6 MIN
Abrechnung von Praktikanten – so geht’s richtig
Das Wichtigste in Kürze zur Abrechnung von Praktikanten
- Pflicht- vs. freiwilliges Praktikum bestimmt die Sozialversicherungspflicht: Ob ein Praktikum vorgeschrieben oder freiwillig ist, hat direkte Auswirkungen auf die Abrechnung. Freiwillige Praktika mit Vergütung werden wie reguläre Beschäftigungen behandelt – mit voller Sozialversicherungspflicht. Pflichtpraktika folgen eigenen, teils günstigeren Regeln.
- Der Zeitpunkt des Praktikums ist abrechnungsentscheidend: Vor-, Zwischen- und Nachpraktika werden sozialversicherungsrechtlich unterschiedlich eingestuft. Wer während des Studiums praktiziert, ist meist versicherungsfrei – wer dasselbe Praktikum vor dem Studium macht, ist dagegen voll beitragspflichtig. Eine falsche zeitliche Einordnung führt direkt zu Abrechnungsfehlern.
- Lohnsteuerpflicht gilt grundsätzlich immer bei Vergütung: Sobald Praktikanten ein Entgelt erhalten, unterliegen sie der Lohnsteuerpflicht – unabhängig von Stundenumfang oder Praktikumsart. Die Abrechnung erfolgt in der Regel über ELStAM; bei niedrigen Verdiensten ist auch eine Pauschalversteuerung möglich.
Was muss bei der Lohnabrechnung eines Praktikums beachtet werden?
Auch bei Praktika ist ein Entgelt nicht unüblich. In der Regel handelt es sich hierbei um den gesetzlichen Mindestlohn, wenn das Praktikum auf freiwilliger Basis absolviert wird und länger als drei Monate andauert. Um die Lohnabrechnung eines Praktikanten mit Entgelt sozialversicherungsrechtlich richtig einzuordnen, müssen Arbeitgeber prüfen,
- ob es sich um ein vorgeschriebenes Praktikum handelt,
- wann das Praktikum absolviert wird (zeitliche Lage)
- und ob es vergütet wird.
Diese drei Kriterien bestimmen maßgeblich, ob und in welchen Zweigen der Sozialversicherung Versicherungspflicht besteht – und wer die Beiträge zu tragen hat. Ein kurzer Überblick über die wichtigsten Fallkonstellationen hilft dabei, die häufigsten Fehler zu vermeiden.
Haben Sie alle Informationen, kann Ihnen eine Software für Lohnabrechnungen im Zusammenspiel mit weiterer HR-Software dabei helfen, sichere Abrechnungen für Praktikanten zu erstellen.
Die Lohnabrechnung eines freiwilligen Praktikums vs. eines Pflichtpraktikums
Für die korrekte Abrechnung von Praktikanten ist es wichtig zu klären, ob es sich um ein vorgeschriebenes oder nicht vorgeschriebenes Praktikum handelt. Die beiden Formen unterscheiden sich vor allem hinsichtlich des Versicherungsrechts und müssen daher entsprechend behandelt werden.
Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels sind Praktikanten auch für kleine und mittelständische Unternehmen interessant, um potenzielle neue Mitarbeiter im Rahmen eines Praktikums kennenzulernen. Wer eine moderne Führung anstrebt, setzt mit Praktikanten auf junge und motivierte Fachkräfte von morgen!
Wichtig zu wissen: Freiwillige, nicht vorgeschriebene Praktika, die bei Zahlung von Arbeitsentgelt absolviert werden, gelten als reguläre Beschäftigung. Für sie gelten die allgemeinen Regelungen zur sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung einer Beschäftigung – ohne Ausnahmen.
Kurzcheck: Vorgeschriebenes oder freiwilliges Praktikum?
- Vorgeschrieben: in Studien-, Prüfungs- oder Ausbildungsordnung verankert, z. B. Pflichtpraktikum vor dem Studium oder Praxissemester
- Freiwillig: nicht in einer Ordnung geregelt, auf Initiative des Praktikanten oder Unternehmens, z. B. zur Berufsorientierung oder als Schülerpraktikum
- Konsequenz: Freiwillige Praktika mit Vergütung = volle Sozialversicherungspflicht wie bei regulären Arbeitnehmern
Warum ist Zeit für die Lohnabrechnung eines Studenten- oder Schülerpraktikums so entscheidend?
Der Zeitpunkt eines Praktikums entscheidet darüber, ob und in welchen Zweigen der Sozialversicherung Versicherungspflicht besteht – und wie damit die anschließende Abrechnung der Praktikanten gestaltet wird.
