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Phantomlohn in der Sozialversicherung einfach erklärt
Das Wichtigste in Kürze zum Phantomlohn und den Sozialversicherungen
- Entstehung des Phantomlohns: Entsteht die Differenz zwischen dem rechtlich geschuldeten und dem tatsächlich ausgezahlten Lohn, fallen Sozialversicherungsbeiträge trotzdem auf den vollen Anspruch an.
- Entstehungs- vs. Zuflussprinzip: In der Sozialversicherung gilt das Entstehungsprinzip – Beiträge werden fällig, sobald ein Lohnanspruch besteht, unabhängig davon, ob tatsächlich gezahlt wurde.
- Absicherung durch Lohnverzichtserklärung: Eine schriftliche Lohnverzichtserklärung schützt vor Phantomlohn, sofern sie keine Rückwirkung hat und nicht gegen den gesetzlichen Mindestlohn verstößt.
Was bedeutet der Phantomlohn für Sozialversicherungen und Co.?
Zu einem Phantomlohn, auch Fiktivlohn genannt, kann es kommen, wenn der Arbeitgeber nicht den gesetzlich festgelegten Mindestlohn zahlt oder das ausgezahlte Gehalt untertariflich ist. Der sozialversicherungsrechtliche Beitragsanspruch richtet sich dann nach dem Entgelt, das dem Arbeitnehmer rechtmäßig zusteht, ihm aber de facto nicht ausgezahlt wurde. Die entstandene Differenz bezeichnet man dann als Phantomlohn.
Exkurs: Entstehungsprinzip vs. Zuflussprinzip
Bei einer Betriebsprüfung können bei Ungereimtheiten bezüglich des Phantomlohns und der Beiträge der Sozialversicherungen hohe Strafzahlungen der Fall sein. Der Grund: In der Sozialversicherung gilt das Entstehungsprinzip. Die wichtigsten Unterschiede haben wir für dich zusammengefasst:
| Kriterium | Entstehungsprinzip | Zuflussprinzip |
|---|---|---|
| Rechtsgebiet | Sozialversicherungsrecht (SGB IV) | Steuerrecht (EStG) |
| Auslöser der Beitragspflicht | Rechtlicher Anspruch auf Entgelt genügt – unabhängig von der Auszahlung | Tatsächlicher Zufluss des Entgelts beim Arbeitnehmer erforderlich |
| Bedeutung für den Phantomlohn | SV-Beiträge auf nicht ausgezahlten Lohn fällig → Phantomlohn entsteht | Lohnsteuer nur auf tatsächlich gezahltes Entgelt → kein steuerlicher Phantomlohn |
| Maßgebliche Lohnhöhe | Rechtlich geschuldetes Entgelt (z. B. Mindestlohn, Tariflohn) | Tatsächlich ausgezahlter Betrag |
| Praxisrisiko bei Minderlohn | Hoch – SV-Nachforderungen auf gesamte Differenz, rückwirkend für Prüfzeitraum | Gering – kein steuerlicher Nachzahlungsanspruch auf nicht zugeflossene Beträge |
| Einmalzahlungen (z. B. Sonderzahlung) | Ausnahme: bei Einmalzahlungen gilt auch in der SV das Zuflussprinzip | Stets Zuflussprinzip – kein Unterschied zu laufendem Entgelt |
| Konsequenz bei Betriebsprüfung | Nachforderung von SV-Beiträgen inkl. Säumniszuschlägen möglich | Keine steuerliche Nachforderung, sofern tatsächliche Zahlung korrekt versteuert |
Kurzum bedeutet das: Der Arbeitgeber ist zur sozialversicherungsrechtlichen Beitragsberechnung verpflichtet, sobald der Arbeitnehmer Anspruch auf den Lohn hat. Es ist egal, ob der Lohn ausgezahlt wurde oder ob nur ein rechtlicher Anspruch besteht – ein Beitrag zur Sozialversicherung muss auch bei Phantomlohn geleistet werden.
Wie berechnet man den Fiktivlohn bei Lohnabrechnungen?
