Personalzeitwirtschaft

Personalzeitwirtschaft

Mehr Zufriedenheit und Transparenz durch Zeitwirtschaft

Job und Freizeit in Einklang zu bringen, wird für Mitarbeiter immer wichtiger. Nicht selten ist ein flexibles Arbeitszeitmanagement ein Entscheidungsgrund für den neuen Arbeitgeber. 

Mit einer modernen Zeitwirtschaft können Sie individuell auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter eingehen und gleichzeitig Prozesse integrieren, die Ihre Personalabteilung entlasten.

Ihre Vorteile

  • Ganz bequem und schnell
    Freundlicher Service per Fernwartung und vor Ort für Ihr Unternehmen
  • Immer flexibel und ungebunden bleiben
    Stationär mit Terminals, am Bildschirm und/oder mobil per App.
  • Zusammen lernen
    Individuelle Schulungen für Ihr Unternehmen bilden Mitarbeiter weiter und ermöglichen lösungsorientiertes Arbeiten.
  • Keine Kompromisse
    Workflows einrichten und die Zeiterfassung individuell gestalten. Sie können Freifelder definieren, Pausen flexibel regeln und eigene Abrechnungsperioden anlegen. Auch die Zeitkonten und -arten sind veränderbar.
  • Zeiten überblicken
    Ist der Mitarbeiter im Meeting oder im Home Office? An- und Abwesenheitsstatus live per Klick – perfekt zur Terminplanung und Erreichbarkeit.
  • Geo-Daten erfassen
    GPS-Ortung nutzen, um Personaleinsätze zu planen und zu prüfen.
  • Wertvolles Reporting
    Berichte ziehen, Projekte erfassen, Planungen vornehmen. Mit den richtigen Auswertungen optimieren Sie Ihre Personalplanung fortlaufend.
  • Zuverlässig und rechtssicher
    Zeiten erfassen – unglaublich einfach und benutzerfreundlich

Ist die Zeitwirtschafts-Software erst einmal eingeführt, lassen sich weitere Module wie z. B. die digitale Personalakte, die Zutrittskontrolle, das Security Modul / DSGVO oder Projektdaten leicht anbinden. So stellen Sie sich perfekt für die Zukunft auf und können Ihre Software jederzeit nach Ihren Bedürfnissen erweitern. Damit wir konkret auf Ihre Wünsche eingehen können, melden Sie sich gerne bei uns

Personalzeitwirtschaft mit SP_Data:

 

Anwesenheits- und Arbeitszeiten

Anwesenheitsstatus auf einen Blick

In einer Übersicht erfassen Sie den Anwesenheitsstatus Ihrer Mitarbeiter auf einen Blick. Zusatzfunktionen zeigen Ihnen die Buchungsdaten, Salden sowie Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiter an. Die Berechtigungen lassen sich nach einem Rollenkonzept definieren, z. B. die Vorgesetztenfunktion, Abteilungsleiter usw. Die kalendarische Ansichten der An- und Abwesenheiten im Mitarbeiterportal bieten Transparenz und einen optimalen Kommunikationsfluss.

Bildschirmbuchung oder per App

Zeiterfassung am Desktop, Terminal oder Mobil

Mit der Bildschirmbuchung oder der mobilen Lösung erfassen Sie Arbeits- und Projektzeiten am Büroarbeitsplatz oder im Home-Office. Neben dem klassischen PC Terminal (Kommen-, Gehen- und Projektbuchungen) können Mitarbeiter so auch zeit- und ortsunabhängig via Smartphone und Tablet PC ihre Zeiten buchen. Mitarbeiter und Vorgesetzte können jederzeit nachvollziehen, wann und mit welcher Buchungsquelle die Daten erfasst wurden. Weitere Transparenz erhalten Sie über die Saldeninfo im Mitarbeiterportal. Sie gibt Ihnen Auskunft über den aktuellen Zeitkontostatus sowie den Resturlaub. Die Panel-Funktion zeigt an, welcher Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu erreichen ist und wer bei Abwesenheit als Stellvertreter fungiert. Alle Nutzer verfügen jederzeit über das Adressbuch aller Mitarbeiter des Unternehmens. Die Bildschirmbuchung ist eine Alternative zu kostenintensiven Terminals und kann mit einer mobilen Lösung kombiniert werden, wenn kein permanenter PC-Zugriff besteht.

Urlaubsplanung

Urlaubsplanung und Fehlzeiten-Planungen für Gruppen und Abteilungen

Über die Urlaubsplanung können Sie Fehlzeiten-Planungen für Gruppen und Abteilungen vornehmen. Der Vorgesetzte kann Zeiträume selektieren und hat das Team mit sämtlichen Abwesenheiten, Urlaub und Resturlaubsansprüchen im Blick. Nach Abschluss der Planungsphase können die Daten in „echte“ Abwesenheiten für die Personalzeitwirtschaft übernommen werden, so dass alle relevanten Folgeprozesse, wie z. B. Buchung und Zahlung von Urlaubsstunden, angestoßen werden. Mit dem Mitarbeiterportal, Employee Self Service (ESS), involvieren Sie Ihre Mitarbeiter gezielt Personaladministration. Prozesse werden schneller und zielgerichteter.

