Fahrtkostenzuschuss ab 2026: Mehr Netto durch höhere Entfernungspauschale

Bisher galt bei der Entfernungspauschale ein geteilter Ansatz: Für die ersten 20 Kilometer konnten lediglich 30 Cent pro Kilometer steuerlich geltend gemacht werden, erst ab dem 21. Kilometer griff der erhöhte Satz von 38 Cent. Ab 1.1.2026 erfolgt ein Paradigmenwechsel, denn der neue Pauschalbetrag in Höhe von 38 Cent gilt bereits ab dem ersten Kilometer. Das wirkt sich auf die Steuererklärung betroffener Beschäftigter aus – und auf die Gestaltung von Fahrtkostenzuschüssen durch den Arbeitgeber.

Vorteile des Fahrtkostenzuschusses

Zahlt der Arbeitgeber zusätzlich zum regulären Lohn einen Zuschuss für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte, kann dieser mit 15 Prozent pauschal versteuert werden, wenn der Zuschuss die Höhe der Entfernungspauschale nicht überschreitet. Genau hier entsteht der Vorteil, denn durch den erhöhten Pauschalsatz lässt sich ab 2026 ein höherer Betrag steuerbegünstigt und sozialversicherungsfrei auszahlen.

Abrechnung des Fahrtkostenzuschusses

Die Entfernungspauschale basiert auf der einfachen Strecke, maßgeblich ist grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung. Ausnahmen sind nur zulässig, wenn eine längere Strecke nachweislich verkehrsgünstiger ist. Die Wahl des Verkehrsmittels spielt keine Rolle, der volle Pauschalsatz gilt auch für Fußgänger, Radfahrer oder Nutzer des öffentlichen Nah- und Fernverkehrs. Allerdings darf der Zuschuss pro Jahr höchstens 4.500 Euro betragen – außer bei der Nutzung eines eigenen oder zur Nutzung überlassenen Fahrzeugs. 

Für die Entgeltabrechnung darf pauschal von 15 Arbeitstagen im Monat ausgegangen werden. Diese Vereinfachungsregel spart Aufwand, falls es keine gegenteiligen Informationen wie beispielsweise regelmäßige Arbeit im Homeoffice gibt. Entscheidend ist im Zweifelsfall die klare Dokumentation der tatsächlichen Präsenztage im Büro. Dienstpläne, Zeiterfassungen oder Eigenangaben des Arbeitnehmers reichen in der Regel aus, um deren Anzahl festzustellen.

Fazit

Die neue Entfernungspauschale eröffnet Spielraum für eine attraktivere Gehaltsgestaltung. Bei geschickter Nutzung können neue Steuer- und SV-Vorteile gewährt werden, ohne Mehrkosten für den Arbeitgeber. Das Personalmanagement muss für eine frühzeitige technische und inhaltliche Umstellung sorgen, um aus dieser Gesetzesänderung einen echten Benefit zu machen.