HRM-Archiv

HRM-Archiv

Die sichere Aufbewahrung von Personaldokumenten ist aufgrund der zunehmenden Bedeutung des Datenschutzes eine wichtige Aufgabe der Personalabteilung. Das Modul HRM-Archiv bietet Ihnen übergreifend in den Lösungen Personalabrechnung, Personalzeitwirtschaft, Mitarbeiterportal und HR eine zentrale und sichere Ablage für die Dokumente Ihrer digitalen Personalakten (nicht als Stand-Alone verfügbar). Das HRM-Archiv ist zertifiziert, revisionssicher und kann auch von Drittlösungen genutzt werden.

Zentrale verschlüsselte Ablage von Dokumenten

Automatisch oder manuell erzeugte Dokumente werden in dem verschlüsselten HRM-Archiv auf Ihrem Server abgelegt. Diese Dokumente stehen berechtigten Benutzern automatisch in allen beteiligten Lösungen zur Verfügung. Mit dem Zusatzmodul Dok-Import können eingescannte Dokumente schnell und einfach verschlagwortet und den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet werden.

 

 

Für SP_Data Lösungen und Drittlösungen

Die notwendigen Angaben zur Verschlagwortung der Dokumente werden vom HRM-Archiv zentral verwaltet. Durch die Verwendung des CMIS-Standards können außer den SP_Data Lösungen auch Drittsysteme Dokumente im HRM-Archiv ablegen und von dort abrufen.

Um die Prozesse im Dokumentenmanagement abzurunden, können mit dem Security-Modul Löschfristen je Dokumententyp definiert werden. Dadurch ist sichergestellt, dass Ihre Personalakte die Anforderungen der DSGVO erfüllt.

 

 

Zertifizierte Revisionssicherheit

Das HRM-Archiv erfüllt die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und ist revisionssicher. Die Zertifizierung erfolgte nach dem IDW PS880-Standard. Zu den Prüfkriterien gehören:

  • Die Prüfung von Softwareprodukten ( IDW PS 880)
  • Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz von Informationstechnologie (IDW RS FAIT 1)
  • Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz von Electronic Commerce (IDW RS FAIT 2)
  • Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungs- verfahren
    (IDW RS FAIT 3)

 

 

Serverseitiges Protokoll

Sämtliche Veränderungen in dem HRM-Archiv werden serverseitig protokolliert. Das Protokoll ist jederzeit in unseren Lösungen abrufbar. Somit bleibt kein Hinzufügen, Verändern oder Löschen von Dokumenten unbemerkt.

Ein intelligentes Prüfverfahren stellt sicher, dass das Dokument in der Akte nicht verfälscht oder manipuliert wurde.

 

 

Versionierung

Durch die automatische Versionierung der Dokumente behalten Sie stets den Überblick. Außerdem schützen Sie sich vor Datenverlust. So können Sie jeweils die aktuellste Version laden oder auch eine Ältere jederzeit einsehen.

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