Die Berechnung des Phantomlohns und die Beiträge für die Sozialversicherungen folgt einem klaren Schema. Ausgangspunkt ist der rechtlich geschuldete Lohn – sei es der gesetzliche Mindestlohn oder ein tariflicher Anspruch. Von diesem wird der tatsächlich ausgezahlte Lohn abgezogen. Auf den verbleibenden Differenzbetrag werden dann die regulären Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) berechnet und zwar rückwirkend für den gesamten Prüfungszeitraum.
Hier sind korrekt erstellte Lohnabrechnungen essenziell – auch wenn Lohnabrechnungen ausgelagert sind. Geeignete Software für Lohnabrechnungen hilft hier, Fehlerquellen gezielt zu reduzieren.
Welche Probleme können beim Handling von Phantomlohn und Sozialversicherungen entstehen?
In einigen Bereichen muss besonders auf das mögliche Vorliegen eines Phantomlohns geachtet werden. So ist bei Arbeitsverhältnissen, in denen keine wöchentliche Arbeitszeit festgelegt ist, darauf zu achten, ob ein Phantomlohn und Differenzen für die Sozialversicherungen entstehen könnten.
Besonders häufig geschehen Fälle von Phantomlohn zudem in Fällen wie:
- Arbeit auf Abruf,
- Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall,
- dem Urlaubsentgelt und
- dem Arbeitsentgelt während Beschäftigungsverboten nach dem MuSchG
Aufmerksamkeit verdienen zudem steuerfreie Zuschläge im Kontext des Phantomlohns. Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit sind unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und sozialversicherungsfrei. Werden diese Zuschläge jedoch gar nicht oder nicht korrekt in der Lohnabrechnung ausgewiesen, kann es dennoch zu einem Phantomlohn kommen – welcher für Sozialversicherungen relevant ist.
Typische Konstellationen, in denen ein Phantomlohn entstehen kann:
- Unterschreitung des gesetzlichen Mindestlohns (aktuell 12,41 Euro/Stunde)
- Unterschreitung eines für allgemeinverbindlich erklärten Tarifvertrags
- Fehlende oder falsche Vergütung von Überstunden: Auch nicht vergütete Überstunden können einen Phantomlohn begründen, wenn ein Anspruch auf Vergütung besteht
- Arbeit auf Abruf ohne Mindestvereinbarung zur wöchentlichen Arbeitszeit
- Fehlerhafte Fiktivlohn-Lohnabrechnung bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
- Nicht korrekt abgerechnete Urlaubsvergütung
Um Ungereimtheiten frühzeitig zu vermeiden, sollten Personaldaten, Verträge und weitere Vereinbarungen sorgsam behandelt werden. Mit geeigneter HR-Software und HR-Mitarbeiterportalen wird der Überblick erleichtert.
Der Phantomlohn, Sozialversicherungen und Überstunden
Ein besonders praxisrelevantes Thema ist der Phantomlohn bei Überstunden. Werden Mehrarbeitsstunden geleistet, ohne dass eine ausdrückliche Regelung über deren Vergütung oder Abgeltung durch Freizeitausgleich getroffen wurde, kann ein Vergütungsanspruch entstehen – und damit ein Phantomlohn mit Relevanz für Sozialversicherungen.
Arbeitgeber sollten daher sicherstellen, dass Überstundenregelungen schriftlich und eindeutig im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgehalten sind. Fehlt eine solche Regelung, besteht das Risiko, dass geleistete Mehrarbeit als vergütungspflichtig gewertet wird – mit entsprechenden Folgen für den Phantomlohn unddie Sozialversicherungen.
Wie kann man Probleme mit Sozialversicherungen und Phantomlohn vermeiden?
Eine Lohnverzichtserklärung des Arbeitnehmers kann vor dem Entstehen des Phantomlohns schützen. Damit diese wirksam ist, müssen allerdings folgende Punkte berücksichtigt werden:
- Arbeitsrechtliche Zulässigkeit des Verzichts: Ein individuell ausgehandelter Gehaltsverzicht ist zulässig, sofern kein bindender Tarifvertrag vorliegt und er dem Teilzeit- und Befristungsgesetz entspricht.
