Die Procar-Gruppe ist Deutschlands größter Händler für die Marken BMW, MINI und Rolls-Royce. Der Verwaltungssitz der Procar-Gruppe befindet sich in Essen. Das Unternehmen beschäftigt rund 1.000 Mitarbeiter an 18 Standorten in Nordrhein-Westfalen und erzielt einen Jahresumsatz von rund 400 Millionen Euro. Das Procar-Leistungsportfolio umfasst den Vertrieb von Neu- und Gebrauchtwagen, den Aftersales-Bereich sowie das Leasing und die Finanzierung von Fahrzeugkäufen. Darüber hinaus wartet Procar mit einem eigenen Versicherungsservice auf.
Moderner und komfortabler
Die Procar-Story ist durch Erfolg und Wachstum geprägt. Anfang 2009 übernahm die Procar-Gruppe die Hammer-Gruppe. Mit diesem Schritt erreichte Procar annähernd eine Verdopplung der Belegschaft und eine Umsatzsteigerung von 50 Prozent. Nach der Übernahme von Hammer blieb das Personalwesen des Unternehmens rund ein Jahr lang durch zwei unterschiedliche Softwarewelten geprägt. Bei der Entscheidung zur Vereinheitlichung machte die bereits bei Hammer eingesetzte Personalverwaltungssoftware aus dem Hause SP_Data das Rennen.
„Hammer hatte im Personalbereich die bessere Lösung. Die SP_Data-Personalabrechnung und das SP_Data-Mitarbeiterportal erwiesen sich als moderner, komfortabler und benutzerfreundlicher als die von uns bislang eingesetzte Software. Beispielsweise zeigte sich SP_Data bei der Auswertung des Reportings deutlich stärker. Durch Buchungsabfragen lassen sich die Personalaufwendungen jederzeit auf den Cent genau ermitteln“, erklärt Manfred Gladbach.
Standardisierung der Personalverwaltungssoftware
Zur Vorbereitung der Migration auf SP_Data führte Procar zunächst eine Komplettbereinigung des Datenbestands im alten Abrechnungssystem durch. Der Lohnrahmen, die Kontierung und die Buchungen der Personalkosten wurden vereinheitlicht. Ferner wurden begriffliche Redundanzen, wie beispielsweise „Verkäufer“ und „Verkaufsberater“, eliminiert. „Nach einjährigem Parallelbetrieb beider Abrechnungssysteme wurde die Portierung zur SP_Data-Software scharf geschaltet. Die SP_Data-Kundenbetreuer haben uns dabei mit Rat und Tat perfekt unterstützt“, schildert Gladbach.
Anpassungen schnell und flexibel
Aufgrund der engen Zusammenarbeit der Procar-Gruppe mit BMW waren unternehmensspezifische Anpassungen an der SP_Data-Personalabrechnung erforderlich. „Bei den Sozialaufwendungen sind wir an den Kostenrahmen von BMW gebunden. Beim Reporting galt es, Kostenstelle und Kostenträger zu kombinieren. Die entsprechenden Anpassungen hat SP_Data zügig und präzise durchgeführt“, bestätigt Gladbach.
Hohe Effizienz und Akzeptanz
Das SP_Data-Mitarbeiterportal kommt bei allen Mitarbeitern der Procar-Gruppe gut an. Die frühere Urlaubsadministration mit manuellen Anträgen hat Procar längst eingestampft. Gladbach: „Die Urlaubsbeantragung der Mitarbeiter im Self-Service-Verfahren spart erheblichen Verwaltungsaufwand ein. Die Urlaubseinträge sind per Portal an die Vergütungsabrechnung gekoppelt. In naher Zukunft werden unsere Mitarbeiter auch ihre Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen online ansehen können.“