Personalabrechnung

Personalabrechnung

Mit wenigen Klicks zur Personalabrechnung

Steigende gesetzliche Anforderungen, viele unterschiedliche Tarifverträge und spezifische Betriebsvereinbarungen bestimmen die Arbeit Ihrer Personalabteilung. Der Wunsch nach einer automatisierten Personalabrechnung war nie größer. 

Schützen Sie Ihre wertvollen Kapazitäten vor den täglichen Datenmassen und erstellen Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen rechtskonform, pünktlich, fehlerfrei. Durch Automatisierung schaffen Sie sich neue Freiräume – und das mit wenigen Klicks.

Ihre Vorteile

  • Leichte Bedienbarkeit
    Intuitive Abrechnungs-Software mit individualisierbarer Oberfläche

  • Flexibilität
    Anpassung an die gegebenen Systeme

  • Effizienz
    Kostenhochrechnung und Stellenplanung
  • Zuverlässigkeit
    Technologie und gesetzliche Vorgaben immer auf dem neuesten Stand

  • Hohe Funktionalität
    Komplettlösung durch erweiterbare Module

  • Protokollierung
    Eingaben und gestartete Prozessen flexibel filtern und auswerten

Sobald Ihre neue Personalabrechnungs-Software eingeführt worden ist, erleichtern Ihnen routinierte Abläufe und die komfortable und schnelle Erfassung von Daten den Arbeitsalltag. Halten Sie sich zudem die Möglichkeit offen, weitere Module wie z. B. das Mitarbeiterportal und die mobile Lösung  zu integrieren. So stellen Sie sich für die Zukunft optimal auf.

Bei SP_Data finden Sie ein Zusammenspiel aus innovativer Technologie, kurzen Prozessen und Menschen, mit denen das Arbeiten Spaß macht. Sprechen Sie uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch an. 

Personalabrechnung mit SP_Data:

 

Digitale Personalakte

Zum papierlosen Büro

Mit der SP_Data Personalabrechnung und SP_Data Personalzeitwirtschaft archivieren Sie Arbeitsverträge, Verdienstabrechnungen, Zeitnachweise oder Bescheinigungen in der Personalakte des Mitarbeiters. Mitarbeiter und Vorgesetzte können im Rahmen ihrer Berechtigungen im Mitarbeiterportal darauf zugreifen. Alternativ können die Dokumente per E-Mail versendet werden.

Meldungen und Bescheinigungen

Software, die mitdenkt: Bescheinigungswesen

Mit dem Modul Bescheinigungswesen verwalten, erstellen und drucken Sie Bescheinigungen direkt aus dem Mitarbeiterstammblatt. Das handschriftliche Ausfüllen von Bescheinigungsvorlagen gehört somit der Vergangenheit an.

Dazu gehören zum Beispiel:

Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV), Lohnsteuerbescheinigung (LStB), Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM), Entgeltersatzleistung (EEL), Meldeverfahren nach dem Aufwandsausgleichsgesetz (AAG), Zahlstellen-Meldeverfahren (ZMV), Zusatzversorgungskassen (ZVK).

Auch die Anforderungen zur A1-Bescheinigung bei Auslandsentsendungen setzen Sie in wenigen Klicks um. Erfahren Sie mehr über unser A1-Modul.

Komplexe Sachverhalte

Altersteilzeit, Kurzarbeit, Ausgleichsabgabe, Mutterschutz

Die Abrechnung gemäß dem Altersteilzeitgesetz wird über das Altersteilzeitmodul gesteuert. SP_Data Personalabrechnung beherrscht die Berechnung der Altersteilzeit nach altem und neuem Recht. Um den speziellen Anforderungen der Tarifverträge bzw. Betriebsvereinbarungen zu entsprechen, können abweichende Aufstockungs- und Mindestnettobeträge eingegeben werden – ergänzend zur gesetzlichen Regelung.

Integriert ist ebenfalls das Kurzarbeitergeld nach Leistungssatz I und II, die automatische Ermittlung des Differenzbetrags von Soll- und Ist-Entgelt und die Berechnung individueller Mehrzahlungs- oder Aufstockungsbeträge. Fehlgründe wie z. B. Kurzarbeitergeld im Krankheitsfall fließen in die Berechnung ein. Die Abrechnungslisten und Anträge für die Arbeitsagentur werden programmseitig erstellt.

