüfen.

Während kurze Aufenthalte leichter werden, zieht die Reform bei klassischen Entsendungen die Schrauben an. Beschäftigte müssen künftig grundsätzlich schon mindestens drei Monate vor Beginn der Entsendung dem Sozialversicherungssystem des Entsendestaates unterlegen haben. Damit will man vor allem Modelle erschweren, bei denen jemand nur kurz in einem Mitgliedstaat versichert wird, um ihn direkt danach in einen anderen Staat zu schicken. Die maximale Entsendungsdauer von grundsätzlich 24 Monaten bleibt. Neu ist unter anderem eine grundsätzlich vorgesehene Unterbrechung von zwei Monaten, bevor dieselbe Person wieder in denselben Mitgliedstaat entsandt werden darf, wenn die Höchstdauer ausgeschöpft war.

Damit überhaupt entschieden werden kann, ob eine Geschäftsreise, ein kurzfristiger Arbeitseinsatz oder eine reguläre Entsendung vorliegt, musst du Reisezweck, Dauer und Tätigkeit kennen. Gerade die Grenze zwischen Geschäftsreise und echter Dienstleistung kann in der Praxis den Ausschlag geben. HR, Travel Management und Payroll sollten deshalb auf dieselben Reisedaten zugreifen. Ein strukturiertes Reise-Tracking macht früh sichtbar, ob eine A1 nötig ist und welcher sozialversicherungsrechtliche Sachverhalt überhaupt vorliegt.

A1-Bescheinigungen beantragst du in Deutschland längst vollständig elektronisch. Ein Papierantrag ist für die A1-Verfahren seit 2025 nicht mehr vorgesehen. Für die Payroll wird damit vor allem die Datenqualität zum Thema. Du musst rechtzeitig wissen, wohin dein Beschäftigter reist, wie lange er dort ist und was er dort tut. Nur so lässt sich beurteilen, ob eine A1 fällig ist oder künftig eine der Ausnahmen greift.

Die Reform ändert zunächst die EU-Verordnungen zur Koordinierung der sozialen Sicherheit. Der Text ist auch für den Europäischen Wirtschaftsraum und die Schweiz relevant. Wie die neuen Regeln dort konkret angewendet werden, hängt aber an den jeweiligen Abkommen und deren Anpassung. Für das Vereinigte Königreich gelten seit dem Brexit eigene Koordinierungsregeln. Geh also nicht automatisch davon aus, dass die neuen EU-Ausnahmen dort ebenfalls greifen.