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Das Zahlstellenmeldeverfahren
Sobald ein Unternehmen Versorgungsbezüge wie Betriebsrenten oder Pensionen auszahlt, wird es zur sogenannten Zahlstelle. Damit entstehen automatische Pflichten gegenüber der Krankenkasse. Das betrifft mehr Unternehmen, als vielen bewusst ist. Die Fehlerquote ist hoch.
Die gesetzliche Grundlage
Verfahrensgrundlage ist das Sozialgesetzbuch V (SGB V, § 202), konkretisiert wird das Ganze durch die Zahlstellenverfahrensverordnung. Erklärtes Ziel ist die sichere Erhebung und Abführung der Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung auf betriebliche Versorgungsbezüge. Die Rentenversicherung ist hiervon ausgenommen.
Wann wird ein Unternehmen zur Zahlstelle?
Sobald ein Unternehmen Versorgungsbezüge nach § 229 SGB V an ehemalige Beschäftigte auszahlt, wird es automatisch zur Zahlstelle für die gesetzliche Krankenversicherung.
§ 229 SGB V regelt, welche Versorgungsbezüge in der Krankenversicherung der Rentner als beitragspflichtige Einnahmen gelten. Danach sind das der Rente vergleichbare Zahlungen, die wegen Alters, verminderter Erwerbsfähigkeit oder zur Hinterbliebenenversorgung gezahlt werden, etwa Betriebsrenten, Pensionen oder bestimmte Kapitalleistungen aus der betrieblichen Altersversorgung. Diese Leistungen werden bei pflichtversicherten Rentnern zur Berechnung der Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung herangezogen.
Zahlt ein Unternehmen solche Versorgungsbezüge laufend oder einmalig an frühere Mitarbeiter, muss es beim GKV‑Spitzenverband eine eigene Zahlstellennummer beantragen; die technische Vergabe übernimmt die ITSG GmbH. Diese Zahlstellennummer dient dazu, die Zahlstelle im Melde- und Beitragsverfahren eindeutig zu identifizieren. Sie beginnt stets mit 106, 107 oder 108 und umfasst insgesamt acht Ziffern.
Meldepflichten und Beitragsabführung
Die Meldungen an die zuständige Krankenkasse erfolgen elektronisch, entweder über systemgeprüfte Entgeltprogramme oder maschinelle Ausfüllhilfen.
Beispiele für Meldeanlässe
- Beginn eines Versorgungsbezugs
- Ende eines Versorgungsbezugs
- Änderungen beim Zahlbetrag
- Statusänderungen des Versorgungsempfängers
Beitragspflicht - KV und PV unterscheiden sich
Die Beitragspflicht zur Krankenversicherung unterscheidet sich von jener zur Pflegeversicherung.
Krankenversicherung (KV)
In der gesetzlichen Krankenversicherung gilt für pflichtversicherte Betriebsrentner (KVdR) ein monatlicher Freibetrag von 197,75 € (2026). Nur der Betrag oberhalb dieses Freibetrags ist beitragspflichtig.
Hinweis: Der Freibetrag gilt nicht für freiwillig gesetzlich Versicherte, diese bezahlen ab dem ersten Euro den vollen KV-Beitrag.
Pflegeversicherung (PV)
In der Pflegeversicherung gibt es keinen Freibetrag, sondern eine Freigrenze von 197,75 €. Im Gegensatz zum Freibetrag wird bei der Überschreitung der Freigrenze ab dem ersten Euro der volle PV-Beitrag berechnet.
Hinweis: Die Beiträge trägt vollständig der Versorgungsempfänger. Die Zahlstelle behält diese bei der Auszahlung ein und führt sie direkt an die Krankenkasse ab.
Besonderheit: Kapitalleistungen
Bei einmaligen Kapitalleistungen (z. B. Auszahlung der gesamten betrieblichen Altersversorgung auf einmal) wird der Auszahlungsbetrag fiktiv auf 120 Monate verteilt. Das sorgt für Vergleichbarkeit mit laufenden Rentenzahlungen und verhindert, dass die Beitragsberechnung verzerrt wird.
Beispiel:
- Einmalige Kapitalzahlung: 90.000 €
- Fiktiver monatlicher Betrag: 76.000 € ÷ 120 = 750 € pro Monat
- Beitragspflichtig in der KV: 750 € – 197,75 € = 552,25 € (für 120 Monate)
- Beitragspflichtig in der PV: 750 € (für 120 Monate, kein Freibetrag)
Diese Regelung gilt unabhängig davon, ob die Kapitalleistung tatsächlich als Einmalzahlung oder in mehreren Raten ausgezahlt wird.
Mehrfachbezug von Betriebsrenten
Erhält ein Versorgungsempfänger mehrere Betriebsrenten (z. B. von verschiedenen ehemaligen Arbeitgebern), entscheidet die Krankenkasse, bei welchem Versorgungsbezug der Freibetrag berücksichtigt wird. Die Zahlstellen melden die Versorgungsbezüge, und die Krankenkasse teilt in der Rückmeldung mit, ob und in welcher Höhe der Freibetrag anzuwenden ist.
Typische Fehler in der Praxis
- Keine Zahlstellennummer beantragt → Meldungen nicht möglich, Bußgelder drohen
- Zahlstellenverfahren mit DEÜV verwechselt → Falsche Meldeformate, Daten kommen nicht an
- KV-Freibetrag nicht berücksichtigt → Zu hohe Beiträge, Rückforderungen durch Versorgungsempfänger
- Freigrenze PV mit Freibetrag KV verwechselt → Falsche Berechnungsbasis
- Kapitalleistungen falsch berechnet → 120-Monats-Regelung nicht angewendet
- Mehrfachbezug nicht gemeldet → Krankenkasse kann Freibetrag nicht korrekt zuordnen
- Änderungsmeldungen vergessen → Beiträge auf veraltetem Stand
Checkliste für Payroll und HR
- Zahlstellennummer beim GKV-Spitzenverband (ITSG) rechtzeitig beantragt?
- Systeme für elektronische Meldungen (Entgeltprogramm oder maschinelle Ausfüllhilfe) eingerichtet?
- Prozesse für Meldeanlässe (Beginn, Ende, Änderungen) definiert?
- KV-Freibetrag 197,75 € (2026) für pflichtversicherte Rentner im System hinterlegt?
- PV-Freigrenze 197,75 € (2026) beachtet: unterhalb keine Beiträge, ab 197,76 € volle Beiträge?
- Kapitalleistungen mit 120-Monats-Regelung korrekt berechnet?
- Mehrfachbezug von Betriebsrenten erkannt und gemeldet?
- Kinderlosenzuschlag in der Pflegeversicherung geprüft und ggf. erhoben?
- Rückmeldungen der Krankenkassen ausgewertet und in der Abrechnung berücksichtigt?
- Dokumentation für Betriebsprüfungen vollständig (Meldungen, Rückmeldungen, Berechnungsgrundlagen)?
- Verantwortlichkeiten klar geregelt (wer meldet, wer rechnet ab, wer prüft)?