FAQ

Von der ersten Anfrage bis zur Software-Einführung

Auf dem Weg zur neuen Personalsoftware ergeben sich für Sie viele neue Themenfelder. Sie benötigen Informationen zu den Produkten, zum Vertrag und vieles mehr. Damit Sie sich im Vorfeld schon informieren können, haben wir häufige Fragen für Sie beantwortet. Stöbern Sie gerne durch unsere Katgeorien. Viel Spaß!

Service: Support & Weiterbildung

Natürlich lassen wir Sie beim Jahreswechsel nicht allein. Wir bieten Seminare & Workshops in verschiedenen Regionen an. Hierfür bereiten wir die Änderungen des Gesetzgebers optimal für Sie auf und stellen Ihnen ein Handbuch zur Verfügung. Die Termine für die Seminare & Workshops zum Jahreswechsel finden Sie auf unserer Website unter Services.
Bei Fragen melden Sie sich gerne bei uns: seminare@spdata.de.

Sie können bei Vertragsabschluss ein vergünstigtes Kontingent für Supportleistungen buchen. Zusätzliche Kosten für die Nutzung fallen dann erst ab dem Zeitpunkt an, ab dem Ihr Support-Kontingent aufgebraucht ist.
Aufstockungen für Ihr gebuchtes Kontingent können Sie jederzeit vornehmen. Reduzierungen sind einmal jährlich möglich.

Sollten Sie weitere Fragen bezüglich unseres Support-Kontingents haben, wenden Sie sich bitte an vertrieb@spdata.de.

Bei technischen Fragen zur Personalabrechnung, wie auch zu dem HRM-Archiv, erreichen Sie unseren Support schriftlich unter lohn@spdata.de. Sollten Sie Fragen bezüglich der Personalzeitwirtschaft, dem Mitarbeiterportal oder der Mobilversion haben, richten Sie diese bitte an zeit@spdata.de. Aus der eingegangenen E-Mail erstellt unser System direkt ein Ticket. Dieses können Sie jederzeit im Kundenforum auf unserer Homepage einsehen. Hier können Sie Tickets direkt eröffnen oder Ergänzungen vornehmen.
Für das Bewerber-, Bildungs- und Talentmanagement steht Ihnen ein externes Ticketsystem zur Verfügung. Sie erhalten einen persönlichen Zugang.
Sollten Sie eine vertriebliche Frage bezüglich unserer Module oder Preise haben, richten Sie diese bitte an vertrieb@spdata.de.

Unsere Expertenteams teilen sich Ihre Anliegen je nach Fachgebiet untereinander auf, um diese schnellstmöglich bearbeiten zu können.
Während des Jahreswechsels treten vermehrt Anfragen auf und es kann unter Umständen zu Verzögerungen kommen. Wir bitten um Verständnis, dass die Bearbeitung in dieser Phase des Jahres etwas länger dauern kann, als gewohnt.

Für schnell zu lösende Probleme kontaktiert Sie unser Support per E-Mail. Sollten Hintergrundinformationen fehlen oder noch Rückfragen bestehen, wenden sich unsere Experten gegebenenfalls auch per Telefon an Sie oder schalten sich über eine Fernwartungssitzung direkt auf Ihr System.

Nirgendwo ist Individualität so wichtig wie bei der Weiterbildung. Deshalb haben wir ein innovatives Seminar- und Beratungskonzept entwickelt. Wir bieten verschiedene Formate für Ihre Aus- und Weiterbildung an:

  • Webinare und Online-Schulungen
  • individuelle Weiterbildung und Beratung bei Ihnen vor Ort
  • Jahreswechselveranstaltungen (Seminare & Workshops)


Bei neuen Funktionen oder Modulen können Sie an Online-Präsentationen teilnehmen. Hier informiert Sie unser Team aus dem Vertrieb.

