4 MIN
Verjährung des Urlaubsanspruchs: was du wissen solltest
Das Wichtigste in Kürze zum Verfall von Urlaubsansprüchen
- Resturlaub verjährt nur, wenn der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nachgekommen ist. Ohne nachweisbaren, schriftlichen Hinweis auf offene Urlaubstage und drohenden Verfall läuft die dreijährige Verjährungsfrist gar nicht erst an.
- Verfall und Verjährung sind zwei verschiedene Fristen. Nicht genommener Urlaub verfällt grundsätzlich am 31. März des Folgejahres – es sei denn, es liegt ein Übertragungsgrund vor.
- Die Zwölftelregelung darf den gesetzlichen Mindesturlaub nicht unterschreiten. Wer in der zweiten Jahreshälfte austritt, hat immer Anspruch auf mindestens 20 Urlaubstage – eine vertragliche Klausel, die darunter liegt, ist in diesem Punkt nichtig.
Welche rechtlichen Aspekte sind bei der Urlaub-Verjährung zu beachten?
Damit in der Personalabteilung die Arbeitstage korrekt berechnet und alle Urlaubsansprüche richtig umgesetzt werden können, gilt es drei wichtige Vorgaben vom Bundesarbeitsgericht zu beachten. Die folgenden Ausführungen beziehen sich insbesondere auf die Rechtsprechung des BAG sowie des EuGH und sollen dir einen umfassenden Überblick geben, damit sich beispielsweise verwendete Software zur Zeiterfassung noch effizienter nutzen lassen.
1. Gibt es beim Urlaubsanspruch eine Frist zur Verjährung?
Macht ein Arbeitnehmer die Ansprüche auf Resturlaub nicht geltend, dann verjähren die Ansprüche laut §§ 195,199 BGB drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Wichtig ist hier der Unterschied zwischen Verfall und Verjährung, wenn es um Urlaubsanspruch geht:
| Verfall | Verjährung |
| Nicht genommener Urlaub verfällt grundsätzlich am 31. März des Folgejahres (§ 7 Abs. 3 BUrlG), sofern kein Übertragungsgrund vorliegt. Übertragungsgründe unterscheiden sich beispielsweise in betriebliche Gründe (wie hohes Auftragsaufkommen) oder auch Gründe, die in der Person des Arbeitnehmers liegen. | Verjährung hingegen greift erst nach drei Jahren – aber nur dann, wenn der Arbeitgeber seine Hinweispflicht erfüllt hat. Die Verjährung greift nicht, wenn Arbeitnehmer:innen vom Arbeitgeber nicht hinreichend darauf hingewiesen worden sind, den Urlaubsanspruch wahrzunehmen und nicht in der Lage versetzt wurden, diesen Anspruch wahrzunehmen. |
Der Hinweis des Arbeitgebers bezüglich der Verjährung der Urlaubsabgeltung muss dabei konkret und nachweisbar erfolgen – idealerweise schriftlich, z. B. per Lohnabrechnung oder gesondertem Schreiben. Wird eine Software zur Lohnabrechnung genutzt, müssen hier Informationen über die Anzahl der verbleibenden Urlaubstage berücksichtigt und auf den drohenden Verfall verwiesen werden. Ein allgemeiner Aushang oder eine Erwähnung im Mitarbeitergespräch gilt in der Regel nicht als ausreichend.
Hat der Arbeitgeber den Hinweis nachweislich erteilt und war der Arbeitnehmer in der Lage, den Urlaub zu nehmen, beginnt die dreijährige Verjährungsfrist regulär zu laufen.
Sonderfall Langzeiterkrankung: Urlaub, der wegen einer Erkrankung nicht genommen werden konnte, verfällt nach der Rechtsprechung des BAG 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres – also am 31. März des übernächsten Jahres.
2. Was versteht man unter Tilgungsbestimmung bei Urlaubsgewährung?
Es klingt ein bisschen nach „Kredit abzahlen“, wenn das Wort Tilgung zur Sprache kommt. Allerdings handelt es sich um eine gewisse Reihenfolge, in der die Tilgung der Urlaubstage stattfindet. Die Priorisierung der Urlaubstage basiert auf deren gesetzlicher Grundlage.
