Zeiterfassung, Entgelttransparenz und digitale Pflichten

2026 bringt für Personalabteilungen tiefgreifende Veränderungen im Arbeitsrecht. Das ewige Thema Zeiterfassung, neue Transparenzpflichten beim Entgelt und weitergehende digitale Anforderungen stehen im strategischen Zentrum. Gerade in Sachen Entgelttransparenz müssen Prozesse und Verantwortlichkeiten neu gedacht werden.

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Spätestens seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 sind die Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Arbeitnehmer systematisch zu erfassen. Die frühere Regelung, nur Überstunden zu dokumentieren, ist faktisch überholt. Basis dieses Urteils war das sogenannte Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofes aus dem Jahr 2019.

Für das kommende Jahr hat die Bundesregierung ein spezifisches Zeiterfassungsgesetz angekündigt, welches digitale Erfassungssysteme zum Standard machen dürfte. Zwar liegt der Gesetzestext noch nicht vor, die Unternehmen sollten aber bereits jetzt auf digitale Lösungen setzen, um Nachweise zu Ruhe- und Höchstarbeitszeiten rechtssicher zu führen.

Vertrauensarbeitszeit und Tagesarbeitszeitgrenzen

Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig, erfordert jedoch eine vollständige Zeiterfassung durch die Mitarbeiter selbst. Führungskräfte und HR sind verantwortlich für die Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeitgrenzen. Außerdem wird die Umstellung auf eine Wochenarbeitszeitgrenze politisch diskutiert, ist allerdings noch nicht beschlossen. Somit gilt weiterhin die Tageshöchstgrenze von acht Stunden, verlängerbar auf zehn Stunden mit Ausgleich. 

Digitale Arbeitsverhältnisse und elektronische Signatur

Arbeitsverträge können bereits heute rechtssicher mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) abgeschlossen werden, wenn das eingesetzte System die gesetzlichen Anforderungen an Signatur und revisionssichere Ablage erfüllt. Eine generelle Abschaffung der Schriftform ist zum 1. Januar 2026 nicht geplant. 

Auch die digitale Mitbestimmung ist nur teilweise zulässig: Virtuelle Betriebsversammlungen und elektronische Kommunikation sind erlaubt, flächendeckende Online-Wahlen jedoch nicht gesetzlich verpflichtend.

EU-Entgelttransparenzrichtlinie

Die Richtlinie (EU) 2023/970 zur Entgelttransparenz ist in Kraft und muss bis 7. Juni 2026 in nationales Recht überführt werden. Ziel ist die Offenlegung und Beseitigung ungerechtfertigter Gehaltsunterschiede zwischen Männern und Frauen und zwischen Beschäftigten mit gleichwertigen Tätigkeiten insgesamt.

Es sind erweiterte Auskunftsrechte für Mitarbeiter und Informationspflichten im Bewerbungsverfahren vorgesehen, auch kleinere Betriebe unterliegen künftig diesen Anforderungen. Dies erfordert eine strukturierte Datenhaltung und viel Arbeit mit Blick auf eine vergleichbare und begründbare Bezahlung aller Beschäftigten. 

Voraussichtliche Auskunfts- und Berichtspflichten ab 2026

Nach aktuellem Stand werden zu den künftigen Pflichten voraussichtlich gehören:

• Offenlegung der Gehaltsspanne bereits bei Stellenanzeigen
• Verbot der Gehaltsabfrage im Bewerbungsgespräch
• Individueller Auskunftsanspruch zum Entgelt und zur Vergleichsgruppe (max. Bearbeitungsfrist: zwei Monate)

Unternehmen ab 100 Mitarbeitern müssen voraussichtlich regelmäßig Entgeltberichte erstellen. Je nach Unternehmensgröße gelten unterschiedliche Berichtsrhythmen, beginnend mit jährlichen Berichten ab 250 Mitarbeitern.

Bei einem Gender Pay Gap von mehr als fünf Prozent ohne sachliche Rechtfertigung sollen verpflichtende Gegenmaßnahmen gemeinsam mit dem Betriebsrat vorgesehen werden.

Verstöße gegen die neuen Transparenzvorgaben können voraussichtlich empfindliche Sanktionen nach sich ziehen und reichen von Geldbußen bis hin zu Schadensersatzansprüchen betroffener Beschäftigter. Zudem drohen Reputationsschäden, wenn systematische Ungleichbehandlungen öffentlich bekannt werden.

Anforderungen an Systeme und Prozesse

Die Richtlinie macht aus einem arbeitsrechtlichen Thema ein datengetriebenes Compliance-Projekt. Entgeltbestandteile müssen vergleichbar, klassifiziert und auswertbar sein – inklusive Zulagen, variabler Vergütung und Funktionsgruppen.

HR- und Payroll-Verantwortliche sollten prüfen:

• ob Stellenklassifikationen und Gehaltsstrukturen systemisch abbildbar sind,
• welche Reporting-Funktionen zur Geschlechterauswertung vorhanden sind,
• wie individuelle Auskunftsansprüche effizient bedient werden können (z. B. über Self-Service-Portale).

Zudem braucht es klare Verantwortlichkeiten für Auskunft, Berichtserstellung und Folgemaßnahmen. Sauber gepflegte Zeit-, HR- und Payroll-Daten werden zur Voraussetzung für rechtssichere Prozesse.