Payroll-Trends 2025 - Interview mit Payroll-Experte Markus Matt

Herr Matt, welche Herausforderungen erwarten deutsche Unternehmen im kommenden Jahr in der Payroll? 

Zunächst einmal wird es den üblichen Kampf mit zahlreichen gesetzlichen und weiteren Regelungen geben, insofern nichts Neues. In Sachen Regulierungswut wird es im Lande des „Payroll-Compliance-Vizeweltmeisters“ Deutschland auch 2025 nicht einfacher. Unternehmen müssen enorme Vorgaben einhalten, da kommt keine Langeweile auf. Das ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen eine Dauerbelastung.

Inwiefern verschärft der Fachkräftemangel in der Payroll-Branche diese Situation?

Der Fachkräftemangel ist ein ernsthaftes Problem mit Wachstumspotenzial, der demografische Wandel lässt grüßen. Viele Unternehmen haben bereits heute Schwierigkeiten, qualifizierte Mitarbeiter für die Entgeltabrechnung zu finden. Jüngsten Studien zufolge berichtet die Mehrheit der Unternehmen, dass ihre Payroll durch den Mangel an Lohnexperten beeinträchtigt wird. Dies führt zu erhöhtem Druck auf die bestehenden Mitarbeiter – mit allen Konsequenzen wie einer erhöhten Fehlerquote, vermehrten Erkrankungen und Kündigungen. 

Wie sehen Sie die Auswirkungen der Wirtschaftskrise auf die Payroll?

Die Wirtschaftskrise hat direkte Auswirkungen auf die Kostenstruktur von Unternehmen. Viele versuchen, ihre Ausgaben zu senken und sparen auch im Personalbereich ein. Gleichzeitig steigen jedoch die Anforderungen an Compliance und Genauigkeit in der Payroll munter weiter. Unternehmen müssen also einen Balanceakt vollziehen: Kosten senken und gleichzeitig die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben sicherstellen. Hinzu kommen aufwändige Nebeneffekte wie die Administration der ansteigenden Kurzarbeit oder die Abwicklungen einer zunehmenden Zahl an Lohnpfändungen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der technische Fortschritt. Welche neuen Technologien erwarten Sie in der Payroll?

Wir sehen bereits jetzt einen Trend hin zu automatisierten Payroll-Verfahren. Hochentwickelte Technologien entlasten die Sachbearbeitung in der Payroll von einer Reihe an Aufgaben – und diese Tendenz wird sich verstärken. Das ist auch bitter nötig, denn mit Blick auf das besprochene Thema Fachkräftemangel muss sich die Schlagzahl an Payslips pro Sachbearbeiter und Monat zwangsläufig erhöhen. Hinzu kommt: Die Cloud ist Trumpf – und das aus guten Gründen. Sie sorgt für eine erhebliche Flexibilisierung der Abläufe und entlastet die Praxis stark.

Was halten Sie von der Debatte über Payroll-Outsourcing vs. „Do it Yourself“? 

Das Payroll-Outsourcing kann viele Vorteile bieten, insbesondere für kleinere Unternehmen. Externe Dienstleister sind in der Regel besser mit den neuesten gesetzlichen Änderungen vertraut und können eine höhere Genauigkeit gewährleisten. Auf der anderen Seite gibt es immer wieder Bedenken hinsichtlich der Kontrolle über sensible Daten und mögliche Kostenfallen im Outsourcing-Vertrag. Daher müssen Unternehmen sorgfältig abwägen, welcher Ansatz für sie am besten geeignet ist. Ich erwarte allerdings mittelfristig eine Verstärkung der Entgeltabrechnung im eigenen Haus, der technologische Fortschritt wird dies auf Sicht erheblich erleichtern.

Welche weiteren Trends sehen Sie für die Zukunft der Payroll?

Das Thema Mitarbeiter-Self-Service-Portale wird zum Beispiel immer wichtiger. Diese Portale ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre eigenen Daten zu verwalten und Informationen wie Lohnabrechnungen oder Steuerdaten selbstständig abzurufen oder zu ändern. Das entlastet nicht nur die HR-Abteilung, sondern fördert auch ein höheres Maß an Transparenz und Eigenverantwortung bei den Mitarbeitern. Dazu wird sich auch hierzulande der Trend zu den in vielen anderen Ländern bereits üblichen untermonatigen „On-Demand-Zahlungen“ an Mitarbeiter für bereits erbrachte Leistungen etablieren.

Vielen Dank für das Gespräch!