Konkret bedeutet das: Wird Urlaub gewährt, werden zunächst die gesetzlichen Mindesturlaubstage als verbraucht angesehen. Erst danach gelten der tarifliche und der vertraglich vereinbarte Mehrurlaub als genommen. Diese Reihenfolge ist nicht nur relevant, wenn es um die Verjährung des Urlaubsanspruchs geht, sondern auch, wenn z. B. im Falle einer Kündigung zu prüfen ist, wie viel gesetzlicher Mindesturlaub noch offen ist.
Folgende Urlaubstage sind gesetzlich unterschiedlich definiert:
| Laut § 1,3 Abs. 1 BUrlG: | Es gibt einen Mindesturlaub pro Jahr (20 Urlaubstage bei 5 Werktagen/Woche, 24 Urlaubstage bei 6 Werktagen/Woche). Diese Tage sind „unabdingbar”. |
|---|---|
| Laut § 208 SGB IX aF: | Liegt eine Schwerbehinderung von zumindest 50% vor, dann ergibt sich ein Anspruch von 5 Zusatzurlaubstagen. Dieser Anspruch besteht unabhängig vom regulären Urlaubsanspruch und ist ebenfalls unabdingbar. |
| Laut Manteltarifverträgen: | Manteltarifverträge (MTV) sind zwischen Gewerkschaften und Arbeitgeberverbänden ausgehandelte Rahmenverträge, die u. a. Urlaubsansprüche regeln. Sie beinhalten immer bessere Bedingungen für Arbeitnehmer:innen als der gesetzliche Mindeststandard. |
| Laut Betriebsvereinbarungen: | Betriebsvereinbarungen beinhalten in der Regel bessere Bedingungen als in Manteltarifverträgen oder verweisen darauf. Zu beachten ist jedoch das sogenannte Günstigkeitsprinzip: eine Betriebsvereinbarung darf Arbeitnehmer:innen nicht schlechter stellen als ein geltender Tarifvertrag. |
| Laut Arbeitsvertrag: | In Arbeitsverträgen müssen Urlaubstage laut Nachweisgesetz konkretisiert werden. Arbeitnehmer:innen können hierbei auf bessere Bedingungen treffen als der gesetzliche Mindeststandard oder der manteltarifliche/tarifliche Mindeststandard. |
3. Was besagt die Zwölftelregelung über den Urlaub?
In vielen Arbeitsverträgen ist eine Ein-Zwölftel-Regelung auf den Gesamturlaubsanspruch definiert. Dies kann dazu führen, dass Arbeitnehmer:innen, die nach abgeschlossener Probezeit im Juli oder August eines Kalenderjahres austreten, ein geringerer Urlaubsanspruch zusteht, als laut §3 Abs. 1 BUrlG zumindest als Mindesturlaub gewährt werden muss.
Während der gesetzliche Urlaub auch in diesen Fällen 20 Arbeitstage beträgt, sieht die Ein-Zwölftel-Regelung im Falle von 28 Urlaubstagen bei 5 Werktagen/Woche bis einschließlich Juli 16,33 Urlaubstage und bis einschließlich August 18,67 Urlaubstage vor. Das ist ein Verstoß gegen den Grundsatz im §5 Abs. 1c BUrlG.
Rechenbeispiel: Bei 28 Urlaubstagen gesamt und Austritt Ende Juli (= 7/12 des Jahres): 28 × 7/12 = 16,33 Tage laut Quotelungsklausel – aber der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 20 Tage. Da 16,33 < 20, ist die Klausel in diesem Punkt nichtig.
Arbeitnehmer, die in der zweiten Jahreshälfte austreten, haben – laut BUrlG – Anspruch auf 20 Urlaubstage und das führt zur Nichtigkeit der Quotelungsvorschrift alias Zwölftel-Regelung. Das bedeutet für die Praxis für die Verjährung des Urlaubsanspruchs: Die vertragliche Zwölftel-Regelung ist insoweit unwirksam, als sie den gesetzlichen Mindesturlaub unterschreitet. Arbeitgeber müssen in diesem Fall mindestens 20 Urlaubstage gewähren.
