Bei grenzüberschreitender Beschäftigung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern im EU-Ausland werden neben der deutschen Beitragspflicht ebenfalls Sozialversicherungsbeiträge im EU-Ausland fällig.

Um eine doppelte Beitragszahlung zu vermeiden, legen die EU-Richtlinien fest, dass bei einer Entsendung in das EU-Ausland nur die Abgabe-Regeln des Entsendelandes gelten. Dies gilt für alle EU-Staaten sowie für Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz.

Die A1-Bescheinigung ist der Nachweis, dass der Arbeitnehmer den deutschen Sozialversicherungsvorschriften unterliegt. Um auf spontane Arbeitseinsätze zeitnah reagieren zu können, ist die Beantragung seit Januar 2018 auch digital möglich. Ab Juli 2019 ist das digitale A1-Bescheinigungsverfahren Pflicht.

Die Bescheinigung wird in der Regel von der zuständigen Personalabteilung eingeholt. Die Personalabteilung stellt den Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung grundsätzlich bei der Krankenkasse. Bei privat versicherten Arbeitnehmern ist die Deutsche Rentenversicherung zuständig. Wenn der Arbeitnehmer zusätzlich berufsständisch versorgt ist, ist der Antrag an die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen zu senden.

Seit Inkrafttreten des 6. SGB IV-Änderungsgesetzes im Januar 2018 kann der Arbeitgeber A1-Bescheinigungen unmittelbar aus dem Abrechnungsprogramm beantragen. Um sicherzustellen, dass im Ausland die Unterlagen anerkannt werden, sendet die ausstellende Stelle die maschinelle A1-Bescheinigung als elektronisches Dokument in das Abrechnungsprogramm des Arbeitgebers zurück. Versand und Empfang erfolgen also über Ihr Meldecenter. Dieses Dokument kann ausgedruckt und dem Arbeitnehmer übergeben werden. So haben es die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in den „Gemeinsamen Grundsätzen für das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1“ geregelt.

Daneben werden in zahlreichen Ländern Leistungen aus der Unfallversicherung nach einem Arbeitsunfall nur gegen Vorlage der europäischen Krankenversichertenkarte und der A1-Bescheinigung gewährt. Es gilt Mitführungspflicht, deshalb sollte die Bescheinigung unbedingt vor dem anstehenden Auslandseinsatz beschafft werden – und sei dieser auch noch so kurz. Außerdem drohen bei Nichtvorlage der geforderten A1-Bescheinigung empfindliche Verwarnungsgelder.

Dieses Modul ist lösungsübergreifend und intuitiv bedienbar. Der zusätzliche Arbeitsaufwand durch das neue Bescheinigungsverfahren wird durch die Nutzung des Komfortmoduls komplett kompensiert. Schon bei wenigen Auslandsentsendungen im Monat lohnt sich die Anschaffung des Komfortmoduls.

Der Antragsworkflow kann sowohl über einen Menüpunkt in der Personalabrechnung als auch im Mitarbeiterportal gesteuert werden. Mit der Auslösung des Dienstreiseantrags im Mitarbeiterportal wird mit nur einem Klick der Workflow für die A1-Bescheinigung in Gang gesetzt. Voraussetzung hierfür ist die Anbindung A1-Modul. Der Antrag geht automatisch über den Vorgesetzten, die Personalabteilung, bis hin zur Meldestelle Die Kommunikation erfolgt dabei über Ihr Perfidia-Meldecenter.

Mit der Genehmigung der Meldestelle geht die Bescheinigung zurück über die Personalabteilung, automatisch in die digitale Personalakte. Der Antragsteller kann die Bescheinigung selbständig über die digitale Personalakte oder über SP_Data Mobil abrufen.

Für viele Mitarbeiter, die gemeinsam verreisen, wie zum Beispiel ein Orchester, können die Bescheinigungen gleichzeitig gestellt werden. Das einmalige Einpflegen in den Stammdaten verhindert wiederholte Eingaben von Reisezeiten, Start- und Zielorten und Arbeitgeberdaten.
Das Komfort-Modul ist kostenpflichtig und steht ab März 2019 zur Verfügung.

Das Grundmodul ist für unsere Anwender kostenlos und steht ab März 2019 zur Verfügung.

Die Daten für den Antrag einer A1-Bescheinigung müssen manuell für jede Endsendung neu erfasst werden.
Es kann immer nur ein Antrag für einen Mitarbeiter gestellt werden. Das ist aufwendig, wenn mehrere Mitarbeiter gemeinsam ins Ausland reisen. Die Personalabteilung muss die A1-Bescheinigungen als Papierausdruck zur Verfügung stellen.