Die Software IW-Elan unterstützt Sie bei der Berechnung der Ausgleichsabgabe und der Erstellung der Anzeige nach § 80 Abs. 2 SGB IX. Über IW-ELAN Schnittstelle werden Angaben zur Betriebsstätte, monatliche Beschäftigtenzahlen sowie die Daten der beschäftigten Schwerbehinderten übermittelt.

Auch der Mutterschutz ist einfach in der SP_Data Personalabrechnung zu steuern.

Reporting

Auswertungen ziehen

Alle im System hinterlegten Mitarbeiterdaten können individuell mit dem Abfragegenerator kombiniert und ausgewertet werden. In wenigen Schritten werten Sie Provisionszahlungen aus, durchschnittlich geleistete Überstunden, die Altersstruktur und Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter.

Mit dem Modul bieten Sie Ihrer Finanzbuchhaltung eine leistungsstarke Unterstützung. Eine einfache Handhabung ermöglicht die Splittung von Buchungsdaten bis auf die Mitarbeiter- und Lohnarten-Ebene. Sie bestimmen den Grad der Transparenz und die Sortierkriterien.

Und wer noch mehr möchte:

Controlling mit dem Analyse Cockpit

Mit dem SP_Data Analyse Cockpit können Sie noch umfangreichere Ad-hoc-Auswertungen auf Datenbasis der SP_Data Personalabrechnung und SP_Data Personalzeitwirtschaft erstellen. Daten können aus unterschiedlichen Perspektiven und Detailstufen betrachtet werden, wie z. B. Personalkosten, Fehlzeiten, Zeitkonten und die Demographie Ihrer Mitarbeiter lassen sich anhand von weiteren Dimensionen wie Kostenstelle, Betriebsstätte und Zeitraum mehrdimensional analysieren.

Mit Hilfe von einfachen Drag & Drop-Operationen kann der Benutzer beliebige Auf- und Einsichten erreichen. Sortier- und Filterkriterien lassen sich individuell in den ausgewählten Datenfeldern hinterlegen. Das Ergebnis wird als Pivot-Tabelle dargestellt und kann jederzeit an Microsoft Excel übergeben werden. Die Analyseergebnisse lassen sich durch einfaches Aufklappen und Zuklappen der Gruppierungselemente schrittweise verfeinern bzw. verdichten. Mit dem Analyse Cockpit steht ein leistungsfähiges Werkzeug für flexible, interaktive und mehrdimensionale Auswertung zur Verfügung.

Buchungsstapel

Standardprozesse automatisieren

Wiederkehrende Themen wie z. B. Provisionen, Reisekosten und Überstunden können in standardisierten Masken erfasst werden, die bereits die betreffenden Mitarbeiter, Lohnarten und Kostenstellen enthalten. Der Buchungsstapel kann ebenfalls als Erfassungsprogramm für externe Bearbeiter genutzt werden, die keinen vollständigen Zugriff auf die SP_Data Personalabrechnung erhalten sollen. Durch unterschiedliche Rechte für das Erfassen und Verbuchen lässt sich das 4-Augen-Prinzip abbilden.

Betriebsprüfung einfach halten

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (EUBP)

Im Rahmen des euBP-Verfahrens (Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung) haben Arbeitgeber die Möglichkeit, die für die Prüfung relevanten Daten direkt aus der SP_Data Personalabrechnung elektronisch an den zuständigen Rentenversicherungsträger zu übermitteln. Die Betriebsprüfung wird mit den gelieferten Daten unterstützt und der Aufwand einer herkömmlichen Betriebsprüfung wird deutlich verringert. Die Bereithaltung umfangreicher Unterlagen in Papierform entfällt und die Prüfdauer vor Ort verkürzt sich immens.

Stapelverarbeitung

Keine Wartezeiten am Arbeitsplatzrechner

Die Stapelverarbeitung lagert zeitintensive Prozesse aus. Die Personalabteilung kann nach Start des Prozesses weiter in der SP_Data Personalabrechnung arbeiten, Wartezeiten auf dem Arbeitsplatzrechner werden vermieden. Die Prozessauslagerungen werden durch den Anwender selbst definiert, z. B. Erstellung der Verdienstabrechnung, Monatsabschluss und Zahlungsverkehr im Hintergrund.

Reisekosten

Einfache Abrechnung der Reisekosten

Die Verwaltung der Reise- und Bewirtungskosten: Das Portal ist speziell auf firmenbezogene Zahlungsprogramme wie Kredit-, oder Tankkarten und zentrale Rechnungslegung zugeschnitten. Ausgaben lassen sich zusammenführen, verwalten und abschließend an die SP_Data Personalabrechnung übergeben - auch mittels App. Die Erstattung der Reisekosten erfolgt automatisiert über das Abrechnungssystem. Die steuerlichen Pauschalen und Währungsumrechnungskurse werden automatisch für Sie gepflegt. Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten nach Projekten, Kostenstellen, Kostenträgern usw. runden die Leistungsfähigkeit des SP_Data Reisekostenportals ab.

