Zeiterfassung und Payroll – was HR wissen muss

Mit dem sogenannten „Stechuhr-Urteil“ des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Jahr 2019 und der späteren Bestätigung durch das Bundesarbeitsgericht (BAG) wurden Arbeitgeber in Deutschland zur Erfassung aller Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten verpflichtet. Dennoch bleiben in vielen Betrieben hierzulande Fragen offen, da der Gesetzgeber noch immer keine Vorgaben zur technischen Umsetzung formuliert hat. Was müssen die Personalabteilungen nun beachten?

Die rechtliche Situation

Die aktuelle Rechtslage in Deutschland basiert aktuell auf den beiden genannten Urteilen des EuGH und des BAG. Arbeitgeber sind demnach grundsätzlich verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu dokumentieren. Dabei sind auch gesetzliche Vorgaben zu Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten zu berücksichtigen. Zudem muss zur Erfassung ein objektives, verlässliches und zugängliches System bereitgestellt und aktiv genutzt werden. Diese Regelungen gelten ebenso für mobiles Arbeiten und Homeoffice. 

Auch wenn eine elektronische Erfassung der Arbeitszeiten derzeit noch nicht zwingend vorgeschrieben ist, steigt die Bedeutung manipulationssicherer digitaler Systeme, um der rechtlichen Verpflichtung nachzukommen. Die Verantwortung bleibt hierbei stets beim Arbeitgeber, auch wenn er die Durchführung der Zeiterfassung auf die Mitarbeiter übertragen hat. Die Einhaltung dieser Vorschriften können von den Arbeitsschutzbehörden kontrolliert und Verstöße können sanktioniert werden.

Zweifel und Kritik

Ein zentraler Kritikpunkt ist die fehlende gesetzliche Präzision. Es gibt bislang keine einheitlichen Vorgaben für technische Lösungen, keine klar definierten Ausnahmen und auch keine festgelegten Sanktionen bei Nichteinhaltung. Ein im Jahr 2023 vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) vorgelegter Referentenentwurf für eine Reform des Arbeitszeitgesetzes sieht zwar die Einführung einer verpflichtenden elektronischen Zeiterfassung vor, wurde allerdings bis heute nicht in das weitere Gesetzesverfahren eingebracht. In der Folge fragen sich Unternehmen, wie verbindlich die aktuelle Pflicht tatsächlich ist und welche Systeme die Anforderungen vollständig erfüllen. 

Diese Unsicherheit wirkt sich auch direkt auf die Payroll-Prozesse in Unternehmen aus. Arbeitszeitdaten sind eine unverzichtbare Grundlage für die Gehaltsabrechnung, und ihre Korrektheit ist entscheidend für die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Insbesondere in Bereichen wie der Vergütung von Überstunden sowie bei Sontags-, Feiertags- und Nachtarbeit können Ungenauigkeiten zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Risiken führen. Sind präzise und manipulationssichere Zeiterfassungen nicht vorhanden, besteht zudem die Gefahr von Mindestlohnverstößen - mit schwerwiegenden Konsequenzen für den Arbeitgeber.

Empfehlungen für HR

Integrierte Zeitwirtschafts- und Payroll-Lösungen bieten eine wirksame Möglichkeit, dieser unklaren Gemengelage Herr zu werden und Risiken zu vermeiden. Sie ermöglichen nicht nur eine fehlerfreie und nachvollziehbare Datennutzung, sondern erleichtern auch die Einhaltung rechtlicher Anforderungen auf allen Seiten. Der Einsatz solcher Lösungen minimiert darüber hinaus den Verwaltungsaufwand, weil etliche Prozesse weitgehend automatisiert ablaufen können.

Das sind gute Gründe für Personalabteilungen, bereits jetzt tätig zu werden. Die Einführung eines modernen und flexiblen Zeiterfassungssystems, das sowohl den aktuellen Anforderungen entspricht als auch zukünftige Gesetzesänderungen berücksichtigen kann, ist auf diesem Weg ein wesentlicher Schritt. Proaktives Handeln vermeidet die genannten Risiken und stellt transparente und vertrauenswürdige Arbeitsbedingungen sicher – ein klarer Wettbewerbsvorteil in Zeiten knapper Fachkräfte.