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Sechs häufige Fehler bei Betriebsprüfungen
Die meisten Betriebsprüfungen laufen nach einem bestimmten Muster ab, Prüfer stoßen immer wieder auf die gleichen Schwachstellen in HR und Payroll. Wer diese neuralgischen Punkte kennt, kann rechtzeitig entgegenwirken und dem Unternehmen möglicherweise viel Geld sparen.
Wir haben sechs Fehlerquellen identifiziert, die wir mit Blick auf Betriebsprüfungen für besonders relevant halten. Wenn diese Dinge sorgfältig beachtet werden, wird die nächste Prüfung für alle Beteiligten einfacher.
1. Falsche Einordnung von „freien“ Mitarbeitern
Freie Mitarbeiter werden oft leichtfertig und ohne nähere Prüfung als Selbständige eingeordnet. Häufig stellt sich im Rahmen der Prüfung heraus, dass tatsächlich ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt - es drohen rückwirkende Sozialversicherungsbeiträge. Diese umfassen auch den Arbeitgeberanteil und können schnell hohe Summen erreichen. Der Vorwurf der Scheinselbstständigkeit trägt auch weitere rechtliche Risiken in sich.
2. Unzureichende Dokumentation von Sachbezügen
Sachbezüge gehören zu den klassischen Prüfungsschwerpunkten. Dazu zählen unter anderem Firmenwagen, Jobtickets oder Zuschüsse. Fehlt eine saubere Dokumentation oder ist die Bewertung fehlerhaft, kommt es zu Nachforderungen. Ein typisches Beispiel ist der Dienstwagen ohne ein tatsächlich lückenlos und ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch. In solchen Fällen wird nachträglich die pauschale Versteuerung angewendet, was meistens zu Nachzahlungen führt.
3. Fehler bei Minijobs und Sozialversicherung
Das Thema „geringfügige Beschäftigung“ wird häufig unterschätzt, birgt allerdings erhebliche Risiken mit Blick auf Betriebsprüfungen. Überschreiten Mitarbeiter beispielsweise die Verdienstgrenze oder werden weitere geringfügige Beschäftigungen nicht korrekt berücksichtigt, entstehen Beitragsnachforderungen.
4. Unklare Regelungen bei der Entgeltumwandlung
Die betriebliche Altersvorsorge ist ein komplexes Thema mit hohem Prüfungsrisiko. Wenn Vereinbarungen fehlen oder nicht eindeutig formuliert sind, wird es kritisch.
Werden steuerliche Grenzen überschritten oder nicht korrekt berücksichtigt, drohen Nachversteuerungen. Das betrifft sowohl den Arbeitgeber als auch den Mitarbeiter.
5. Fehlende oder unvollständige Arbeitszeiterfassung
Die Arbeitszeiterfassung hat sich zu einem zentralen Prüfungsthema entwickelt, Unternehmen ohne klare Dokumentation geraten schnell in Erklärungsnot. So können fehlende Aufzeichnungen dazu führen, dass Prüfer von nicht erfassten Überstunden ausgehen. Die Folge sind Nachforderungen und zusätzliche Prüfungen.
Merke daher: Ohne nachvollziehbare Zeiterfassung fehlt eine zentrale Grundlage der Entgeltabrechnung.
6. Unvorbereitet in die Betriebsprüfung
Der größte Fehler ist fehlende Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung. Fehlende Strukturen oder unausgegorene Prozesse sind ein Premium-Risiko, denn unvollständige Unterlagen oder unklare Zuständigkeiten lassen bei jedem Prüfer die Alarmglocken klingeln – und dann wird zurecht besonders genau hingesehen.
Eine strukturierte Vorbereitung kann folglich viel Ungemach verhindern.
Was HR und Payroll tun können
- Status von Beschäftigten regelmäßig prüfen
- Sachbezüge vollständig und korrekt dokumentieren
- Minijobs und Verdienstgrenzen laufend kontrollieren
- Vereinbarungen zur Entgeltumwandlung überprüfen
- Arbeitszeiterfassung lückenlos sicherstellen
- Interne Vorbereitung auf Betriebsprüfungen etablieren