Mit unserem Bausteinkonzept stellen Sie Ihre Weiterbildungskomponenten individuell zusammen: Aus sechs verschiedenen Bereichen lassen sich Seminar- und Beratungstage kombinieren. So fördern Sie Ihr Team in den Wissensbereichen, die benötigt werden.
Unsere Bausteine haben wir in unsere Lösungen unterteilt. Sie finden hier eine Übersicht, aus der Sie wählen können. Auf den ersten Blick sieht das ziemlich viel aus. Deshalb haben wir für Sie Kombinationsbeispiele vorbereitet, an denen Sie sich gerne orientieren können.
Bei Fragen können Sie sich jederzeit bei uns melden: seminare@spdata.de

Grundsätzliches: Vertrag & Allgemeines

Wir sind von montags bis donnerstags von 8.00 bis 17.00 Uhr und freitags von 8.00 bis 16.00 Uhr für Sie da. Sie erreichen uns in dieser Zeit telefonisch unter 05221 9140 0 oder per E-Mail info@spdata.de.
Für ein konkretes Anliegen melden Sie sich gerne bei den entsprechenden Teams:
Support für den Lohn: lohn@spdata.de
Support für die Zeitwirtschaft: zeit@spdata.de
Unser Vertriebsteam: vertrieb@spdata.de

Einmal im Jahr wird eine Wartungsgebühr erhoben. Diese Gebühr ermöglicht es uns, unser Programm regelmäßig zu aktualisieren. Somit ist gewährleistet, dass Ihre SP_Data Software immer auf dem neuesten Stand ist.
Darüber hinaus fallen Kosten für den Support und die Online-Services an. Sollten Sie kein Support-Kontingent besitzen, werden Beratungsleistungen nach Aufwand abgerechnet.
Wenn Sie weitere Fragen zu unseren Preisen haben, wenden Sie sich bitte an vertrieb@spdata.de.

Die Vertragslaufzeit für unsere Produkte beträgt zwölf Monate.

Der Preis für die Lizenzkosten berechnet sich aus folgenden Punkten:

  • Mitarbeiteranzahl Ihres Unternehmens
  • Anzahl der Endnutzer


Gegebenenfalls können weitere Kosten für Module oder Supportleistungen entstehen.

Sie können die SP_Data Software problemlos über die SP_Data Website bestellen.
Hier geht es zum Kontaktformular.
Bitte geben Sie in dem Formular an, für welches Softwareprodukt Sie sich interessieren. Wir werden uns zeitnah bei Ihnen melden und gemeinsam durchgehen, welche Funktionen für Sie wichtig sind. Erfahrungsgemäß sind eine ausführliche Beratung und Abstimmung unerlässlich. Im Anschluss erstellen wir gerne Ihr individuelles Angebot.
Alternativ ist es möglich, den Vertrieb direkt per E-Mail vertrieb@spdata.de zu kontaktieren. Hierbei gilt zu beachten alle für uns relevanten Informationen bereitzustellen, damit wir Ihnen möglichst schnell weiterhelfen können.
Vorab können Sie sich gerne einen Überblick über unsere Lösungen verschaffen.

Eine Kündigung ist jederzeit zum Ende der aktuellen Vertragslaufzeit möglich. Ihre Kündigungsfrist können Sie Ihren Vertragsunterlagen entnehmen. Bitte lassen Sie uns Ihre Kündigung schriftlich per Post zukommen.
Sollten Sie weitere Fragen zu Kündigungen haben, wenden Sie sich bitte an vertrieb@spdata.de.
 

Grundsätzlich sind unsere Lösungen branchenneutral, allerdings erfordern bestimmte Branchen in der Personalabrechnung Expertenwissen und Speziallösungen. Diese Herausforderungen haben wir immer wieder aufgenommen und in unsere Software einfließen lassen.

Unsere Softwarelösungen werden vorwiegend für mittelständische und große Unternehmen konzipiert.
Unsere Software selbst ist branchenneutral, allerdings bieten wir zusätzlich einige Speziallösungen an. Dazu gehören Personalabrechnungssysteme für Theater und Kulturbetriebe, der Öffentliche Dienst, Reedereien und die Baubranche.

