Fahrtkostenzuschuss
Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Leistung, die zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart wird, um pendelnde Arbeitnehmer finanziell zu entlasten. Unterschieden wird seit 2019 zwischen dem Fahrtkostenersatz bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel und dem Fahrtkostenersatz für übrige Fahrzeuge wie dem eigenen PKW. Ziel des Zuschusses ist es, die Aufwendungen für den Arbeitsweg teilweise oder vollständig auszugleichen und damit die Mobilität der Beschäftigten zu fördern. Die Höhe des Fahrtkostenzuschusses kann individuell vereinbart werden und hängt häufig von Entfernung, Verkehrsmittel, Anzahl der Arbeitstage oder den Unternehmensrichtlinien ab.
Für Arbeitnehmer bedeutet der Zuschuss eine direkte finanzielle Entlastung, insbesondere bei langen Pendelstrecken oder teuren Tickets für öffentliche Verkehrsmittel. Für Arbeitgeber bietet die freiwillige Leistung zudem einen Anreiz zur Mitarbeiterbindung und kann als betriebliches Sozialleistungselement genutzt werden.
Steuerliche Regelungen
Seit Januar 2019 sind Arbeitgeberleistungen im Zusammenhang mit der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel wieder steuerfrei. Die übrigen Fahrtkostenzuschüsse gelten weiterhin als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Dieser kann vom Arbeitgeber bis zur Höhe der Entfernungspauschale pauschal mit 15 Prozent Lohnsteuer versteuert werden. Die Steuerfreiheit gilt auch für Barzuschüsse oder Job-Tickets, sofern sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Alternativ können Arbeitgeberleistungen im öffentlichen Nahverkehr pauschal mit 25 % besteuert werden, wenn die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit nicht erfüllt sind. Taxi-Fahrten oder Zuschüsse für private Pkw bleiben grundsätzlich steuerpflichtig, können aber ebenfalls pauschal mit 15 % besteuert werden.
Wie wird der Fahrtkostenzuschuss beantragt?
In der Regel muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Pendelstrecke und das genutzte Verkehrsmittel mitteilen. Häufig werden entsprechende Formulare bereitgestellt, die der Arbeitnehmer ausfüllen und mit Belegen (z. B. Fahrkarten) ergänzen muss. Arbeitgeber können zusätzlich spezifische Richtlinien festlegen.
Es ist üblich, dass der Fahrtkostenzuschuss monatlich oder quartalsweise beantragt wird, damit die Zahlungen regelmäßig über die Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden können. Manche Unternehmen bieten auch die Möglichkeit, den Zuschuss automatisch über ein Abrechnungssystem zu berechnen, sobald die erforderlichen Daten hinterlegt sind.
Für Arbeitnehmer ist es wichtig, alle Nachweise sorgfältig aufzubewahren, da diese für die ordnungsgemäße Abrechnung und gegebenenfalls für steuerliche Prüfungen notwendig sein können. Der Antrag selbst stellt keine bindende Zusage dar. Der Arbeitgeber entscheidet über die Gewährung und Höhe des Zuschusses im Rahmen der vereinbarten Richtlinien oder tariflichen Vorgaben.