Vorteile auf einen Blick
- Erweiterter Datenschutz gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
- Unterstützung der Dokumentations- und Informationspflicht
- Sicherung der Betroffenenrechte
- Definierbare Löschregeln
Dokumentations- und Informationspflicht
Zu jedem erhobenen personenbezogenen Feld sind die Rechtsgrundlage und der Zweck der Datenerhebung zu dokumentieren. Manuell ist dies für den Anwender mit einem hohen Arbeits- und Pflegeaufwand verbunden.
Mit dem SP_Data DSGVO-Modul steht ein Datenschutzkatalog zur Verfügung, der alle Rechtsgrundlagen und Zwecke für gesetzlich erforderliche Daten enthält. Für nicht gesetzlich erforderliche Daten, wie z.B. die private Telefonnummer des Mitarbeiters, können Zweck und Rechtsgrundlage selbst hinterlegt werden. Durch Aushändigung des Datenschutzkataloges kommt der Arbeitgeber seiner Informationspflicht gegenüber dem Mitarbeiter nach.
Einhaltung der Betroffenenrechte & Löschpflicht
Der Arbeitgeber ist aufgefordert, seinen Mitarbeitern auf Anfrage alle Daten, die von ihm gespeichert wurden in lesbarer Form auszuhändigen. Hierzu stellt das DSGVO-Modul den Anwendern eine Exportfunktion zur Verfügung.
Sofern vorhanden, erweitert das DSGVO-Modul die Digitale Personalakte um definierbare Löschregeln und die optionale Sperrung der Löschung. Durch eine Löschsperre kann der Anwender zum Beispiel vermeiden, dass eine Abmahnung nach zwei Jahren automatisch gelöscht wird, wenn diese für einen laufenden Arbeitsgerichtsprozess noch zur Verfügung stehen soll.