Individualisierung

Flexible Arbeitszeiten individuell gestalten

Mit der Definition von Freifeldern, der flexiblen Pausenregelungen sowie individuellen Abrechnungsperioden und die offenen Zeitkonten und -arten, lässt sich Ihre Software so gestalten, wie Sie sie brauchen. Und egal wie individuell Sie Ihre Zeitwirtschaft nutzen, es findet immer eine Überprüfung gem. § 3 ArbZG statt – ganz automatisch. Außerdem bestehen Import- und Exportdefinition zu diversen Entgeltabrechnungssystemen, Warenwirtschaftssystemen, Softwarelösungen für den Handwerkerbedarf, Personaleinsatzplanungen.

Digitale Personalakte

Alle Daten stets parat

Zeitnachweise, Monatsauswertungen und alle durch die SP_Data Personalzeitwirtschaft erzeugten Auswertungen pro Mitarbeiter bzw. pro Mandant werden automatisiert durch das Modul abgelegt. Die archivierten Berichte werden standardgemäß im PDF-Format erzeugt. Auswertungen und Berichte lassen sich auch nachträglich archivieren. Externe Dokumente können innerhalb des Moduls per drag and drop in die digitale Akte gezogen werden. Für die Zuordnung und Verschlagwortung externer oder eingescannter Dokumente steht das Modul Dok-Import zur Verfügung.

Zutrittskontrolle

Zutrittsprofile erstellen und verwalten

Mit dem Zutrittsmodul können Zutrittsprofile, z. B. für Türen, Tore, Schranken, Drehkreuze und Personenbeförderungsanlagen, angesteuert und verwaltet werden. Die Zuordnung erfolgt über Mitarbeitergruppen bestehend aus Personalstamm-Mitarbeitern und/oder reinen Zutrittsnutzern. 

Die Berechtigungen können auf den Zutritt zu festgelegten Zeiten sowie auf ein bestimmtes Areal beschränkt werden. Erfolgte Zutritte sowie abgelehnte Zutrittsversuche werden sekundengenau protokolliert. SP_Data arbeitet mit den führenden Herstellern von Hardwarelösungen für Zutrittskontrolle zusammen.

Projektzeiterfassung

Projekte nachhalten und optimieren

Projektbezogene Verbuchung der Arbeitszeiten wird oftmals im Sinne eines Projektcontrolling gefordert. Mit dem Modul können die Arbeitszeiten der Mitarbeiter projektbezogen zugeordnet werden. Die Ordnungskriterien sind kundenindividuell zu definieren: Projekte, Kostenstellen, Kunden, Tätigkeiten und Artikel. Die Transparenz wird durch die Möglichkeit von Unterprojekten erhöht. Auswertungen sind integriert.

Schnittstelle

Freie und unkomplizierte Software-Integration

Die Anbindung unterschiedlicher Systeme an die SP_Data Personalzeitwirtschaft wird durch das XML-Terminal zu einem automatisierten Vorgang.  Darüber hinaus erweitert eine frei definierbare ASCII-Schnittstelle die Möglichkeiten der Softwareintegration. 

Die SP_Data-Software ist offen für Importe wie z. B. aus Kassensystemen und Fahrtenschreibern.

Zeitkontenschnellerfassung

Zeit sparen und wiederkehrende Vorgänge abkürzen

Die Zeitkontenschnellerfassung wird bei wiederkehrenden und ähnlich gelagerten Vorgängen genutzt: Anhand von Arbeitslisten können z. B. Zulagen vereinfacht und schnell erfasst werden.

Fachartikel

Stechuhr adé

Flexible Arbeitszeiten – und damit die Vereinbarkeit von Beruf und Familie –  tragen entscheidend zur Mitarbeitermotivation bei. Das ist Ihnen sicherlich nicht neu. Damit Mitarbeiter und Ihre Personalabteilung die geleisteten Arbeitsstunden aber einfach überblicken können, bieten sich moderne Zeiterfassungssysteme an. Zeiten können so online oder mittels Chipkarte oder Transponder erfasst werden.

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Anforderungen an gute Zeiterfassung

Ihr Mitarbeiter in der Produktion hat keinen eigenen Bildschirmarbeitsplatz und die Mitarbeiter im Vertrieb müssen ihre Arbeitszeiten mobil erfassen können. Welches Zeiterfassungssystem ist das richtige und welche Besonderheiten müssen speziell für Ihr Unternehmen berücksichtigt werden?

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Kunden, die erfolgreich unsere SP_Data Lösung einsetzen

Kloster Eberbach
Referenz Stiftung Kloster

Stiftung, ca. 70 Mitarbeiter

Personalzeitwirtschaft Mitarbeiterportal
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Natsu Foods
Referenz Natsu

Lebensmittel, ca. 350 Mitarbeiter

Personaleinsatzplanung Personalmanagement Personalzeitwirtschaft
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Ernst Böcker
Referenz Ernst Böcker

Lebensmittel, ca. 6.150 Mitarbeiter

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Ruf Reisen
Referenz Ruf Reisen

Touristik, ca. 1400 Mitarbeiter

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