Mitarbeiterportal

Das SP_Data Mitarbeiterportal (SP_Data MP) ist die Lösung für einen effizienten Employee Self Service (ESS) – eine auf .NET basierte Ergänzung zur SP_Data Personalabrechnung, dem SP_Data Personalmanagement und der SP_Data Personalzeitwirtschaft. Auf einer gemeinsamen Datenbank basierend, stellt es die Erreichbarkeit der Personalabteilung auch außerhalb von Geschäfts- und Arbeitszeiten sicher. Der Mitarbeiter hat Zugriff auf seinen Kalender oder Abteilungskalender und kann bequem von Bildschirm aus einen Antrag, z. B. für Urlaub oder Gleitzeit einreichen.

Im Workflow kann definiert werden, ob ein Vertreter als erstes Zustimmen muss, bevor der Antrag beim Vorgesetzen zur Genehmigung angezeigt wird. 
Aktuelle Salden können jederzeit abgerufen werden und in Kombination mit der SP_Data Personalzeitwirtschaft steht auch eine Bildschirmbuchung zur Verfügung. 
 

Auf einen Blick

  • Employee Self Service basierend auf SP_Data PA, PM und / oder PZ
  • Kalendarische Übersichten über An- und Abwesenheiten
  • Persönlicher Kalender
  • Abteilungskalender
  • Workflowbasiertes Antrags- und Genehmigungsverfahren
  • Digitale Visitenkarten
  • Saldenüberblick
  • Fehlzeitensperren
  • Stammdatenbearbeitung
  • Frei definierbare Startseite
  • Definition von E-Mail Templates
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Weitere Module für das Mitarbeiterportal

Korrekturbearbeitung

Über die Korrekturbearbeitung erhalten Anwender des SP_Data MP die Möglichkeit, Korrekturen für eigene fehlende und fehlerhafte Zeit-Buchungen selbständig vorzubereiten und deren Freigabe abschließend über einen Genehmigungsworkflow beim Sachvorgesetzten zu beantragen. Genehmigte Korrekturen fließen in die Zeitberechnung ein und wirken sich – sofern gewünscht – auf die Entgeltabrechnung aus. Die Entbindung der Personalsachbearbeiter vom reinen Bereinigungsprozess bewirkt zugleich eine Entlastung dieser, da der manuelle Pflege-aufwand sinkt. Zugleich ermöglicht ein tiefgreifendes Rollenkonzept, dass Personalsachbearbeiter Korrekturen für rechtlich zugewiesene Mitarbeiter vornehmen können.

Anbindung Bildschirmbuchung

Erfassen Sie Kommen- und Gehen-Buchungen direkt über das Softwareterminal* des SP_Data Mitarbeiterportals und sparen Sie Hardwarekosten für Terminal und Transponder. 
Je nach Konfiguration lassen sich ergänzende Gründe für die jeweilige Buchung auswählen, die als Zusatzinformation im SP_Data Softpanel** dargestellt werden (z. B. Gehen mit Grund: Arztbesuch, Meeting).

*  Voraussetzung Modul Bildschirmbuchung in der SP_Data Personalzeitwirtschaft
** Modul Softpanel erforderlich

Manuelle Verwaltung

Mehrarbeitsfreigabe

Über die Mehrarbeitsfreigabe des SP_Data MP können Mitarbeiter die Freigabe von (vom System) nicht gewerteten Anwesenheitszeiten, wie z. B. über die Sollstunden des Tagesplans hinausgehende, geleistete Arbeitszeiten, online beantragen. Die über einen Genehmigungsworkflow freigegebenen Anträge bewirken eine automatische Gutschrift der Mehrarbeitszeiten auf den jeweiligen Tag, wodurch z. B. Zuschlagsberechnungen aus-gelöst werden können.

Zeiten bearbeiten

Je nach Benutzerrollenzugehörigkeit lassen sich die eigenen gebuchten Zeiten - und/oder jene Zeiten ausgewählter Mitarbeiter – nachträglich ändern, löschen und wie-derherstellen. Zudem können neue Buchun-gen eingefügt und Abwesenheiten erfasst werden.

