Payroll 2025: Risiken erkennen, Lösungen benennen

Die Entgeltabrechnung ist nicht nur ein unverzichtbarer Bestandteil jedes Unternehmens, sie bildet zudem das Fundament für Mitarbeiterzufriedenheit und wirtschaftliche Stabilität. Doch werden die versteckten Kostentreiber oftmals unterschätzt, die insbesondere in ineffizienten Prozessen, veralteten Systemen und Kommunikationsproblemen lauern. Wie kann die Payroll besser und effektiver gestaltet werden? Dieser Beitrag nennt Ross und Reiter.

Ineffiziente Systeme und Prozesse

Viele Unternehmen arbeiten im Personalbereich mit veralteten oder unzusammenhängenden Systemen, die den Arbeitsalltag des HR-Managements erheblich erschweren. Vor allem die manuelle Bearbeitung von Daten, fehlende Automatisierung und mangelhafte Transparenz führen zu Ärger und Fehlern. Derart ineffiziente Prozesse können mehrere Arbeitstage pro Jahr kosten – und sind zudem fehlerbehaftet und riskant. Eine zentrale Plattform für den gesamten Personalbereich kann viele Probleme lösen, wenn alle relevanten Daten integriert, Prozesse automatisiert und die betroffenen Abteilungen besser vernetzt werden.

Kommunikationsprobleme

Fehlende Abstimmungen und Kommunikationsprobleme zwischen Abteilungen sowie externen Partnern wie Steuerberatern gehören zu den größten Problemfeldern in der Payroll. Interne Rückfragen und wiederholte Klärungen vergeuden wertvolle Zeit und viel Geld. All dies kostet in vielen Fällen allmonatlich einige Arbeitstage, belastet die HR-Teams und kann auch das Vertrauen der Mitarbeiter in die Gehaltsabrechnung erschüttern. Moderne Software synchronisiert die benötigten Daten in Echtzeit und berücksichtigt gesetzliche Änderungen automatisch – etliche Kommunikationsprobleme werden somit drastisch reduziert.

Rechtliche Verstöße

Gesetzesänderungen im Bereich der Entgeltabrechnung sind mehr oder weniger an der Tagesordnung, und die Folgen von Verstößen können für Unternehmen gravierend sein. Neben teilweise empfindlichen Bußgeldern entstehen hohe Kosten durch die Korrektur fehlerhafter Abrechnungen. Hinzu kommen Verletzungen der gesetzlichen Meldepflichten, die mit erheblichen Geldstrafen geahndet werden können. Auch hier bieten automatisierte Softwarelösungen eine wirksame Unterstützung, denn rechtliche Änderungen werden proaktiv umgesetzt und intelligente Plausibilitätsprüfungen vermeiden Fehler. Zusammenfassend stellen diese Lösungen sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen stets zuverlässig erfüllt werden.

Unzufriedene Mitarbeiter und hohe Fluktuation

Fehlerhafte oder verspätete Gehaltszahlungen haben nicht nur direkte Auswirkungen auf die Zufriedenheit der Beschäftigten, sondern können in der Folge auch zu erhöhter Fluktuation führen, denn unzufriedene Mitarbeiter fühlen sich weniger emotional an das Unternehmen gebunden. Das fördert die Kündigungsbereitschaft, verdirbt in der Folge das Betriebsklima und führt auch zu weiteren unangenehmen Effekten wie einer verminderten Produktivität. Studien zufolge kostet alleine die fehlende Bindung von Mitarbeitern der deutschen Wirtschaft jährlich etliche Milliarden Euro. Unternehmen können diesen Fehlentwicklungen durch korrekte und pünktliche Gehaltsabrechnungen entgegenwirken. Auf diesem Wege helfen zum Beispiel Self-Service-Portale für Mitarbeiter, die nicht nur die Zuverlässigkeit der Entgeltabrechnung steigern und die Personalverwaltung entlasten, sondern den Beschäftigten auch ein verstärktes Gefühl der Zugehörigkeit vermitteln können.

Anpassung an gesetzliche Änderungen

Auch das Jahr 2025 bringt zahlreiche gesetzliche Neuerungen für den Bereich der Entgeltabrechnung mit sich. So wurde der gesetzliche Mindestlohn zum 1. Januar 2025 auf 12,82 € pro Stunde angehoben. Diese Erhöhung hat direkte Auswirkungen auf die Verdienstgrenzen für Minijobs und Midijobs. Zudem wurden etliche Werte in den Bereichen Sozialversicherung und Lohnsteuer angehoben. Das beschert den Lohnexperten in den Unternehmen viel Arbeit, denn alle entgeltrelevanten Anpassungen müssen zeitnah in die Entgeltabrechnungsprozesse integriert werden, um rechtliche Verstöße und daraus resultierende Strafen zu vermeiden. Auch an dieser Stelle lohnt sich der Einsatz einer modernen Lohnsoftware, die regelmäßig Updates erhält und gesetzliche Änderungen automatisch berücksichtigt.

Fazit

Die Entgeltabrechnung ist eine der tragenden Säulen jedes Unternehmens. Die häufigsten Kostentreiber können erhebliche wirtschaftliche Folgen haben. Mit modernen, automatisierten Lösungen lassen sich nicht nur Fehler vermeiden, sondern auch die Effizienz steigern und die Kosten nachhaltig senken. Wer auf zeitgemäße Technologien setzt, profitiert von einer höheren Rentabilität, zufriedeneren Mitarbeitern und einer entlasteten Personalabteilung.