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Hilfe, mein Payroll-Anbieter ist insolvent! Was du jetzt tun solltest
Erstmal: Ruhe bewahren - aber zügig handeln
Payroll ist kein Bereich, der mal eben ein paar Wochen warten kann. Lohnsteuer, Sozialversicherung, Meldungen an die Krankenkassen – das muss weiterlaufen, egal was bei deinem alten Anbieter gerade los ist.
Die gute Nachricht: Eine Insolvenz bedeutet nicht, dass von heute auf morgen alles stillsteht. Meist läuft der Betrieb erstmal weiter, ein Insolvenzverwalter übernimmt. Trotzdem gilt: Verlass dich nicht darauf, dass alles von allein weiterläuft. Übernimm jetzt selbst das Steuer.
Schritt 1: Sichere deine Daten
Das ist das Wichtigste zuerst. Deine Lohndaten gehören dir, nicht dem Anbieter. Hol dir Zugriff auf alles, was du brauchst, solange das System noch erreichbar ist:
- Personalstammdaten aller Mitarbeitenden
- Lohnkonten (die musst du gesetzlich ohnehin aufbewahren)
- Bisherige Lohnabrechnungen und Lohnsteuerbescheinigungen
- SV-Meldungen und DEÜV-Daten
- Betriebsnummern, Krankenkassen- und Finanzamtsdaten
Fordere beim Anbieter die Herausgabe aller deiner Daten an. Exportiere zusätzlich alles, was geht, und lege es sicher ab.
Falls du keinen Zugriff mehr bekommst: Wende dich direkt an den Insolvenzverwalter. Du hast einen Anspruch auf deine Daten – auch dank DS-GVO und dem Recht auf Datenübertragbarkeit.
Schritt 2: Fristen checken
Bevor du irgendwas anderes machst, schau auf den Kalender. Welche Termine stehen an?
- Lohnsteuer-Anmeldung: in der Regel bis zum 10. des Folgemonats
- Sozialversicherungsbeiträge: fällig am drittletzten Bankarbeitstag des Monats
- DEÜV-Meldungen an die Krankenkassen
Der entscheidende Punkt: Wann läuft deine nächste Abrechnung? Das ist dein echter Stichtag. An diesem Datum entscheidet sich, wie viel Zeit du wirklich hast – und ob du eine Abrechnung noch über den alten Weg brauchst oder direkt beim Neuen startest.
Schritt 3: Neuen Anbieter finden - worauf es jetzt ankommt
Klar, es muss schnell gehen. Aber spring nicht vom einen sinkenden Schiff aufs nächste. Achte auf ein paar Dinge:
- Datenübernahme: Kann der neue Anbieter deine bestehenden Daten importieren? Und unterstützt er dich aktiv bei der Migration?
- Tempo: Wie schnell ist das Onboarding? Schafft ihr es gemeinsam vor deiner nächsten Abrechnung?
- Stabilität: Wie lange ist der Anbieter schon am Markt? Inhabergeführt oder von Investoren getrieben? Nach einer Insolvenz willst du Verlässlichkeit, keine Überraschungen.
- Full-Service oder Software: Willst du die Abrechnung selbst machen – oder komplett auslagern und dir den Stress sparen?
- Datenschutz: Läuft alles DS-GVO-konform und im besten Fall Made in Germany?
- Support: Bekommst du echte Menschen ans Telefon, wenn's brennt?
Schritt 4: Die Übergabe organisieren
Wenn der neue Anbieter ausgewählt ist, geht's an die Formalitäten. Datenübernahme, Prüfung der importierten Daten auf Vollständigkeit, Ummeldungen bei Finanzamt und Krankenkassen. Ein guter Anbieter nimmt dich hier an die Hand und lässt dich mit diesen Aufgaben nicht allein.
Und wenn du auf Nummer sicher gehen willst
Genau für solche Momente gibt es SP_Data. Wir kümmern uns seit 1988 um die Lohnabrechnung des deutschen Mittelstands – inhabergeführt, Made in Germany und mit über 1.000 mittelständischen Unternehmen als Kunden.
Du kannst deine Lohnabrechnung bei uns selbst in die Hand nehmen oder komplett auslagern. Und beim Wechsel? Lassen wir dich nicht allein: Wir übernehmen deine Daten, halten die Fristen im Blick und sorgen dafür, dass deine Mitarbeitenden pünktlich ihr Gehalt bekommen – auch wenn's mal schnell gehen muss.
FAQ: Payroll-Anbieter insolvent
Dir. Deine Personal- und Lohndaten gehören immer deinem Unternehmen, nicht dem Dienstleister. Du hast Anspruch auf Herausgabe – notfalls über den Insolvenzverwalter.
Schneller, als du denkst. Mit vollständigen Daten und einem Anbieter, der die Migration aktiv begleitet, ist ein Wechsel oft innerhalb weniger Wochen möglich – im Notfall auch bis zur nächsten Abrechnung.
Meist läuft der Betrieb während der Insolvenz zunächst weiter. Trotzdem solltest du dich nicht darauf verlassen, sondern früh mit dem neuen Anbieter klären, ab welchem Monat er übernimmt.
Solange du keinen neuen Anbieter hast: ja. Lohnsteuer, SV-Beiträge und Meldungen müssen weiterlaufen. Ein neuer Partner nimmt dir das aber schnell wieder ab.
Übrigens: Bei Fragen rund um den Wechsel helfen wir dir gern weiter. Und der Hinweis der Vollständigkeit halber – dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten insolvenz- oder arbeitsrechtlichen Fragen sprich im Zweifel mit einem Fachanwalt oder Steuerberater.