Todesfall eines Mitarbeiters

Diese Aufgaben solltest du nach einem Todesfall im Blick haben – von den ersten Tagen bis zur späteren Abwicklung:

In den ersten Tagen:

1. Arbeitsverhältnis als zum Todestag beendet erfassen
2. Mitarbeiter bei der Sozialversicherung abmelden
3. Bei Arbeitsunfall: Unfallversicherung und Berufsgenossenschaft informieren
4. Mitarbeiter in der ELStAM-Datenbank abmelden
5. Zugänge und Systeme deaktivieren (Datenschutz)

Im weiteren Verlauf:

1. Erbschein abwarten, bevor Zahlungen erfolgen
2. Offene Vergütung berechnen (Gehalt bis Todestag, Überstunden, Urlaubsentgelt)
3. Urlaubsabgeltung für die Erben ermitteln
4. Betriebliche Altersvorsorge für Hinterbliebene prüfen
5. Lohnsteuerbescheinigung auf die Erben ausstellen
6. Firmeneigentum zurückfordern
7. Über Neubesetzung oder Streichung der Stelle entscheiden
8. Kondolenzschreiben an die Angehörigen

Das Arbeitsverhältnis endet automatisch

Anders als bei einer Kündigung musst du beim Tod eines Mitarbeiters nichts aktiv beenden. Das Arbeitsverhältnis endet von selbst – und zwar genau am Todestag. Der Hintergrund ist einfach: Arbeit ist eine höchstpersönliche Leistung. Sie ist an die Person gebunden und kann nicht von Angehörigen oder Erben weitergeführt werden. Deshalb braucht es weder eine Kündigung noch einen Aufhebungsvertrag.

Für dich heißt das vor allem: sauber dokumentieren. Trag den Todestag als Beendigungsdatum in deinem System ein. Davon hängt ab, bis wann Gehalt, Sozialversicherungsbeiträge und Urlaubsansprüche berechnet werden – und damit die korrekte Schlussabrechnung.

Meldepflichten – Sozialversicherung und Behörden

Sobald das Arbeitsverhältnis endet, greifen deine Meldepflichten – im Grunde wie bei jedem anderen Austritt, nur mit dem Tod als Grund. Damit nichts liegen bleibt, hier die wichtigsten Stellen im Überblick.

Sozialversicherung abmelden

Den verstorbenen Mitarbeiter meldest du zeitnah bei seiner Krankenkasse ab. Als Grund nutzt du den passenden Abmeldeschlüssel für das Ende der Beschäftigung durch Tod. Es gelten dieselben Fristen wie bei einer regulären Abmeldung – warte damit also nicht. Die Krankenkasse leitet die Meldung an die übrigen Sozialversicherungsträger weiter, sodass auch Renten- und Arbeitslosenversicherung informiert sind.

Bei Arbeitsunfall: Unfallversicherung und Berufsgenossenschaft

Ist der Mitarbeiter durch einen Arbeitsunfall oder eine Berufskrankheit gestorben, kommt eine weitere Pflicht dazu: Du meldest den Fall bei der zuständigen Berufsgenossenschaft beziehungsweise der gesetzlichen Unfallversicherung. Ein tödlicher Arbeitsunfall ist immer meldepflichtig, und zwar unverzüglich. Im Zweifel meldest du lieber einmal mehr als zu wenig.

ELStAM – elektronische Lohnsteuermerkmale

Auch in der ELStAM-Datenbank, in der die elektronischen Lohnsteuermerkmale hinterlegt sind, sollte der Mitarbeiter abgemeldet werden. Das Finanzamt erfährt vom Todesfall zwar automatisch über die Meldebehörde. Eine aktive Abmeldung sorgt aber dafür, dass deine Lohnabrechnung sauber abschließt und keine fehlerhaften Folgemeldungen entstehen.

Mit dem Tod enden die Pflichten des Mitarbeiters – seine offenen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis bleiben aber bestehen und gehen auf die Erben über. Das klingt erst einmal nach viel, lässt sich aber gut sortieren. Eine Regel gilt dabei für alles, was folgt: Zahle erst aus, wenn dir ein Erbschein vorliegt. Nur so weißt du sicher, wer rechtmäßig Anspruch hat – und schützt dich davor, versehentlich an die falsche Person zu zahlen.

• Vergütung bis zum Todestag

  Den Lohn rechnest du bis einschließlich Todestag ab. Dazu gehören das anteilige Gehalt, noch offene Überstunden und das Urlaubsentgelt für Urlaub, den der Mitarbeiter bereits genommen hatte. Diese Beträge behandelst du wie eine normale Schlussabrechnung und weist sie in der letzten Lohnabrechnung aus – nur eben zugunsten der Erben.

• Urlaubsabgeltung

  Beim nicht genommenen Urlaub wird es interessant. Lange galt: Mit dem Tod verfällt der Urlaub. Das hat der Europäische Gerichtshof gekippt. Seit dem Urteil vom 6. November 2018 (C-569/16 und C-570/16, „Bauer und Willmeroth“) bleibt der Anspruch bestehen und wird in Geld an die Erben ausgezahlt. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Mitarbeiter den Urlaub vorher beantragt hatte. Das Bundesarbeitsgericht hat das für Deutschland bestätigt (Urteil vom 22. Januar 2019, 9 AZR 45/16; § 1922 Abs. 1 BGB i. V. m. § 7 Abs. 4 BUrlG). Für dich heißt das konkret: Den Resturlaub rechnest du in Urlaubsentgelt um und zahlst ihn an die Erben aus.

