2 MIN
Neue Prüfpflicht ab 9. Oktober 2025 – Unternehmen müssen handeln
Die neue Pflichtprüfung greift bei sämtlichen SEPA-Zahlungen innerhalb der EU und des EWR. Die technische Umsetzung erfolgt über ein dreistufiges Ampelsystem:
- Grün: Name und IBAN stimmen vollständig überein
- Gelb: Leichte Abweichungen, zum Beispiel durch Tippfehler oder Schreibvarianten
- Rot: Kein Zusammenhang zwischen Empfängername und IBAN erkennbar
Zahlungen können bei gelber oder roter Rückmeldung zwar freigegeben werden, die Verantwortung liegt jedoch allein beim Absender. Korrekte Daten sind damit zwingend erforderlich.
Relevanz für die Lohnabrechnung
In der Lohnabrechnung wirken sich ungenaue Empfängerdaten unmittelbar aus, da sie mehrere kritische Bereiche betreffen. Schon bei Gehaltszahlungen kann eine kleine Abweichung im Namen des Zahlungsempfängers dazu führen, dass Überweisungen zurückgewiesen werden.
Auch bei den Sozialversicherungsträgern ist Präzision entscheidend: Die offizielle Kassenbezeichnung muss exakt der erwarteten Form entsprechen. Ähnlich verhält es sich beim Finanzamt – fehlerhafte Angaben zu den Empfängerdaten bei Lohnsteuerzahlungen können Verzögerungen verursachen und im schlimmsten Fall Säumniszuschläge nach sich ziehen.
Schließlich betrifft dies auch betriebliche Leistungen wie baV, vermögenswirksame Leistungen oder Prämien, die bei unklaren Angaben nicht ordnungsgemäß ausgezahlt werden und als Rückläufer an das Unternehmen zurückgehen können.
Saubere Daten werden zur Pflicht
Mit der Einführung der VoP-Pflicht steigen die Anforderungen an Genauigkeit und Systempflege. Für HR und Payroll bedeutet das: Wer stets gewissenhaft seine Daten pflegt, spart sich unnötige Fehlerquellen und reduziert Haftungsrisiken.
Checkliste für HR und Payroll
- Zahlungsvorlagen prüfen und bereinigen
- Alle Empfängerdaten in den genutzten Systemen (z. B. Payroll, Banking, ERP) systematisch auf formale Korrektheit kontrollieren
- Alle Empfängerdaten in den genutzten Systemen (z. B. Payroll, Banking, ERP) systematisch auf formale Korrektheit kontrollieren
- Einheitliche Namenskonventionen definieren
- Interne Standards zur Schreibweise von Namen, Kassenbezeichnungen und Behördenangaben abstimmen
- Interne Standards zur Schreibweise von Namen, Kassenbezeichnungen und Behördenangaben abstimmen
- Sozialversicherungsträger und Finanzämter gesondert prüfen
- Adress- und Namensdaten für Zahlungen an öffentliche Stellen auf Vollständigkeit und Richtigkeit absichern
- Adress- und Namensdaten für Zahlungen an öffentliche Stellen auf Vollständigkeit und Richtigkeit absichern
- Sammelüberweisungen im Blick behalten
- Auch wenn VoP dort aktuell nicht verpflichtend ist, empfiehlt sich eine Prüfung der internen Vorgehensweise
- Auch wenn VoP dort aktuell nicht verpflichtend ist, empfiehlt sich eine Prüfung der internen Vorgehensweise
- Umgang mit Rückmeldungen klären
- Prozesse definieren, wie bei gelben oder roten Prüfhinweisen reagiert wird – etwa durch manuelle Freigabe oder Datenkorrektur
- Prozesse definieren, wie bei gelben oder roten Prüfhinweisen reagiert wird – etwa durch manuelle Freigabe oder Datenkorrektur
- Datensensibilität im Team stärken
- Payroll-Verantwortliche sollten auf mögliche Auswirkungen ungenauer Angaben hingewiesen werden
Kein To-do für dich als SP_Data-Kunde
Du musst die Mitarbeiter-Stammdaten nur einmal – bei der ersten Erfassung oder beim Import – korrekt anlegen. Danach werden sie automatisch auf dieser Datenbasis weiterverarbeitet. Das gilt zum Beispiel auch für Gehaltszahlungen: Wenn die IBAN einmal richtig hinterlegt ist, funktionieren alle späteren Überweisungen ebenfalls korrekt.
Wenn du bei Zahlungsvorgängen einen abweichenden Empfänger angibst, achte bitte ebenfalls bei der ersten Eingabe ganz genau darauf, dass Name und IBAN zueinander passen und korrekt sind.
In der SP_Data PA nutzen wir die offiziellen Stammdatendateien der ITSG (für Krankenkassen und Versorgungswerke) sowie des Bundeszentralamts für Steuern (für Finanzämter). Dadurch stehen dir immer die aktuellen Bezeichnungen und – bei Krankenkassen – auch die richtigen Bankverbindungen zur Verfügung. Das schützt vor unbeabsichtigten Änderungen und sorgt für rechtssichere, konsistente Zahlungsprozesse.
Wichtig: Nach der korrekten Ersteingabe werden alle Zahlungsdaten automatisch fortgeschrieben. Die Funktion VoP hilft dir zusätzlich, neue Kontoverbindungen frühzeitig zu prüfen – sie schlägt an, wenn etwas auffällig ist.
Die finale Prüfung erfolgt übrigens im Rahmen des Zahlungsvorgangs über die Banksoftware.
