HRM-Archiv

Das Modul HRM-Archiv bietet Ihnen in den Lösungen Personalabrechnung, Personalzeitwirtschaft, Mitarbeiterportal und HR eine zentrale und sichere Ablage für die Dokumente Ihrer digitalen Personalakten (nicht als Stand-Alone verfügbar). Das HRM-Archiv ist für eine revisionssichere Ablage nach IDW PS880 zertifiziert und kann auch von Drittlösungen genutzt werden.

Die sichere Aufbewahrung von Personaldokumenten ist aufgrund der zunehmenden Bedeutung des Datenschutzes eine wichtige Aufgabe der Personalabteilung.

Auf einen Blick

Zentrale verschlüsselte Ablage von Dokumenten
Für SP_Data Lösungen und Drittlösungen
Zertifizierte Revisionssicherheit
Serverseitiges Protokoll
Versionierung

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Personalakte für SP_Data Lösungen und Drittlösungen

Die notwendigen Angaben zur Verschlagwortung der Dokumente werden vom HRM-Archiv zentral verwaltet. Durch die Verwendung des CMIS-Standards können außer den SP_Data Lösungen auch Drittsysteme Dokumente im HRM-Archiv ablegen und von dort abrufen.

Um die Prozesse im Dokumentenmanagement abzurunden, können mit dem DSGVO Modul Löschfristen je Dokumententyp definiert werden. Dadurch ist sichergestellt, dass Ihre Personalakte die Anforderungen der DSGVO erfüllt.

Beim Abspielen des Videos werden Ihre IP-Nummer, Geräteinformationen, Referrer und Zeitstempel an Google Ireland Limited (nachfolgend "Google") übermittelt und ein Cookie gesetzt. Diese Daten kann Google auch zur Analyse des Nutzungsverhaltens zu Marktforschungs- und Marketing-Zwecken dienen. Ein Zugriff auf diese Daten aus oder eine Speicherung in Staaten mit einem im Vergleich zur EU abweichenden Datenschutzniveau ist nicht ausgeschlossen. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung

Zentrale verschlüsselte Ablage von Dokumenten

Automatisch oder manuell erzeugte Dokumente werden in dem verschlüsselten HRM-Archiv auf Ihrem Server abgelegt. Diese Dokumente stehen berechtigten Benutzern automatisch in der jeweiligen Lösung und dem Mitarbeiterportal zur Verfügung. Mit dem Zusatzmodul Dok-Import können eingescannte Dokumente schnell und einfach verschlagwortet und den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet werden.

Zertifizierte Revisionssicherheit

Das HRM-Archiv erfüllt die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und ist revisionssicher. Die Zertifizierung erfolgte nach dem IDW PS880-Standard. Zu den Prüfkriterien gehören:

Die Prüfung von Softwareprodukten (IDW PS 880)
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz von Informationstechnologie (IDW RS FAIT 1)
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz von Electronic Commerce (IDW RS FAIT 2)
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren
(IDW RS FAIT 3)

Serverseitiges Protokoll

Sämtliche Veränderungen in dem HRM-Archiv werden serverseitig protokolliert. Das Protokoll ist jederzeit in unseren Lösungen abrufbar. Somit bleibt kein Hinzufügen, Verändern oder Löschen von Dokumenten unbemerkt.

Ein intelligentes Prüfverfahren stellt sicher, dass das Dokument in der Akte nicht verfälscht oder manipuliert wurde.

Versionierung

Durch die automatische Versionierung der Dokumente behalten Sie stets den Überblick. Außerdem schützen Sie sich vor Datenverlust. So können Sie jeweils die aktuellste Version laden oder auch eine Ältere jederzeit einsehen.

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