Für Arbeitnehmer:innen, die in der ersten Jahreshälfte austreten, gilt die Zwölftel-Regelung hingegen uneingeschränkt – hier liegt der anteilige Anspruch in der Regel unter 20 Tagen, was gesetzlich zulässig ist (§ 5 Abs. 1 BUrlG).
Hinweis für Teilzeitkräfte: Bei Teilzeitbeschäftigung wird der Urlaubsanspruch anteilig zur vereinbarten Wochenarbeitszeit berechnet. Maßgeblich ist die Anzahl der tatsächlich geleisteten Arbeitstage pro Woche, nicht die Stundenzahl. Diese Zeiten und Nachweise lassen sich in einer modernen HR-Software einfach verfolgen.
Unser Fazit zum Thema Verjährung des Urlaubsanspruchs
Personalabteilungen sollten sicherstellen, dass Arbeitnehmer:innen jährlich schriftlich auf verbleibende Urlaubsansprüche und drohenden Verfall hingewiesen werden, die Tilgungsreihenfolge beim Urlaubsverbrauch korrekt abgebildet wird und vertragliche Zwölftel-Regelungen auf Konformität mit dem gesetzlichen Mindesturlaub geprüft werden.
Softwarelösungen wie ein HR-Mitarbeiterportal oder Lösungen wie Auslagern der Lohnabrechnung können attraktive Hilfen sein, die dich dabei unterstützen, die Verjährung des Urlaubsanspruchs optimal zu managen.
FAQ: Verjährung des Urlaubsanspruchs
Die Verjährung des Urlaubsanspruchs tritt gemäß §§ 195, 199 BGB drei Jahre nach Ende des Jahres ein, in dem der Anspruch entstanden ist. Allerdings setzt diese Frist nur dann ein, wenn der Arbeitgeber seine Hinweispflicht gegenüber dem Arbeitnehmer erfüllt hat. Hat der Arbeitgeber nicht auf den drohenden Verfall hingewiesen, verjährt der Urlaubsanspruch nicht. In der Praxis bedeutet das: Ohne nachweisbaren Hinweis bleibt der Anspruch dauerhaft bestehen.
Verfall und Verjährung sind zwei unterschiedliche Rechtsbegriffe, die häufig verwechselt werden. Nicht genommener Urlaub verfällt grundsätzlich am 31. März des Folgejahres (§ 7 Abs. 3 BUrlG), sofern kein Übertragungsgrund vorliegt. Die Verjährung des Urlaubsanspruchs hingegen greift erst nach drei Jahren – und nur dann, wenn der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nachgekommen ist. Beide Fristen laufen also parallel, haben aber unterschiedliche Voraussetzungen.
Seit den Urteilen des EuGH und des BAG gilt: Resturlaub verjährt nicht mehr, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht rechtzeitig und konkret auf seinen offenen Urlaubsanspruch hingewiesen hat. Das bedeutet, dass nicht genommener Urlaub aus vergangenen Jahren noch Jahre später eingefordert oder als Abgeltung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgezahlt werden kann. Für Arbeitgeber ist es daher essenziell, den Hinweis jährlich nachweisbar zu dokumentieren. Fehlt dieser Nachweis, kann der Urlaubsanspruch über viele Jahre anwachsen.
Übertragungsgründe sind Umstände, die verhindern, dass Urlaub am 31. März des Folgejahres verfällt. Sie lassen sich in betriebliche Gründe – wie hohes Arbeitsaufkommen oder Personalengpässe – und persönliche Gründe des Arbeitnehmers – wie Erkrankung oder Elternzeit – unterteilen. Liegt ein Übertragungsgrund vor, wird der Resturlaub ins nächste Jahr mitgenommen und muss dort rechtzeitig in Anspruch genommen werden. Wird der Urlaub auch dann nicht genommen, beginnt die Verjährung des Urlaubsanspruchs zu laufen.