Kurzarbeit & Kurzarbeitergeld

Wenn Aufträge einbrechen und die Umsätze sinken, kann die Kurzarbeit zum Mittel der Wahl werden, um wertvolle Mitarbeiter zu halten. Allerdings bedeutet dieses Instrumentarium weitaus mehr als nur reduzierte Arbeitszeiten, es greift vielmehr tief in die Entgeltabrechnung ein. Doch warum ist das Ganze so komplex – und was sollten „Personaler“ zu diesem wichtigen Thema wissen?

Kurzarbeit & Kurzarbeitergeld

Kurzarbeit beschreibt die vorübergehende Reduzierung der regulären Arbeitszeit in deinem Unternehmen, um ohne Entlassungen auf einen erheblichen Arbeitsausfall zu reagieren. Während dieser Phase arbeiten die Beschäftigten weniger und erhalten auch weniger Geld. Der entstandene Nettoverlust wird jedoch teilweise durch das Kurzarbeitergeld (KUG) ausgeglichen. Genau hier beginnt die Herausforderung für das Personalmanagement, denn diese Kombination aus reduziertem Entgelt und staatlicher Leistung muss korrekt berechnet und abgebildet werden.

Die Voraussetzungen

Die Einführung von Kurzarbeit setzt einige gesetzliche Bedingungen voraus. Zunächst einmal muss ein erheblicher Arbeitsausfall existieren, der entweder wirtschaftliche Ursachen haben muss oder auf ein unabwendbares Ereignis zurückzuführen ist.

Zusätzlich müssen die betroffenen Mitarbeiter sozialversicherungspflichtig beschäftigt sein und dürfen sich nicht in einem gekündigten Arbeitsverhältnis befinden.

Zudem bedarf die Einführung von Kurzarbeit einer Vereinbarung, entweder durch eine Regelung im Tarifvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder individuell mit den Mitarbeitern.

Die Höhe des „KUG“

Grundsätzlich erhalten Mitarbeiter 60 Prozent des ausgefallenen Nettoentgelts, für Mitarbeiter mit mindestens einem Kind gelten 67 Prozent. Diese Beträge müssen korrekt auf Basis der pauschalierten Nettoentgelte ermittelt werden.

Die Abrechnung

Die Abbildung von Kurzarbeit in der Entgeltabrechnung gehört zu den anspruchsvollsten Aufgaben überhaupt, denn es müssen mehrere Berechnungslogiken gleichzeitig berücksichtigt werden.

Ausgangspunkt ist immer das Soll-Entgelt, also das Gehalt ohne Kurzarbeit. Dem gegenüber steht das Ist-Entgelt, das sich aus der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit ergibt. Die Differenz daraus bildet den Entgeltausfall, auf dessen Basis das Kurzarbeitergeld berechnet wird.

Steuerliche Besonderheiten

Das Kurzarbeitergeld selbst ist steuerfrei, unterliegt allerdings dem Progressionsvorbehalt und wird somit bei den Mitarbeitern in Kurzarbeit im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung berücksichtigt. Das kann zu Nachzahlungen führen. Deshalb ist es sinnvoll, hier frühzeitig transparent zu kommunizieren.

Auswirkungen auf weitere Themen

Kurzarbeit wirkt sich auch auf andere entgeltrelevante Bereiche aus:

• Urlaubsanspruch: dieser bleibt bestehen, auch während der Kurzarbeit.
• Entgeltfortzahlung bei Krankheit: sie wird auf Basis des reduzierten Entgeltes berechnet.
• Einmalzahlungen: sie können (je nach Vereinbarung) anteilig gekürzt werden.
• Gesetzlicher Mindestlohn: Er gilt auch bei Kurzarbeit (13,90 Euro/Std. in 2026)