- Schriftliche Fixierung des Verzichts: Die genauen Bedingungen des Gehaltverzichts sind schriftlich festzuhalten.
- Keine Rückwirkung: Der Gehaltsverzicht darf nur auf zukünftige Lohnforderungen gerichtet werden.
- Kein Verstoß gegen den Mindestlohn: Auch ein wirksamer Lohnverzicht kann nicht dazu führen, dass der gesetzliche Mindestlohn unterschritten wird. Ein Verzicht auf Mindestlohnansprüche ist rechtlich unwirksam.
Ist der Lohnverzicht wirksam, bist du auf der sicheren Seite.
Unser Fazit: Phantomlohn vermeiden und für Sozialversicherungen Compliance sicherstellen
Der Phantomlohn ist ein unterschätztes Risiko im Personalwesen. Wer als Arbeitgeber dauerhaft sicherstellen möchte, dass keine unerwarteten Sozialversicherungsnachforderungen drohen, sollte regelmäßig prüfen, ob alle Lohnbestandteile korrekt und vollständig abgerechnet werden.
Im Zweifelsfall empfiehlt sich zudem immer die Beratung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder einen spezialisierten Steuerberater, bevor eine Betriebsprüfung mögliche Versäumnisse in Form von Nachforderungen der Sozialversicherungen wegen des Phantomlohns ans Licht bringt.
Aber nicht nur der Phantomlohn stellt Arbeitgeber vor Herausforderungen. Auch Fragen danach, wie man eine moderne Führung gestaltet oder die Privatnutzung des Dienstwagens im Urlaub richtig händelt, sorgen manchmal für Unruhe. Hierfür haben wir für dich ebenfalls spannende Beiträge, die dir mehr Insights bieten.
FAQ: Phantomlohn und Sozialversicherungen
Der Begriff Phantomlohnbeschreibt Arbeitsentgelt, auf das ein Arbeitnehmer rechtlich Anspruch hat, das jedoch nicht ausgezahlt wurde. Für die Sozialversicherung zählt dennoch der rechtlich geschuldete Lohn, sodass Beiträge auf diesen Betrag fällig werden können. Grundlage dafür ist das Entstehungsprinzip nach dem Sozialversicherungsrecht.
Die Berechnung erfolgt, indem der rechtlich geschuldete Lohn mit dem tatsächlich ausgezahlten Arbeitsentgelt verglichen wird. Die Differenz stellt den Phantomlohn dar und bildet die Grundlage für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge. Maßgeblich sind dabei beispielsweise gesetzliche Mindestlöhne oder tarifvertragliche Vergütungen.
Für die korrekte Berechnung der Beiträge zur Sozialversicherung ist grundsätzlich der Arbeitgeber verantwortlich. Er muss sicherstellen, dass alle gesetzlichen, tariflichen und arbeitsvertraglichen Vergütungsansprüche berücksichtigt werden. Eine sorgfältige Lohnabrechnung hilft dabei, spätere Nachforderungen zu vermeiden.
Um Risiken beim Handling der Sozialversicherungen zu vermeiden, sollten Arbeitsverträge, Tarifbindungen und Lohnabrechnungen regelmäßig überprüft werden. Digitale Lohnabrechnungssysteme und interne Kontrollprozesse helfen dabei, Fehler frühzeitig zu erkennen. Zusätzlich empfiehlt sich bei komplexen Sachverhalten die Beratung durch Steuer- oder Arbeitsrechtsexperten.
Phantomlohn kann bei Überstunden entstehen, wenn Beschäftigte vergütungspflichtige Mehrarbeit leisten, diese jedoch nicht bezahlt oder durch Freizeit ausgeglichen wird. Besteht ein rechtlicher Anspruch auf Vergütung, sind darauf grundsätzlich Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten. Deshalb sollten Überstundenregelungen eindeutig im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgelegt sein.