Wer durch die Anlage des im 12. Jahrhundert gegründeten Klosters Eberbach geht, glaubt, die Zeit sei stehen
geblieben. Es ist eines der am besten erhaltenen hochmittelalterlichen Klöster Deutschlands und ein Kulturdenkmal von europäischem Rang. Gleichzeitig ist es auch ein sehr modernes Unternehmen, das als zertifizierter Qualitätsbetrieb die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter effizient erfasst und transparent auswertet. Seit 2014 setzt die Stiftung Kloster Eberbach hierfür die Personalzeitwirtschaft und das Mitarbeiterportal von SP_Data ein.
DIE AUSWAHL DES ANBIETERS
„Wir suchten nach einer zeitgemäßen Softwarelösung, die auf unsere Unternehmensgröße abgestimmt ist“, beschreibt Nina Habel den Anlass zum Wechsel des Softwareanbieters. Beim Vergleich mit anderen Anbietern stach sofort die SP_Data-Personalzeitwirtschaft durch ihre übersichtliche und sich selbst erklärende Benutzeroberfläche heraus. „SP_Data war für mich intuitiv zu verstehen und ich kam sofort damit klar. Zudem war SP_Data am nettesten anzuschauen“, lacht Habel. Die individuellen Anpassungsmöglichkeiten und das gute Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugten dann endgültig.
DIE STIFTUNG KLOSTER EBERBACH
Seit 1998 befindet sich das Kloster Eberbach im Eigentum der gemeinnützigen Stiftung. Ihre Aufgaben umfassen die nachhaltige Sicherung und Nutzung des im Rheingau gelegenen Klosters. Sie bietet den circa 300.000 jährlichen Besuchern vielfältige Möglichkeiten zum Erleben, Genießen und Feiern. Von der Klosterführung – wahlweise mit Weinverkostung – bis zur Tagung oder Hochzeitsfeier ist hier alles möglich. Auch als Drehort wurde das Kloster durch die Verfilmung des Romans „Der Name der Rose“ mit Sean Connery weltberühmt.
DIE PERSONALZEITWIRTSCHAFT
Die Stiftung Kloster Eberbach zählt heute 70 Mitarbeiter. Bei mehr als 50 Prozent der Beschäftigten ermitteln sich die Bezüge auf Grundlage der geleisteten Arbeitsstunden, die früher manuell ermittelt wurden. „Jetzt habe ich mit einem Klick den kompletten Überblick über die Zeitdaten der Mitarbeiter, kann diese beliebig auswerten und direkt an die Lohnbuchhaltung übergeben. Ich bin begeistert von den vielseitigen Automatiken, die im Programm abgebildet werden und für mich vorher einen hohen zeitlichen Aufwand bedeuteten. So werden jetzt Zeitzuschläge, die aus Wochenend- oder Feiertagsarbeit entstehen, von der Software automatisch ermittelt. Die Abbildung individueller Arbeitszeitmodelle für Servicekräfte ist sehr gut gelöst und auch spezielle Pausenregelungen sind im System hinterlegt. Heute lehne ich mich entspannt zurück und freue mich über die Anwesenheits- und Abwesenheitsübersichten, oder schnell zu erstellende Auswertungen wie Urlaubsübersichten oder Krankheitsquoten. Das hilft mir bei der Analyse und Planung!“
DAS MITARBEITERPORTAL
Die Zeiterfassung erfolgt unter anderem über das SP_Data-Mitarbeiterportal. Eine Kommen- und Gehen-Buchung durch den Mitarbeiter bildet Arbeitszeiten sekundengenau ab. Die Beschäftigten können jederzeit den Stand ihrer Arbeits- und Überstunden prüfen und stellen auch ihre Urlaubsanträge direkt mit dem Employee Self Service. Für die weitläufige Anlage des Klosters wurde die Standardnutzung der Buchung am PC um den Einsatz von Terminals ergänzt, die bequem an geeigneten Stellen des Geländes zugänglich sind.
DAS FAZIT
„Wir kamen sofort sehr gut mit dem System zurecht. Zur Umstellung präsentierte SP_Data vor Ort die Funktionen einem erweiterten Kollegenkreis. Mehr war gar nicht nötig. Bei Fragen nutzen wir den telefonischen Support, der immer auch nach Lösungen spezieller Wünsche sucht. Außerdem halten die kontinuierlichen Updates das System jederzeit auf dem neuesten Stand“, erklärt Nina Habel. Ihr Fazit: „Das ist einfach eine gute Zusammenarbeit. Mit SP_Data haben wir einen zuverlässigen Partner gefunden.“