Personalmanagement

Personalmanagement

Prozesse beschleunigen

Schnelligkeit und kurze Prozesse sind wichtiger denn je. Sie sparen damit Kosten, schaffen sich Freiräume und sind zufriedener. Nutzen Sie das SP_Data Personalmanagement als zentrale Informations- und Kommunikationsplattform für Führungskräfte, Mitarbeiter und Personalentwickler. Es stellt Ihnen alle Informationen und Funktionalitäten bereit, die Sie benötigen.

Im Personalmanagement haben Sie alle Informationen zu Mitarbeitern im Blick, verwalten Gespräche, erstellen Auswertungen. Praktische Self-Services für Führungskräfte und Mitarbeiter vereinfachen den Prozess. Wir bauen Ihre digitale Personalakte so auf, dass der Umstieg von der klassischen Personalakte in Papierform auf ein digitales Format eine Leichtigkeit ist.

Ihre Vorteile

  • Alle Personalinformationen, Lohn- und Gehaltsdaten sowie Fehlzeiten im Überblick
  • Stellenprofile, Werdegänge, Weiterbildungen und Kompetenzen zentral verfügbar
  • Mitarbeitergespräche planen, führen und dokumentieren
  • Umfassende Ablage für Dokumente, Korrespondenz, Anträge und Abrechnungen
  • Praktische Funktionen wie automatisierte Workflows, Organigramme und Auswertungen
  • Zeitsparende Mitarbeiter-Self-Services

Personalmanagement mit SP_Data:

 

Digitale Personalakte

Effizientes Instrument für erfolgreiche Personalarbeit

Ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements ist die Verwaltung von Dokumenten. Durch die Vergabe von Haupt- und Unterkategorien bauen wir Ihre digitale Personalakte auf. Optional kann ein Dokumenten-Management-Systemen (DMS) integriert werden. Die Unterlagen werden mittels rollenbasiertem Berechtigungskonzept allen Prozessbeteiligten zur Verfügung gestellt. So können Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter im Rahmen ihrer Berechtigungen jederzeit auf Personaldokumente zugreifen.

Die freie Definition von Dokumentenkategorien ermöglicht einen individuellen Aufbau und erleichtert den Umstieg von der klassischen Personalakte in Papierform auf ein digitales Format. Ein neues Dokument wie z. B. eine Ergänzungsvereinbarung zum Arbeitsvertrag wird im System per drag and drop eingecheckt. Sind weitere Änderungen erforderlich, werden die Dokumente ausgecheckt und bei Rückführung automatisch versioniert. 

Aus der digitalen Personalakte kann ein Sammeldruck von Dokumenten gestartet werden bzw. im Falle einer einzelnen Personalakte der gesamte Inhalt im Pool zum Druck freigegeben werden.  Der integrierte Schriftverkehr wird auf Basis eines Formularmanagers durchgeführt.

Mitarbeitergespräche

360° Feedback für Ihre Mitarbeiter

Sie haben alle Informationen zu Mitarbeitern im Blick und steuern sämtliche Formate Ihrer Mitarbeitergespräche vom Feedback über die Mitarbeiterbeurteilung bis zur Zielvereinbarung. Je nach Gesprächstyp können Fragebogen und auch Zielvereinbarungen weitestgehend frei definiert werden. Für die Verwaltung von Mitarbeitergesprächen können sowohl feste Zyklen definiert werden als auch Gesprächstermine per Workkflowunterstützung (E-Mail-Nachricht, Erinnerungen) geplant und verwaltet werden.

Ergänzend wird die Abwicklung der Gespräche in Papierform unterstützt, in dem die individuellen Gesprächsunterlagen wie z. B. Leitfäden und Hilfestellungen, Vorbereitungsbogen, Stellenbeschreibung als Report abgebildet werden und durch die Personalentwicklung oder Führungskräfte im Zuge der Planung von Gesprächsterminen abgerufen werden.

Die Unterlagen können durch Informationen aus der Personalakte des Mitarbeiters ergänzt werden – Datum des letzten Mitarbeitergesprächs inkl. Gesprächsführer, die beruflichen Weiterbildungen der letzten Jahre, Notizen, Aufgaben und Ziele der Stelle u. v. m.

Organigramme

Organisationseinheiten einfach abbilden

SP_Data HRM unterstützt die Stellenplanung mit Hilfe eines praktischen Organigramm-Tools, mit dem sich übersichtliche Organigramme automatisiert erstellen, gestalten und verteilen lassen.  Vorteil dieser Lösung ist, dass bei der Darstellung die Sichtrechte des Benutzers berücksichtigt und nur die Organisationseinheiten angezeigt werden, die dem Berechtigungskonzept entsprechen.

Organigramme werden somit dynamisch generiert. Die Gestaltung der Organigramme ist weitestgehend frei definierbar und natürlich an das CI Ihres Unternehmens anpassbar. Durch die Darstellung im HTML-Format können Organigramme plattformunabhängig publiziert werden. Dadurch sind Organigramme immer aktuell und überall verfügbar.

Qualifikationen

Kompetenzen der Mitarbeiter erfassen

Die passende Qualifikation Ihrer Mitarbeiter ist eine Schlüsselgröße für Ihr Unternehmen. Die Qualifikation ist sowohl im Einstellungsprozess als auch bei der Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter relevant. Im System können sämtliche Komponenten der Aus- und Weiterbildung hinterlegt werden: von der Schulausbildung, der beruflichen Weiterbildung, Hochschulausbildung bis zu den speziellen Kenntnissen und Zusatzqualifikationen.

Mitarbeiter können durch die SP_Data HRM myProfile Funktionen in den Prozess eingebunden werden, indem sie persönliche Daten, Qualifikationen, Ausbildungen und betriebliche Funktionen eigenständig per Self-Service aktualisieren.

Fachartikel

Wie können Mitarbeiter und HR profitieren?

Mitarbeiterportale bieten Einiges bieten und können sowohl Ihnen als auch Ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag erleichtern. Die sogenannten Employee Self Service (ESS) Systeme bilden Prozesse digital ab und ermöglichen Ihren Mitarbeitern, bestimmte Workflows selbst anzustoßen oder vorzunehmen.

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Das papierlose Büro

Personalakten sind in der Praxis meist ein Sammelsurium verschiedenster Dokumente. Bewerbungsunterlagen, erworbene Zertifikate, Anträge und während der Anstellung getroffene Vereinbarungen. Im Laufe der Zeit sammeln sich so immer mehr sensible Daten an. Setzen auch Sie bei der Verwaltung auf die digitale Personalakte.

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