A1-Bescheinigung: Pflichtnachweis mit weitreichenden Folgen

Die A1-Bescheinigung dient als sozialversicherungsrechtlicher Nachweis dafür, dass ein Mitarbeiter bei einem vorübergehenden beruflichen Aufenthalt im europäischen Ausland weiterhin ausschließlich dem Sozialversicherungssystem seines Heimatlandes unterliegt. Diese Regelung gilt für alle EU-Mitgliedstaaten, den Europäischen Wirtschaftsraum, die Schweiz sowie das Vereinigte Königreich. Sie betrifft nicht nur klassische Entsendungen, sondern auch kurzfristige Geschäftsreisen, Schulungen, Projektbesuche oder Montagen.

Elektronische Antragstellung seit 2025 verpflichtend

Seit dem 1. Januar 2025 muss die A1-Bescheinigung zwingend elektronisch beantragt werden. Der Antrag ist vor Beginn des Auslandseinsatzes zu stellen, eine nachträgliche Ausstellung ist grundsätzlich ausgeschlossen. In der Regel ist die gesetzliche Krankenkasse des Mitarbeiters zuständig. Ist dieser nicht gesetzlich versichert, fällt die Zuständigkeit an die Deutsche Rentenversicherung. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Antrag rechtzeitig einzureichen, der Mitarbeiter muss die Bescheinigung während des Auslandseinsatzes – in digitaler Form oder als Ausdruck – mit sich führen.

Rechtliche und finanzielle Risiken bei fehlendem Nachweis

Liegt die A1-Bescheinigung nicht vor, kann das für den betroffenen Mitarbeiter und das Unternehmen erhebliche Folgen haben. In einigen Ländern können Behörden die Arbeitsaufnahme untersagen oder sogar die Einreise verweigern. Zudem drohen in mehreren Staaten – unter anderem in Frankreich, Österreich oder Belgien – empfindliche Bußgelder in Höhe von mehreren tausend Euro. Auch rückwirkende Beitragsforderungen und Säumniszuschläge sind möglich, wenn das lokale Sozialversicherungsrecht automatisch zur Anwendung kommt.

Handlungsbedarf für HR und Payroll

Unternehmen sind gut beraten, das A1-Verfahren fest in ihre HR- und Payroll-Prozesse zu integrieren. Die Anträge müssen rechtzeitig gestellt werden, auch bei kurzfristigen Reisen sollte dies mehrere Tage im Voraus erfolgen. Die reisenden Beschäftigten müssen den Nachweis zwingend mitführen und auf Verlangen vorlegen. Darüber hinaus sollten alle A1-Bescheinigungen und zugehörige Entsendeunterlagen zentral archiviert und jederzeit abrufbar sein.

Digitale Zukunft mit der EUDI-Wallet

Mit der geplanten Einführung der European Digital Identity Wallet (EUDI-Wallet) will die EU eine digitale Plattform schaffen, auf der Bürger und Unternehmen offizielle Nachweise wie Personalausweise, Führerscheine oder Ausbildungszertifikate sicher speichern und vorzeigen können. Die EUDI-Wallet soll bis spätestens 2026 flächendeckend zur Verfügung stehen. Für die A1-Bescheinigung bedeutet das vorerst keine Veränderung: Sie bleibt ein eigenständiges Dokument und wird nicht durch die Wallet ersetzt. Perspektivisch könnte sie jedoch Bestandteil dieser digitalen Lösung werden, was die Abläufe bei Grenzübertritten oder Kontrollen im Ausland erleichtern würde. Bis dahin bleibt der A1-Nachweis weiterhin in seiner bisherigen Form verpflichtend.

Fazit

Die A1-Bescheinigung bleibt ein zentrales Dokument für rechtssichere Auslandseinsätze. Wer sie vernachlässigt, riskiert erhebliche Sanktionen und bürokratische Belastungen. Unternehmen sollten daher ihre Prozesse entsprechend ausrichten, digitale Verfahren aktiv nutzen und die weitere Entwicklung rund um die EUDI-Wallet aufmerksam beobachten.