Digitalisierung mit Risiken und Nebenwirkungen

Seit dem 1. Januar 2026 erhalten Arbeitgeber die PKV-Beitragswerte ihrer privat krankenvollversicherten Beschäftigten über das ELStAM-Verfahren, zentral übermittelt vom Bundeszentralamt für Steuern. Dieses neue Digitalverfahren wirft allerdings zumindest in der Startphase einige Fragen auf.

Das neue Verfahren

Das neue Verfahren spielt sich elektronisch zwischen vier beteiligten Parteien ab.

Die privaten Krankenvollversicherer schicken die Beitragsdaten ihrer Versicherten an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Dieses spiegelt die Daten in das ELStAM-Verfahren und von dort kommen die Werte schließlich zu den Arbeitgebern.

Für Dich als Arbeitgeber gelten nur noch die ELStAM-Werte, und die sind verbindlich. Bei falschen Werten müssen Korrekturen über die Versicherer oder das Finanzamt erwirkt werden, die Lohnabrechnung selbst darf diese Daten nicht verändern.  

Holzauge, sei wachsam!

Das neue Verfahren versucht, zwei verschiedene Welten zu vereinigen, mit Risiken und Nebenwirkungen:

Für die lohnsteuerliche Beurteilung zählt nur die Person, die den Vertrag bei der privaten Krankenversicherung unterschrieben hat, also der Versicherungsnehmer.

Der Arbeitgeberzuschuss folgt einer anderen Logik. Hier zählt, ob die versicherte Person selbst ein Arbeitnehmer ist und die Voraussetzungen für den Zuschuss erfüllt.

ELStAM liefert allerdings nur Zahlen, keine Rechtsgrundlagen. Die Zuschussprüfung bleibt also komplett bei Dir als Arbeitgeber. Die automatisierten ELStAM-Werte sagen nicht aus, ob der Beitrag tatsächlich komplett zuschussfähig ist oder ob in den gemeldeten Beträgen nicht doch Bestandteile enthalten, die über den zuschussfähigen Basistarif hinausgehen. 

Trotzdem musst Du korrekt zuordnen und falsch gezahlte Zuschüsse vermeiden. Das bedeutet zumindest in der Startphase mehr Aufwand und mehr Rückfragen.

Drei typische Fehlerquellen

1. Gemeldeter Beitrag
   Viele Versicherungen melden den Gesamtbeitrag inklusive privater Zusatzbausteine wie Einzelzimmer oder Auslandsschutz. Wer das ungeprüft übernimmt, zahlt zu viel steuerfrei. Bei Prüfungen kann das teuer werden.

    

2. Die Sache mit der Rundung
   Das Bundeszentralamt rundet Beiträge automatisch auf volle Euro. Das führt bei mehreren Bestandteilen zu Ungenauigkeiten und damit zu Abweichungen in der Abrechnung.

    

3. Voller Datenschutz, kein steuerfreier Zuschuss
   Beschäftigte können der ELStAM-Übermittlung ihrer PKV-Beiträge widersprechen. In der Folge wird kein Beitrag über ELStAM gemeldet und Du darfst diesen Beschäftigten keinen steuerfreien Zuschuss zahlen. Damit steigt auch der Bruttolohn, eine ungute Brutto/Netto-Spirale wird in Gang gesetzt. 

 

Zwei Jahre Mischbetrieb

Eine Übergangsphase bis Ende 2027 macht die Sache abermals komplexer, denn die Versicherer können bei technischen Problemen bis dahin weiter per Papier melden. Und Auslandsversicherer bleiben ohnehin erstmal analog unterwegs. Du muss also für eine längere Zeit zwei Welten parallel managen.

Mehr Tempo, weniger Durchblick

ELStAM bringt Tempo, aber auf Kosten der Transparenz. Deshalb müssen nun die Prozesse angepasst und sauber dokumentiert werden, um rechtlich und finanziell auf der sicheren Seite zu bleiben.