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Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Ab Mai 2018 werden die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als auch die Änderungen am Datenschutzgesetz (BDSG) in Kraft treten. 
Jeder Arbeitgeber unterliegt durch die DSGVO einer Dokumentations- und Informationspflicht. Bei Nichteinhaltung drohen empflindliche Bußgeldstrafen!

Mit den Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch private und öffentliche Stellen sollen zukünftig die Daten innerhalb der EU besser geschützt werden.

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Alle Infos zum Modul

HR in der Pflicht:

Schutz personenbezogener Daten

 

  • Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als auch die Änderungen im Datenschutzgesetz (BDSG) legen den Fokus auf den Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Datenschutz ist ein Grundrecht.
  • Unternehmen (und deren Verantwortliche) werden verpflichtet, die Nutzung der Mitarbeiterdaten bezüglich Rechtsgrundlage und Verwendungszweck eindeutig zu dokumentieren. Alle personenbezogenen Daten der Mitarbeiter müssen auf gesetzliche oder betriebliche Erfordernis geprüft werden.
  • Softwarehäuser und Dienstleister müssen die Grundsätze und Vorschriften bei der Verarbeitung der Daten sicherstellen.

Dokumentation und Information:

Im Sinne der DSGVO


Gemäß DSGVO gilt für alle personenbezogenen Daten folgende Dokumentationspflicht:

  • Aufzeichnung zur jeweiligen Rechtsgrundlage (z. B. Arbeitsvertrag) und
  • Aufzeichnung zum Zweck der Verwendung (z. B. Verdienstabrechnung)

Die weiteren Vorgaben für Arbeitgeber sind:

  • Aushändigung der gespeicherten Daten an den Mitarbeiter in lesbarer Form
  • Beachtung von Löschfristen für gespeicherte Daten (z. B. für Abmahnungen, Krankenscheine...)

Digital oder Papier?

Gestalten Sie Ihre Vorgehensweise im Datenschutz


Im Beschäftigungsverhältnis werden zahlreiche Daten von Mitarbeitern zu unterschiedlichen Zwecken verarbeitet. Die DSGVO verlangt, dass Mitarbeiter und Bewerber über Zwecke, Rechtsgrundlagen, Löschfristen, Datenfelder u.v.m. informiert werden. Die Zusammenstellung dieser Informationen nimmt schnell den Umfang von dutzenden DIN-A4-Seiten ein. Bewerber und Mitarbeiter können jederzeit zusätzlich verlangen, dass ihnen alle zu ihrer Person gespeicherten Daten ausgehändigt werden, digital oder auf Papier.

Mit dem Security Modul können Sie alle erforderlichen Vorgaben digital gestalten.

Aus dem SP_Data Newsletter

Bestimmungen zur „Datenverarbeitung für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses“

Wie personenbezogene Daten von Mitarbeitern behandelt werden müssen, regelt das Bundesdatenschutzgesetz neuerdings in § 26 an Stelle von § 32 BDSG. Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen auch künftig verarbeitet werden, wenn sie erforderlich sind, um zu entscheiden, ob ein Beschäftigungsverhältnis begründet werden soll, um es durchzuführen und um es zu beenden. Personenbezogene Daten sind notwendig, um die Gehaltsabrechnungen korrekt durchzuführen und sie werden in der Personalakte gespeichert. Zudem räumt der Gesetzgeber unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit ein, dass personenbezogene Daten verarbeitet werden, um Straftaten aufzudecken... mehr

SP_Data Module:

Mit den richtigen Modulen den Datenschutz vereinfachen

Security Modul

Mit dem Security Modul können Sie die nicht gesetzlich erforderlichen Datenfelder eigenständig dokumentieren. Oftmals werden in der Personalabrechnung neben Entgelt, SV- und Steuerdaten parallel unternehmensspezifische Felder für weitere Bearbeitungsprozesse gespeichert.

  • gesetzlich erforderliche Felder werden automatisch per Programm mit Rechtsgrundlage und Zweck versehen (z. B. Gehalt: Rechtsgrundlage = Arbeitsvertrag / Zweck = Entgeltabrechnung)
  • individuelle Felder können bequem per Katalog durch den User mit Rechtsgrundlage und Zweck eingetragen werden (z. B. private Telefonnummer: Rechtsgrundlage = Betriebsvereinbarung / Zweck = Notfallrufnummer)
  • Das Security Modul erweitert die Digitale Personalakte um Löschregeln und die optionale Sperrung der Löschung
  • Exportfunktionen ermöglichen die Ausgabe der erforderlichen Dokumentation
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Digitale Personalakte

Personenbezogene Daten gehören an einen zentralen, kontrollierbaren Standort und müssen innerhalb bestimmter Fristen wieder gelöscht werden können. Diese Funktionalitäten können über eine digitale Personalakte automatisiert abgedeckt werden.

Anwendungsbeispiele:

  • Zentraler Zugriff auf alle archivierten Dokumente
  • Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte nach 2 Jahren

Sie wünschen weitere Informationen bzw. haben bereits die Digitale Personalakte im Einsatz? Einfach das Kontaktformular unter Beratung und Bestellung ausfüllen und wir rufen Sie zurück!

HR NEWS digitale Personalakte

Bewerbermanagement

In der täglichen Praxis ergänzen oft weitere Arbeitstools wie z. B. Microsoft Excel das HR-Portfolio. Der Vorteil der schnellen Auswertbarkeit und Kalkulation, die Nutzung als "kleines Bewerbermanagement" und die unkomplizierte Weitergabe ohne spezifisches User-Berechtigungskonzept sind unter dem Blickwinkel der EU-DSGVO neu zu bewerten, da weder Speicherung der Daten noch Rechtsgrundlage und Zweck eindeutig erkenntlich gemacht werden kann.

Mit dem SP_Data Bewerbermanagement organisieren Sie einfach und übersichtlich nicht nur den Datenschutz sondern auch den Bewerberprozess:

  • Ausschreibung von Stellen
  • Sichere und zentrale Erfassung der Bewerberdaten und -dokumente
  • Veröffentlichen der Stellen auf integrierten Jobbörsen, in Printmedien und in den führenden Jobportalen im Internet
  • Integration von Social-Media-Plattformen wie XING, Facebook und LinkedIn 
  • Stärkung des Employer Branding

 

 

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