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Die korrekte Abrechnung von Betriebsrentnern
Betriebsrentner sind weder aktive Mitarbeiter noch reine Leistungsempfänger der gesetzlichen Rente. Ihre Abrechnung bewegt sich im Schnittfeld von Steuerrecht, Sozialversicherung und betrieblicher Altersversorgung. Das ist kompliziert und ein maßgeblicher Grund für die häufigen Beanstandungen von Betriebsrentnern im Rahmen von Betriebsprüfungen.
Wer gilt als Betriebsrentner?
Als Betriebsrentner gilt, wer aus einem früheren Arbeitsverhältnis betriebliche Versorgungsbezüge erhält, etwa über eine Direktzusage, Unterstützungskasse oder in Form einer Kapitalleistung. Die sozialversicherungsrechtliche Definition ergibt sich aus dem Sozialgesetzbuch V (§ 229), das Betriebsrentengesetz bildet die arbeitsrechtliche Grundlage.
Entscheidend ist nicht die Höhe oder Form der Leistung, sondern der Bezug zur betrieblichen Altersversorgung. Es gelten somit spezielle Regelungen für die Bereiche Lohnsteuer und Sozialversicherung, auch bei einmaligen Zahlungen.
Lohnsteuer
Versorgungsbezüge unterliegen grundsätzlich der Lohnsteuer. Die Abrechnung erfolgt über ELStAM unter Zugriff auf die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Zusätzlich gilt der sogenannte Versorgungsfreibetrag (inklusive eines Zuschlags), dessen Höhe sich nach dem Jahr des Rentenbeginns richtet. Die steuerlichen Regelungen sind komplex, aber klar definiert in den Lohnsteuerrichtlinien.
Fehler entstehen häufig durch die pauschale Anwendung von Steuerklassen oder die falsche Einordnung der Versorgungsart. Eine saubere steuerliche Behandlung ist insbesondere bei Sonderzahlungen oder Kapitalabfindungen Pflicht.
Sozialversicherung
Die Beitragspflicht zur Krankenversicherung unterscheidet sich von jener zur Pflegeversicherung.
Krankenversicherung (KV)
In der gesetzlichen Krankenversicherung gilt für pflichtversicherte Betriebsrentner (KVdR) ein monatlicher Freibetrag von 197,75 € (2026). Nur der Betrag oberhalb dieses Freibetrags ist beitragspflichtig.
Der Freibetrag gilt allerdings nicht für freiwillig gesetzlich Versicherte, diese bezahlen ab dem ersten Euro den vollen KV-Beitrag.
Pflegeversicherung (PV)
In der Pflegeversicherung gibt es keinen Freibetrag, sondern eine Freigrenze von 197,75 €. Im Gegensatz zum Freibetrag wird bei der Überschreitung der Freigrenze ab dem ersten Euro der volle PV-Beitrag berechnet.
Zahlstellenmeldeverfahren
Die Beitragserhebung für Betriebsrenten erfolgt nicht über das in der Sozialversicherung übliche DEÜV-Verfahren, sondern über das Zahlstellenmeldeverfahren (gem. § 202 SGB).
Wenn Unternehmen Betriebsrenten bezahlen, brauchen Sie dafür eine Zahlstellennummer, die sie beim GKV-Spitzenverband beantragen können. Die Nummer beginnt mit den Ziffern 106–108 und besteht aus acht Ziffern.
To do´s für die Entgeltabrechnung
- Separate Meldeprozesse für Betriebsrentner einrichten
- Zahlstellennummer rechtzeitig beantragen (vor erster Rentenzahlung)
- Versorgungsbezüge mit Kennzeichen „VB ART = 5” (Betriebsrente) melden
- Bei Mehrfachbezug von Betriebsrenten entscheidet die Krankenkasse, wo der Freibetrag berücksichtigt wird
Typische Fehler in der Praxis
- KV-Freibetrag wird nicht berücksichtigt → Zu hohe Beiträge
- Freigrenze PV mit Freibetrag KV verwechselt → Falsche Berechnungsbasis
- DEÜV-Verfahren statt Zahlstellenverfahren → Meldungen kommen nicht an
- Fehlende Zahlstellennummer → Keine ordnungsgemäße Beitragsabführung möglich
- Versorgungsfreibetrag (Steuer) mit KV-Freibetrag (SV) verwechselt
- Kapitalabfindungen falsch behandelt → Steuerliche und SV-rechtliche Sonderregeln nicht beachtet
Checkliste für Payroll und HR
- Alle Betriebsrentner identifiziert und von aktiven Beschäftigten getrennt?
- Zahlstellennummer beantragt und in Software hinterlegt?
- Steuerliche Abrechnung über ELStAM mit korrektem Versorgungsfreibetrag?
- KV-Freibetrag 197,75 € (2026) für pflichtversicherte Betriebsrentner berücksichtigt?
- PV-Freigrenze 197,75 € beachtet (keine Beiträge darunter, volle Beiträge darüber)?
- Zahlstellenmeldungen korrekt abgegeben (nicht DEÜV)?
- Kinderlosenzuschlag PV geprüft und ggf. erhoben?
- Kapitalabfindungen gesondert geprüft (Steuer- und SV-Sonderregeln)?
- Dokumentation für Betriebsprüfungen vollständig (Lohnkonto, Zahlstellenmeldungen)?
- Prozesse klar definiert und Verantwortlichkeiten festgelegt?