• Abfindung

  War im Rahmen einer Trennung bereits eine Abfindung vereinbart, kommt es auf den Zeitpunkt an. Ist sie zum Todeszeitpunkt noch nicht fällig, erlischt der Anspruch in der Regel. Etwas anderes gilt nur, wenn vertraglich ausdrücklich eine abweichende Regelung getroffen wurde. Genau deshalb lohnt es sich, solche Fälle von Anfang an klar im Vertrag zu regeln – das erspart später allen Beteiligten Diskussionen.

• Sterbegeld

  Viele gehen davon aus, dass der Arbeitgeber automatisch ein Sterbegeld zahlt. Das stimmt so nicht: Eine gesetzliche Pflicht gibt es nicht. Ein Sterbegeld fällt nur an, wenn es im Arbeits- oder Tarifvertrag ausdrücklich vereinbart wurde. Schau also zuerst in die vertraglichen Grundlagen, bevor du etwas zusagst.

• Altersteilzeit

  Ein Sonderfall ist die Altersteilzeit im Blockmodell. Hier arbeitet der Mitarbeiter in der ersten Phase voll, bekommt aber nur einen Teil ausgezahlt – der Rest wird angespart. Stirbt er in dieser Arbeitsphase, hat er also mehr geleistet, als er bereits vergütet bekommen hat. Dieses angesparte Wertguthaben verfällt nicht, sondern steht den Erben zu.

Steuer und Sozialversicherung

Auch steuerlich ändert sich mit dem Tod einiges. Die wichtigsten Punkte für die Abrechnung haben wir hier für dich zusammengefasst.

Lohnsteuer im Sterbemonat

Grundsätzlich gilt: Alle Lohnzahlungen, die nach dem Tod noch fließen, werden den Erben zugerechnet und bei ihnen besteuert. Damit die Abrechnung praktikabel bleibt, gibt es eine Vereinfachung: Den laufenden Arbeitslohn im Sterbemonat darfst du noch ganz normal nach den Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Verstorbenen abrechnen. Die Lohnsteuerbescheinigung stellst du anschließend auf die Erben aus.

Versorgungsbezüge

Etwas anders verhält es sich mit Zahlungen, die als Versorgungsbezüge gelten – etwa Leistungen aus einer betrieblichen Altersvorsorge an die Hinterbliebenen. Sie werden steuer- und beitragsrechtlich oft anders behandelt als laufender Arbeitslohn. Da die Einordnung im Detail knifflig sein kann, lohnt sich im Zweifel ein kurzer Abgleich mit deiner Lohnabrechnung oder dem Steuerberater.

Betriebliche Altersvorsorge für Hinterbliebene

Hatte der Mitarbeiter eine betriebliche Altersvorsorge, ist sie mit dem Tod nicht automatisch verloren. Viele Zusagen enthalten eine Hinterbliebenenversorgung. Je nach Vertrag haben dann der Ehepartner, eingetragene Lebenspartner oder die Kinder Anspruch auf Leistungen – zum Beispiel eine Witwen-, Witwer- oder Waisenrente.

Wichtig ist, dass du den Versorgungsträger zeitnah über den Todesfall informierst. So können die Hinterbliebenen ihre Ansprüche zügig geltend machen – ein kleiner Schritt, der den Angehörigen in einer ohnehin schweren Zeit viel Bürokratie erspart.

Organisatorisches – Rückgabe, Stelle und Kondolenz

Neben den rechtlichen Schritten bleiben ein paar praktische und menschliche Aufgaben. Sie wirken klein, machen aber den Unterschied zwischen einem holprigen und einem würdevollen Umgang mit der Situation.

Firmeneigentum zurückfordern

Laptop, Diensthandy, Schlüssel, Dienstwagen oder Werkzeug – vieles davon gehört dem Unternehmen und sollte zurückkommen. Geh das aber mit Bedacht an. Sprich die Angehörigen nicht direkt nach dem Todesfall darauf an, sondern gib ihnen Zeit und formuliere die Bitte einfühlsam. Eine kurze, freundliche Nachricht ist hier deutlich angemessener als eine formelle Aufforderung.

Zugänge und Daten

Aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen solltest du die Benutzerkonten und Zugänge des Mitarbeiters zeitnah deaktivieren – von der E-Mail über interne Systeme bis zu Cloud-Diensten. Personenbezogene Daten löschst oder sperrst du anschließend nach den geltenden Aufbewahrungsfristen. So bleibt alles sauber, und verwaiste Konten werden nicht zum Sicherheitsrisiko.

Stelle neu besetzen

Irgendwann stellt sich die Frage, wie es mit der Stelle weitergeht. Lass dir und dem Team damit Zeit. Überleg in Ruhe, ob die Aufgaben neu besetzt, im Team verteilt oder ganz gestrichen werden. Wichtig ist vor allem, dass du offen kommunizierst – ein klarer Plan nimmt Unsicherheit und gibt allen wieder Orientierung.

Kondolenz

Ein persönliches Kondolenzschreiben an die Angehörigen ist mehr als eine Formalie – es zeigt echte Wertschätzung für den Menschen und seine Arbeit. Genauso wichtig ist der Umgang im Team: Gib dem Verlust Raum, sprich offen darüber und biete den Kolleginnen und Kollegen Unterstützung an. Gerade in solchen Momenten zeigt sich, was eure Unternehmenskultur wirklich ausmacht.