Dok-Import

Das Zusatzmodul Dok-Import richtet sich an Anwender:innen der SP_Data Personalabrechnung (SP_Data PA), der SP_Data Bewerber- und Personalverwaltung (SP_Data PV) und der SP_Data Personalzeitwirtschaft (SP_Data PZ), die die Digitale Personalakte bereits im Einsatz haben oder dessen Einsatz in Erwägung ziehen. Der Schritt zum papierlosen Büro kann somit rasch und einfach vollzogen werden.

Als Erweiterung der digitalen Personalakte bietet Ihnen der Dok-Import die Möglichkeit, große Mengen an Dokumenten, Scans, PDF-Dateien und/oder sonstigem Bild- und Daten-material ohne aufwendiges Handling dem Archiv der SP_Data Lösung zuzuführen.

Auf einen Blick

Externer Dokumenten-Import (losgelöst von SP_Data PA, PV, PZ)
Zur Übergabe in die digitale Personalakte der SP_Data PA, PV, PZ
Alternative Übergabe an ein Fremdarchiv ist möglich*

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Die Erfassung der Dokumente findet losgelöst vom Personalmanagementsystem statt, wodurch eine Übertragung der Dokumentenvorerfassung auch ausgegliedert werden kann (z.B. Hilfskräfte). Eine Einrichtung von Benutzerrichtlinien innerhalb der jeweiligen SP_Data Lösung ist nicht erforderlich.

Das System ist vor allem auf eine einfache Handhabung und Schnelligkeit ausgerichtet:

Aufgrund der eingebauten Vorschaufunktion lassen sich gescannte Dokumente und PDF-Dateien zügig den entsprechenden Mitarbeitern und/oder Mandanten zuordnen.

Eine Kopierfunktion überträgt einmalig zugewiesene Dokumenteneigenschaften auf alle weiteren Dokumente (Mandant, Personalnummer, Typ, Kategorie, Bezugsjahr- und monat) - für die spätere Filterung erforderliche Erfassungsmaßnahmen werden erheblich reduziert.

Um die vorerfassten Dokumente abschließend in das Archiv der SP_Data PA, PM oder PZ zu übertragen, wählen Sie die Schaltfläche In Datenbankübertragen. War die Übertragung erfolgreich, so werden die Dokumente anschließend aus dem Ursprungsverzeichnis gelöscht.

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