Ein Vorpraktikum vor der Einschreibung, ein Zwischenpraktikum während des Studiums und ein Nachpraktikum nach dem Abschluss werden jeweils nach völlig unterschiedlichen Regeln beurteilt. Wer während des Studiums praktiziert, ist in der Regel versicherungsfrei – wer dasselbe Praktikum vor dem Studium absolviert, ist dagegen voll versicherungspflichtig.
Auch beim Schülerpraktikum ist entscheidend, ob es innerhalb des schulischen Lehrplans stattfindet oder außerhalb. Falsche zeitliche Einordnung führt direkt zu Beitragsfehlern.
Zeitliche Lage: Vor- oder Nachpraktikum
Eine umfassende sozialversicherungsrechtliche Betrachtung reicht für die korrekte Abrechnung von Praktikanten nicht aus. Auch der Zeitpunkt, wann ein Praktikum absolviert wurde, ist essenziell. Ein Vor- oder Nachpraktikum findet außerhalb der Einschreibung als Student statt und wird daher anders behandelt als ein sog. Zwischenpraktikum, bei dem der Praktikant weiterhin den Studentenstatus innehat.
Bezahlte und vorgeschriebene Vor- und Nachpraktika
- Bei diesen Praktika, die vor Beginn oder nach Abschluss des Studiums absolviert werden, besteht Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Höhe des Arbeitsentgelts spielt dabei keine Rolle. Liegt das Entgelt unterhalb der Geringverdienergrenze von 325 EUR monatlich, trägt der Arbeitgeber alle Beiträge zur Sozialversicherung allein. Versicherungspflicht tritt auch dann ein, wenn das Entgelt unter der Geringfügigkeitsgrenze von 603 EUR (Stand 2026) liegt oder das Praktikum als kurzfristige Beschäftigung angelegt ist.
Nicht bezahlte vorgeschriebene Vor- und Nachpraktika
- Werden diese vorgeschriebenen Vor- oder Nachpraktika nicht bezahlt, sind die Praktikanten nicht versicherungspflichtig in der Kranken- und Pflegeversicherung. In diesem Fall sind sie üblicherweise über die Familienversicherung in der gesetzlichen Krankenversicherung abgesichert, die Vorrang vor der Versicherungspflicht als Praktikant hat. In der Renten- und Arbeitslosenversicherung besteht jedoch Versicherungspflicht. Die Beiträge werden aus 1 % der monatlichen Bezugsgröße berechnet.
Für zuständige Fachkräfte ist es wichtig, diese Punkte zu kennen, um die Abrechnung von Praktikanten fair und rechtssicher zu gestalten.
Zeitliche Lage: Zwischenpraktika
Absolvieren Studierende ein Praktikum während ihres laufenden Studiums – also im sogenannten Zwischenpraktikum –, behalten sie in der Regel ihren Studentenstatus. Das hat erhebliche Auswirkungen auf die Sozialversicherung und damit auch auf die Abrechnung der Praktikanten. Diese Zwischenpraktika sind generell in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei. Das gilt sowohl für vorgeschriebene als auch für freiwillige Zwischenpraktika.
Versicherungsfreiheit gilt jedoch nicht unbegrenzt. Wichtige Ausnahmen sind:
- Mehr als 20 Stunden pro Woche: Wer regelmäßig mehr als 20 Stunden arbeitet, wird als Arbeitnehmer eingestuft
- Verdienst über 603 EUR monatlich: In Kombination mit der erhöhten Stundenzahl greift die volle Sozialversicherungspflicht
- Vorrangige Beschäftigung: Steht das Praktikum klar im Vordergrund gegenüber dem Studium, kann die Versicherungsfreiheit entfallen
In diesen Fällen gelten die allgemeinen Regelungen über die Versicherungspflicht von Arbeitnehmern in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.
Was muss bei der Abrechnung von Schüler-Praktikanten beachtet werden?
Neben Studierenden absolvieren auch Schüler regelmäßig Praktika – meist als Orientierungspraktikum oder im Rahmen einer Berufsorientierungsmaßnahme der Schule. Für die Lohnabrechnung beim Schülerpraktikum gelten folgende Grundsätze:
- Pflichtpraktika im Rahmen der Schulausbildung sind in der Regel sozialversicherungsfrei, sofern sie kurzzeitig sind und dem schulischen Lehrplan entsprechen
- Wird dem Praktikanten der Mindestlohn als Vergütung gezahlt, kann dennoch die Lohnsteuerpflicht entstehen – je nach Höhe des Entgelts
- Kurzfristige Schülerpraktika ohne Entgelt lösen weder die Lohnsteuer- noch Sozialversicherungspflicht aus
- Längere, vergütete Schülerpraktika außerhalb der Schulpflicht werden wie sonstige Beschäftigungen behandelt
Sollten Sie Ihre Lohnabrechnung ausgelagert haben, ist es gerade beim Handling von Schülerpraktika essenziell, alle wichtigen Informationen weiterzuleiten. Nur so garantieren Sie eine korrekte Abrechnung und zufriedene Praktikanten.
