Das rote Kreuz auf weißem Grund ist bekannt wie kaum ein anderes Zeichen. Es steht weltweit als Symbol der Menschlichkeit und Hilfe. Die Einsatzgebiete des Deutschen Roten Kreuzes (DRK) reichen von lokalen Angeboten bis hin zu globalen Katastrophen. Dabei obliegt dem DRK sowohl die Aufgabe der „nationalen Hilfsgesellschaft“ aber auch die vielfältigen Aufgaben als Spitzenverband der freien Wohlfahrtspflege. Als föderaler Verband ist das DRK neben dem Bundesverband in Landes und Kreisverbände sowie in Ortsvereine gegliedert.
WIR HELFEN GERNE
Seit über 150 Jahren ist der Auftrag des Deutschen Roten Kreuzes, Leben und Gesundheit von Menschen zu schützen, menschliches Leiden unter allen Umständen zu verhindern oder zu lindern. Im Kreisverband Bielefeld geschieht dies durch ein komplexes Hilfeleistungssystem für Notfälle, ambulante Dienste und die breit gefächerte Kinder-, Jugend- und Seniorenarbeit. 900 Mitarbeiter engagieren sich unter dem Motto „Wir helfen gerne“ in Kindertagesstätten, beim Behindertenfahrdienst, in Pflegewohngruppen für Demenzerkrankte und in Migrationsprojekten. „Wir arbeiten nicht nur mit dem TVöD, sondern auch mit Schichtmodellen unterschiedlichster Art und aufwandsentschädigten ehrenamtlich Mitwirkenden“, erläutert die Geschäftsführung. „Das gestaltet unsere Abrechnungen sehr kompliziert, stellt aber mit der SP_Data-Abrechnungssoftware kein Problem dar.“
OPTIMIERTE PROZESSE
„Geschäftsführung und Leitungskräfte benötigen transparente Informationen zur Steuerung der verschiedenen Fachbereiche“, erklärt der DRK Kreisverband Bielefeld e.V. Die Häufigkeit von Datenabfragen ist beim DRK Bielefeld groß und die Sicherheit im Eintrag und im Nachweis muss garantiert sein. „Mit dem SP_Data-System ist das gegeben.“ Aber auch die tägliche Arbeit verbesserte sich durch das Programm: „Wir nutzten die Einführung, um unsere Abläufe im Personalbereich neu zu bewerten und deutlich zu straffen. Wir hinterfragten genau, wer muss wem welche Informationen wann geben und wie unterstützt das System dies. Verantwortlichkeiten wurden neu verteilt und Prozesse standardisiert. Die Abläufe wurden deutlich transparenter. Das steigerte die Zufriedenheit und führte zu einer verbesserten Kommunikation zwischen den verschiedenen Fachbereichen.“
ERLEICHTERTE ARBEIT
Im Gegensatz zu früher erhalten jetzt Leitungskräfte regelmäßig Berichte über den Status ihres Bereichs. Die Kontrolle von Stundenkontingenten ist zum Beispiel so mühelos möglich. Auch spezielle Auswertungen können auf Wunsch schnell erstellt und in Excel zur Verfügung gestellt werden. Für viele Fälle hält das Programm Standardabfragen bereit. Für individuelle Bedürfnisse generiert das Team eigene Abfragen. „Eine weitere, sehr deutliche Arbeitserleichterung ist der Umgang mit Verträgen“, ergänzt das DRK. „Dazu sind verschiedene Arbeitsvertragsarten als Serienbrief im System angelegt. Tritt ein neuer Mitarbeiter ein, wählen wir den passenden Vertrag aus einer Liste aus. Die Personendaten trägt das System automatisch aus den Stammdaten ein und druckt den Vertrag mit allen Anlagen ohne den Umweg über Word aus. Die Zeitersparnis ist ein wichtiger Faktor gerade auch im Hinblick auf den Fachkräftemangel im Bereich der häuslichen Pflege oder der Kindertagesstättenarbeit.“
BESSERE KOMMUNIKATION
Urlaube werden über das Mitarbeiterportal beantragt und genehmigt. Auch hier übernimmt das System automatisch die Daten aus dem Stammsatz. Vorgesetzte erkennen schon bei der Antragstellung, ob ein Vertreter eingesetzt ist. Buchungen und Stornierungen werden nachvollziehbar gespeichert und die Mitarbeitenden haben immer eine aktuelle Urlaubsübersicht. Im nächsten Schritt werden den Beschäftigten die Gehaltsabrechnungen zur Einsicht bereitgestellt. Ein weiterer Schritt zur besseren Kommunikation und zur Arbeitserleichterung.
SERVICE FÜR DAS UNTERNEHMEN
„Die Unterstützung von SP_Data in der Einführungsphase aber auch darüber hinaus war einfach Klasse“, kommentiert die Geschäftsführung. „Unser Eindruck beim ersten Gespräch hat sich voll bestätigt: Wir können gut miteinander.“