ELStAM-Verfahren 2025: Alles zu den neuen Regelungen

Mit Wirkung zum 1. Januar 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) seine bisherigen Vorgaben zum Verfahren der Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) aktualisiert. Diese Änderungen betreffen insbesondere den Arbeitgeberwechsel, parallele Beschäftigungsverhältnisse und die Haftung des Arbeitgebers bei fehlerhaften oder nicht abgerufenen ELStAM-Daten. Dazu gibt es ein neues Schreiben des Bundesfinanzministeriums.

Was ist das ELStAM-Verfahren und welche Merkmale werden erfasst?

Das ELStAM-Verfahren ermöglicht es Arbeitgebern, die relevanten Lohnsteuerabzugsmerkmale ihrer Mitarbeiter elektronisch abzurufen und zu verwalten. Dazu zählen die Steuerklasse, die Anzahl der Kinderfreibeträge sowie Frei- und Hinzurechnungsbeträge. Zudem umfasst das Verfahren die Kirchensteuerabzugsmerkmale und ab dem Jahr 2026 auch die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung. 

So funktioniert das ELStAM-Verfahren bei SP_Data

Wichtige Änderungen im ELStAM-Verfahren für Arbeitgeber

Anmeldung und Verwaltung von ELStAM

Arbeitgeber müssen neue Mitarbeiter bei der Finanzverwaltung registrieren und deren ELStAM über „Mein ELSTER“ (www.elster.de) abrufen, wobei das Referenzdatum – meist das Eintrittsdatum – entscheidend ist. Wird dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt, ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt, erfolgt die Besteuerung nach Steuerklasse VI. Die monatliche Aktualisierung der ELStAM ist verpflichtend. Unterbleibt der Abruf, kann der Arbeitgeber haftbar gemacht werden. Für den Abruf sind die Steueridentifikationsnummer, das Geburtsdatum, der Beginn des Dienstverhältnisses, das Referenzdatum und die Angabe zum Dienstverhältnis erforderlich.

Haftung des Arbeitgebers für fehlerhafte oder fehlende ELStAM

Die Finanzverwaltung betont die Haftung des Arbeitgebers in folgenden Fällen:

• Der Mitarbeiter wurde nicht zur ELStAM-Datenbank angemeldet.
• Die Lohnsteuer wurde ohne elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale berechnet.
• Bei fehlerhaften ELStAM wurden voraussichtliche Werte länger als drei Monate verwendet.
• Eine unbeschränkt steuerpflichtige Person hatte keine Steuer-ID, und der Arbeitgeber wendete nicht Steuerklasse VI an.

In diesen Fällen haftet der Arbeitgeber in Höhe des Differenzbetrags zwischen der einbehaltenen und der tatsächlich abzuführenden Lohnsteuer, ggf. inkl. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag zur Steuerklasse VI.

Wohnsitzwechsel ins Ausland

Wenn ein Ehepartner ins Ausland zieht, wird für beide Ehegatten ab dem Folgejahr automatisch die Steuerklasse I festgelegt. Kehrt einer der Ehepartner zurück, erfolgt eine Rückstufung in Steuerklasse IV. Sowohl die Aufgabe des Wohnsitzes als auch die Wiederaufnahme müssen dem Finanzamt unverzüglich gemeldet werden.

Vorgehen bei technischen Störungen

Sollte ELStAM aufgrund technischer Probleme nicht abrufbar sein, dürfen Arbeitgeber bis zu drei Monate mit den zuletzt bekannten Daten arbeiten. Nach Ablauf dieser Frist ist eine Korrektur zwingend erforderlich. Diese Regelung gilt auch dann, wenn falsche ELStAM-Daten bereitgestellt wurden. Überschreiten die Probleme die Dreimonatsfrist, muss die Lohnsteuer zwingend nach Steuerklasse VI berechnet werden.

ELStAM bei Arbeitgeberwechsel

Bei einem Arbeitgeberwechsel ist der bisherige Arbeitgeber verpflichtet, das Dienstverhältnis unverzüglich bei der Finanzverwaltung abzumelden. Anschließend meldet der neue Arbeitgeber den Mitarbeiter an, woraufhin die Finanzverwaltung die ELStAM-Daten automatisch zuweist. Sollte sich ein Arbeitgeber fälschlicherweise als Hauptarbeitgeber registrieren, kann der vorherige Arbeitgeber durch eine erneute Anmeldung den Status zurückfordern. Eine Korrektur der Anmeldung muss jedoch innerhalb einer Frist von sechs Wochen erfolgen.

Abmeldung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Bei Austritt eines Mitarbeiters muss der Arbeitgeber ihn im ELStAM-Verfahren mit dem Austrittsdatum abmelden. Dies gilt sowohl für Haupt- als auch Nebenarbeitsverhältnisse.

Parallele Dienstverhältnisse

Wenn ein Mitarbeiter mehrere Arbeitgeber hat, muss er festlegen, welcher von ihnen als Hauptarbeitgeber gilt. Eine falsche Anmeldung kann dazu führen, dass zu viel oder zu wenig Lohnsteuer abgeführt wird, was wiederum Rückforderungen nach sich ziehen kann. 

Der neue Hauptarbeitgeber ist verpflichtet, die Anmeldung rückwirkend ab dem Referenzdatum vorzunehmen, während der bisherige Hauptarbeitgeber sich entsprechend als Nebenarbeitgeber neu registrieren muss. Sollte sich ein Arbeitgeber fälschlicherweise als Hauptarbeitgeber eingetragen haben, kann der tatsächlich vorgesehene Hauptarbeitgeber diese Anmeldung korrigieren. Eine rückwirkende Berichtigung der Anmeldung ist innerhalb einer Frist von sechs Wochen möglich.

Verfahren im Todesfall eines Mitarbeiters

Nach der Mitteilung des Sterbedatums durch die Meldebehörde werden die ELStAM-Daten des verstorbenen Mitarbeiters gesperrt. Die Lohnabrechnung für ausstehende Zahlungen muss auf die ELStAM des Erben umgestellt werden. Bei einer Fiskalerbschaft entfällt die Lohnsteuerpflicht.

Erweiterter Auskunftszeitraum für Mitarbeiter

Mitarbeiter können nun für bis zu 60 Monate (statt bisher 24 Monate) Auskunft über ihre ELStAM-Daten beim Finanzamt erhalten.

Fazit zum ELStAM-Verfahren

Die Neuerungen im ELStAM-Verfahren bringen für Arbeitgeber mehr Verantwortung, aber auch mehr Klarheit. Besonders wichtig sind die regelmäßige Aktualisierung der ELStAM-Daten, die korrekte Behandlung paralleler Dienstverhältnisse und die Einhaltung der Abmeldefristen. Durch eine rechtzeitige Umsetzung dieser Vorgaben lassen sich steuerliche Risiken minimieren und die Lohnabrechnung bleibt gesetzeskonform.