Wie händelt man die Lohnsteuer bei der Abrechnung von Praktikanten?
Studenten und Praktikanten, die eine Vergütung für ihr Praktikum erhalten, sind grundsätzlich lohnsteuerpflichtig. Lohnsteuerrechtlich gelten sie als Arbeitnehmer – unabhängig davon, ob sie über einen längeren Zeitraum mit wenigen Stunden oder in Vollzeit während der Semesterferien tätig sind. Die Vergütung unterliegt daher dem individuellen Lohnsteuerabzug nach den elektronischen Lohnsteuermerkmalen (ELStAM).
Für die Praxis der Abrechnung bei Praktikanten gilt:
- ELStAM-Abzug: Regelfall – Arbeitgeber ruft die Steuermerkmale elektronisch ab und führt Lohnsteuer entsprechend ab
- Pauschale Lohnsteuer: Verdient der Praktikant weniger als 538 EUR monatlich, kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 2 % abführen
- Werbungskosten und Jahresausgleich: Praktikanten können im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung Werbungskosten geltend machen und erhalten ggf. zu viel gezahlte Lohnsteuer zurück
- Freibeträge: Der Grundfreibetrag (2026: 12.348 EUR für Alleinstehende) gilt auch für Praktikanten – bei niedrigem Jahresverdienst fällt oft keine oder kaum Lohnsteuer an
Hinweis zur Mindestlohnpflicht: Seit dem 1. Januar 2020 gilt der gesetzliche Mindestlohn grundsätzlich auch für Praktikanten – mit Ausnahmen für vorgeschriebene Pflichtpraktika sowie für freiwillige Praktika von bis zu drei Monaten Dauer.
Abrechnungen auch bei Praktikanten strukturiert angehen
Um Rechtssicherheit und Zufriedenheit unter Mitarbeitern zu gewährleisten, tun Arbeitgeber gut daran, bei Abrechnungen – egal, ob für Praktikanten oder Festangestellte – mit Genauigkeit heranzugehen. Indem sie für transparente Abläufe sorgen, können sie ein nachhaltig positives Bild des Unternehmens vermitteln und so frühzeitig in neue Fachkräfte investieren.
Die korrekte Abrechnung für Praktikanten wird so zu einem ersten essenziellen Tool zum Aufbau von Vertrauen und Transparenz.
Hinweis: Besonderheiten gibt es auch bei Werkstudenten. In unserem Beitrag „Future Talents“ erfahren Sie, was Sie bei der Beschäftigung von Werkstudenten beachten müssen
FAQ: Abrechnung von Praktikanten
Für die korrekte Abrechnung von Praktikanten müssen Arbeitgeber zunächst klären, ob es sich um ein Pflichtpraktikum oder ein freiwilliges Praktikum handelt. Ebenso spielt die zeitliche Lage des Praktikums eine wichtige Rolle. Zusätzlich ist zu prüfen, ob eine Vergütung gezahlt wird. Diese Faktoren beeinflussen die Sozialversicherungspflicht und die spätere Lohnabrechnung.
Die Lohnabrechnung eines freiwilligen Praktikums wird in vielen Fällen wie die Abrechnung eines regulären Beschäftigungsverhältnisses behandelt. Erhält der Praktikant eine Vergütung, gelten grundsätzlich die allgemeinen Regeln der Sozialversicherung. Arbeitgeber müssen daher Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung prüfen. Fehler bei der Einstufung können Nachzahlungen verursachen.
Der Zeitpunkt des Praktikums hat erheblichen Einfluss auf die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung. Vorpraktika, Zwischenpraktika und Nachpraktika werden unterschiedlich behandelt. Während Zwischenpraktika häufig versicherungsfrei sind, können Vor- und Nachpraktika versicherungspflichtig sein. Die korrekte Einordnung ist daher essenziell für eine rechtssichere Praktikum Lohnabrechnung.
Praktikanten gelten lohnsteuerrechtlich grundsätzlich als Arbeitnehmer. Die Abrechnung erfolgt in der Regel über die elektronischen Lohnsteuermerkmale (ELStAM). Abhängig von Einkommen und Beschäftigungsart kann auch eine pauschale Besteuerung möglich sein. Zu viel gezahlte Steuern können häufig über die Einkommensteuererklärung zurückerstattet werden.
Nein, eine pauschale Sozialversicherungsfreiheit gibt es nicht. Die sozialversicherungsrechtliche Behandlung hängt davon ab, ob das Praktikum vor, während oder nach der Ausbildung beziehungsweise dem Studium stattfindet. Auch die Vergütung spielt eine Rolle. Deshalb sollte jeder Fall individuell geprüft werden.