Herausforderungen und Marktrecherche
Die vorherige Personalsoftware, eine All-in-One-Lösung, konnte die Anforderungen des Druckspezialisten nicht zufriedenstellen. Es gab Handlungsbedarf. Über Diamant Software, ein Anbieter für Lösungen im Rechnungswesen und Controlling, ist die Thüringer Papierwarenfabrik C. Schröter auf SP_Data aufmerksam geworden. Die ausgebaute Schnittstelle zwischen den beiden Softwarehäusern hat neugierig gemacht.
Mehrwert der neuen SP_Data Software und Lieblingsfunktionen
- Vereinfachte Abläufe
Die Abläufe der Personalabrechnung haben sich um ein Vielfaches vereinfacht. „Ich kann Prozesse aus einer Software anstoßen. Ein Wechsel in andere Programme ist nicht mehr notwendig“, sagt Biedermann. „Zum Beispiel dauert die „Kind krank-Meldung“ mit der SP_Data Software lediglich 60 Sekunden. Die Informationen liegen dann in unserer selbstentwickelten ERP-Software und anderen Datensätzen vor. Früher musste ich die Daten dreimal einpflegen“. Ebenfalls überzeugt die Lohnarten-Struktur der Software: „Diese Automatismen haben große Vorteile. Zum Beispiel in der Verwaltung der Geschäftswagen. Diese war damals sehr aufwändig, jetzt ist das Thema in wenigen Klicks erledigt. Unsere Excelliste für die Berechnung benötigen wir nun nicht mehr.“
- Eigene Systeme integriert
„Wir nutzen eine eigene Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung. Uns war wichtig, dass wir diese in Kombination mit den SP_Data Lösungen nutzen können und Daten ohne Umwege übertragen werden,“ erklärt Marco Biedermann. Über eine Schnittstelle funktioniert dies optimal.
- Modularer Aufbau
Je nach Bedarf kann die Personalabteilung der Thüringer Papierwarenfabrik C. Schröter Module nachbestellen. Aktuell ist unter anderem das verschlüsselte und revisionssichere HRM-Archiv im Einsatz. Mit diesem Modul hat die Papierakte ausgedient und die Verfügbarkeit der Personaldaten ist zeit- und ortsunabhängig gegeben. Weiter nutzt das Unternehmen verschiedene Auswertungsmodule. Mit dem Analyse Cockpit erhebt die Personalabteilung demographische Daten, z. B. Renteneintritt, und vieles mehr. „Für den Stellenplan und die Kostenhochrechnung haben wir früher Excel verwendet. Für jegliche Änderungen im Haustarif errechnet die SP_Data Software nun alle neuen Löhne – vorher war das ein regelrechter Zeitfresser“, sagt Marco Biedermann. „Wir können beispielsweise leicht errechnen, welche Kosten auf uns zukommen, wenn die Vergütungsstruktur um 5 Prozent angehoben wird. Das ist binnen Sekunden erledigt. Ergänzen möchte ich auch die Steuerinfo. Sie bildet einen besonderen Service ab, den wir für Gehaltsanpassungen oder im Recruiting nutzen – damit können wir noch komfortabler auf Mitarbeiter- und Bewerberfragen eingehen“.
- Stetige Aktualisierung
Marco Biedermann beschreibt SP_Data als sehr aktives Unternehmen. Regelmäßige Updates und laufende Anpassungen halten die Software auf dem neuesten Stand.
Feedback und Rückmeldungen
Seitdem die SP_Data Software eingeführt wurde, gibt es von der Belegschaft keine Rückfragen mehr zur Verdienstabrechnung. Sie erhalten diese digital per E-Mail und sind mit dem neuen Prozess sehr zufrieden. Auch die Krankenkassen werden durch das SP_Data Meldewesen völlig elektronisch bedient. „Wenn ich früher eine Anfrage vom Statistischen Landessamt erhalten habe, war das mit sehr viel Aufwand verbunden, heute bearbeite ich sie ganz nebenbei“, erklärt Marco Biedermann. Externe Institutionen als auch die Mitarbeiter/-innen sind zufrieden.
Die Personalabteilung bei der Papierwarenfabrik C. Schröter besteht aus drei Mitarbeitern. Die Schnittstellen in den Aufgabenbereichen setzen eine vernetzte Zusammenarbeit voraus. So legt zum Beispiel auch die Kollegin aus dem Recruiting entspannt einen neuen Mitarbeiter in der SP_Data Personalabrechnung an. „Aktuell nutzen wir die SP_Data Lösung noch nicht in vollem Umfang, wir freuen uns, die Funktionen noch genauer kennenzulernen und für unsere Arbeit zu nutzen. Ein großes Danke senden wir an das Consulting Team. Die Zusammenarbeit und Betreuung durch die Ansprechpartner ist sehr angenehm und die Einführung war richtig super“, freut sich Biedermann.
Die Thüringer Papierwarenfabrik C. Schröter hat weitere Digitalisierungspläne. Der Employee Self Service soll im nächsten Schritt eingeführt werden.
Über Thüringer Papierwarenfabrik C. Schröter
Die Thüringer Papierwarenfabrik C. Schröter wurde 1876 von Christoph Schröter in Mühlhausen gründet. Das inhabergeführte Unternehmen hat sich zu einem leistungsstarken Unternehmen der Papierwarenindustrie entwickelt und beschäftigt mehr als 200 Mitarbeiter. Seit 1994 legt das Traditionsunternehmen besonderes Augenmerk auf den Druck von Etiketten und hat diesen heute zu seinem Kerngeschäft ausgebaut. Die Druckerei C. Schröter steht daher für modernen Etikettendruck nach individuellen Wünschen und Vorgaben.