Lohnartenerfassung

Lohnarten und Stunden können außerhalb der Personalabrechnung online erfasst und freigegeben werden.
Die Lohnartenerfassung des SP_Data MP entspricht einem digitalen Stundenzettel, der einfach zu handhaben und schnittstellenfrei mittels Genehmigungsworkflow in die SP_Data PA einfließt. Welche Lohnarten über das SP_Data Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt werden, kann individuell festgelegt werden. Je nach Lohnartendefinition und -auswahl stehen dem Mitarbeiter ausschließlich Lohnartenfelder zur Verfügung, die für eine korrekte Beantragung sinnvoll sind (Tag, Anzahl, Betrag, Prozent, Wert, Kostenstelle, Kostenträger). Die Eingabe erfolgt durch den Mitarbeiter, diese wir im Anschluss ggf. mit Werten vervollständig und innerhalb eines workflowbasierten Freigabeantrags übermittelt. Erst mit der erfolgreichen Online-Genehmigung des Vorgesetzten werden die Werte an die SP_Data Personalabrechnung übergeben.

Projektumbuchung

Mit der Projektumbuchung lassen sich, je nach Benutzerrollenzugehörigkeit, die persönlich geleisteten IST-Stunden – und/oder jene Stunden ausgewählter Mitarbeiter – nachträglich auf einzelne Projekte aufteilen und verbuchen. Die  Aufgliederung der Stunden ist projektbezogen (ohne Kostenstellen- und Tätigkeitszuweisung). Beispiel:
Die am Vortag via Kommen- und Gehenbuchung erfasste IST-Zeit in Höhe von 8 Stunden wird nachträglich auf die Projekte A (2 Std.), B (4,5 Std.) und C (1,5 Std.) aufgeteilt.
Um Projektzuweisungen im SP_Data Mitarbeiterportal vornehmen zu können, ist das Vorhandensein des SP_Data PZ Moduls „Projektzeiterfassung“ Voraussetzung.

Vorplanung

Über die Vorplanung des SP_Data MP kann eine vom Tages-/Schichtplan abweichende Arbeits-zeit (von/bis) mitsamt Pausenzeit (von/bis) eingebucht werden. Das Besondere ist, dass der grundsätzliche Tagesplan dabei weder in seiner Grundeinstellung (z. B. Sollzeit) verändert, noch ein neuer Tagesplan hinterlegt wird. Der bestehende Plan selektierter Mitarbeiter erhält für einen ausgewählten Zeitraum eine abweichende Bewertungsgrundlage

Anbindung Softpanel

Mit dem Softpanel innerhalb des SP_Data Mitarbeiterportals erhalten Sie auch ohne direkten Zugriff auf die SP_Data Personalzeitwirtschaft eine browserbasierte Übersicht über den Anwesenheitsstatus Ihrer Mitarbeiter.
Auf Basis eines hinterlegten Rechtekonzepts können Anwesenheiten, erwartete Anwesenheiten, Abwesenheiten und zusätzliche Details wie z. B. Kontaktdaten, Salden und Buchungsdaten ausgewählter Mitarbeiter eingesehen werden.
* Voraussetzung ist in der SP_Data Personalzeitwirtschaft das Modul Softpanel
 

Mehrsprachenfähigkeit

Mithilfe der Sprachoption kann sich der SP_Data MP Anwender seine persönliche Benutzeroberfläche in Echtzeit auf Deutsch (Deutschland, Liechtenstein, Luxemburg, Österreich, Schweiz) oder Englisch (Großbritannien, Irland, USA) einstellen. Datum und Uhrzeit wird ebenfalls angepasst. Weitere Sprachen auf Anfrage.

Touch-Terminal

Das Touch-Terminal gibt dem SP_Data Mitarbeiterportal eine neue und  speziell auf touch-gesteuerte Industrie-PCs abgestimmte Oberfläche. 
Für das Industrieumfeld und die Handhabung mit Handschuhen optimiert, stehen dem Anwender – je nach freigeschaltetem Lizenzumfang sowie Rollenzugehörigkeit – die weitreichenden Funktionen des SP_Data Mitarbeiterportals in einer besonders klar gehaltenen Prozessdarstellung zur Verfügung, sodass selbst komplexere Beantragungsprozesse sehr anwender-freundlich und intuitiv abgebildet werden.

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