Highlights der digitalen Personalakte
- Steht in der SP_Data Personalabrechnung, Personalzeitwirtschaft und im Mitarbeiterportal my_spdata zur Verfügung
- Archivierung sämtlicher Auswertungen und Berichte aus der SP_Data Personalabrechnung & Personalzeitwirtschaft
- Automatisierte Verschlagwortung
- Hochladen gescannter Dokumente in der SP_Data Personalabrechnung & Personalzeitwirtschaft
- Definierbare Zugriffsrechte
- Alle Dokumente werden verschlüsselt abgelegt
Leistungsumfang
In der digitalen Personalakte des Mitarbeiters werden Dokumente aus der SP_Data Personalabrechnung und Personalzeitwirtschaft verwaltet wie z.B. Gehaltsabrechnungen, Zeitnachweise, Arbeitsverträge, Zeugnisse und Bescheinigungen. Diese Dokumente werden entweder von den SP_Data Lösungen erzeugt oder vom Benutzer hochgeladen. Auf Mandantenebene können u.a. Lohnjournale und Beitragsabrechnungen archiviert werden - automatisiert über den Monatsabschluss der SP_Data Personalabrechnung.
Die archivierten Berichte werden standardgemäß im PDF-Format erzeugt. Sie können bequem als verschlüsselter Anhang per E-Mail versendet oder im Mitarbeiterportal my_spdata zur Verfügung gestellt werden. Bereits vorhandene Dokumente können nachträglich in die Personalakte übernommen werden. Ist eine eigene Dokumentenmanagementlösung im Einsatz, kann diese angebunden werden.
Sicherheit und Datenschutz
Die archivierten Berichte werden standardgemäß im PDF-Format erzeugt. Sie können bequem als verschlüsselter Anhang per E-Mail versendet oder im Mitarbeiterportal my_spdata zur Verfügung gestellt werden.
Die digitale Personalakte ist revisionssicher, d.h. es ist sichergestellt, dass die Dokumente unveränderbar, vollständig und fälschungssicher sind. Aktualisierungen werden durch neue Versionen des Dokuments dargestellt, Löschungen von Dokumenten werden lückenlos protokolliert. Löschfristen können definiert und von der Software überwacht werden. Einzelne Dokumente können Sie mit einer Löschsperre kennzeichnen, z.B. im Falle einer arbeitsrechtlichen Auseinandersetzung. So erfüllen Sie problemlos die Anforderungen der DSGVO.
Für den Anwender erfolgt der Dokumentenzugriff per einfachem Doppelklick oder Download in der SP_Data Personalabrechnung, Personalzeitwirtschaft oder im Mitarbeiterportal my_spdata.