Betriebliche Altersvorsorge

Zentral pflegen und bearbeiten

Mit dem bAV-Modul können die verschiedenen Durchführungswege automatisiert werden, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer im Rahmen der Altersvorsorge zugesagt hat. Fachspezifische Fragen, wie die nach der Verknüpfung des §3 Nr. 63 Altzusage - §40b , Ausschöpfung der Pauschalsteuer können im Modul bearbeitet und abgebildet werden. Das Modul stellt alle Vertragsmöglichkeiten innerhalb der bAV zur Verfügung. Die Vertragstypen werden seitens SP_Data gewartet und aktualisiert. Die einzelnen Vertragstypen können Institutionen zugewiesen werden. Diese Institutionen, über die die Altersvorsorgeverträge laufen, lassen sich zentral anlegen und pflegen. Vorkonfigurierten Lohnarten stellen sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben aus Steuer und Sozialversicherung berücksichtigt werden. Eine Aktualisierung dieser Lohnarten erfolgt bequem über den Online-Service.

DSGVO / Security Modul

Datensicherheit steht ganz oben

Das SP_Data Security Modul unterstützt Sie bei der Einhaltung von Dokumentations-, Informations- und Löschpflichten sowie bei der Gewährleistung der Betroffenenrechte und bietet zudem technisch organisatorische Maßnahmen für eine sichere Verarbeitung der Daten im Rahmen der DSGVO. Unterstützt wird das Modul von der SP_Data Personalabrechnung, -management und –zeitwirtschaft sowie dem Mitarbeiterportal. Dabei wird ein Feldkatalog mit über 500 Einträgen zur Verfügung gestellt, der alle Rechtsgrundlagen und Zwecke für gesetzlich erforderliche Daten enthält (z.B. Arbeitsvertrag oder Verdienstabrechnung). Für nicht gesetzlich erforderliche Daten, wie z.B. der privaten Telefonnummer des Mitarbeiters, können Zweck und Rechtsgrundlage selbst hinterlegt werden. Durch Aushändigung des Datenschutzkataloges kommt der Arbeitgeber seiner Informationspflicht gegenüber dem Mitarbeiter nach. Durch eine komfortable Exportfunktion im Personalstamm sind Sie in der Lage, dem Mitarbeiter die zu ihm gespeicherten Daten auszuhändigen. In Kombination mit der Digitalen Personalakte haben Sie die Möglichkeit, die Einhaltung von Löschfristen für gespeicherte Daten (z.B. Krankenscheine, Abmahnungen etc.) automatisch vorzunehmen. Durch eine individuelle, optionale Löschsperre können Sie außerdem vermeiden, dass z. B. eine Abmahnung nach zwei Jahren automatisch gelöscht wird, wenn diese für einen laufenden Arbeitsgerichtsprozess noch zur Verfügung stehen soll. Die Lösung bietet weiterhin die Möglichkeit, SP_Data Produkte mit einer verschlüsselten Kommunikation abzusichern. Client und Server kommunizieren dabei über eine verschlüsselte Datenbankverbindung, die nicht innerhalb des Netzes abgefangen werden kann.

Ressourcenverwaltung

Sachmittel und Zuweisungen managen

Verwalten Sie Sachmittel, Seminare, Qualifikationen und Zertifizierungen effizient und flexibel. In der Ressourcenverwaltung werden firmenspezifische Ausprägungen hinterlegt wie z. B. Mobilnummer, Vertragslaufzeit, Gerätetyp und der Eigenanteil für private Nutzung dienstlicher Mobiltelefone. Ändert sich die Höhe des Eigenanteils, bedarf es einer einmaligen Eingabe des neuen Wertes. In der nächsten Abrechnungsperiode wird der veränderte Beitrag automatisch für jeden Mitarbeiter – auch rückwirkend – berücksichtigt. Bei der Zuweisung eines Firmen-PKW zu einem Mitarbeiter muss lediglich die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte hinterlegt werden. Die SP_Data Personalabrechnung weist dem Mitarbeiter automatisch die Lohnarten für die korrekte Ermittlung des geldwerten Vorteils zu.

Fachartikel

Konsequente Digitalisierung für HR-Arbeit

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