Über 70 Mitarbeiter sind tagtäglich für Sie im Einsatz. Tendenz steigend ;-)
Ob im Support, Consulting, Vertrieb oder in der Entwicklung, wir suchen auch immer wieder Verstärkung. Wer schon länger über eine Veränderung nachdenkt, kann sich gerne auf unsere Karriereseite umschauen.

SP_Data entwickelt seit mehr als 30 Jahren innovative Software für den HR-Markt. Angefangen hat alles mit der Software für die Personalabrechnung. Mittlerweile bieten wir ein breites Produktportfolio.

SP_Data hat derzeit zwei Standorte. Beide befinden sich in Herford in unmittelbarer Nähe zueinander. Vorwiegend agieren wir von unserem Hauptstandort:

SP_Data GmbH & Co. KG, Engerstraße 147, 32051 Herford.

Mit viel Liebe zum Detail wird die SP_Data Personalabrechnung und -zeitwirtschaft in Herford durch unser hauseigenes Entwicklerteam entworfen. Alle Anpassungen und Verbesserungen an der Software erfolgen ebenfalls ausschließlich durch uns. Den Grundstein hat unser Gründer und Geschäftsführer Stefan Post 1988 gelegt. Während seines Studiums in Karlsruhe hat er die Basis für die Personalabrechnungssoftware entwickelt.

Produktinfos: Nutzung & Funktionen

Alle SP_Data Produkte erfüllen die Richtlinien der DSGVO. Mit Hilfe des DSGVO-Modul können Sie Komfortfunktionen nutzen, die Sie bei der Einhaltung von Dokumentations-, Informations- und Löschpflichten im Rahmen der unterstützen.
Bei weiteren Fragen zum DSGVO-Modul wenden Sie sich an vertrieb@spdata.de.

Ja, Module sind nach Bedarf erhältlich. Im Personalwesen spielt Veränderung eine besonders große Rolle – die Mitarbeiterzahl wächst, neue Prozesse kommen hinzu und die Strukturen werden vielschichtiger. Daher ist es völlig klar, dass sich auch Ihre Software weiterentwickeln muss. Sollten Sie feststellen, dass Ihnen Module fehlen, die Ihnen das Tagesgeschäft vereinfachen, können Sie diese natürlich jederzeit das entsprechende Modul bei uns erwerben. Hier finden Sie eine Übersicht: SP_Data Module.

Updates werden mehrmals im Monat ausgeliefert. Für Ihre Planung erhalten Sie eine unverbindliche Terminübersicht per E-Mail. Diese Übersicht bezieht sich auf ein halbes Jahr (Änderungen vorbehalten).
Vorteile unserer Update-Struktur:

  • Schnelle Bereitstellung von Lösungen durch kurze Auslieferungszyklen.
  • Bessere Planbarkeit für den Updateprozess in Ihrem Haus (z. B. Terminfindung externe Administration).
  • Die Änderungshistorie ist nach Versionen sortiert. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, einen schnellen Überblick über die Neuerungen pro Update zu erhalten und zu entscheiden, ob das jeweilige Update für Sie einen Mehrwert hat (soweit es sich nicht um ein Pflichtupdate handelt).

Die Updates finden Sie im Kundenbereich.

Die Kosten für die von uns bereitgestellten Updates sind durch die jährliche Wartungsgebühr abgedeckt. Die Installation können Sie über unsere Website schnell und einfach selbst vornehmen.

Unser Entwicklerteam bindet Änderungen schnellstmöglich in die Programme ein, um die Software immer auf dem neuesten Stand zu halten. Sobald diese Änderungen auslieferungsbereit sind, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Nachdem Sie die Benachrichtigung von uns erhalten haben, können Sie über die Downloadsektion im Kundenbereich die aktuellen Updates herunterladen.

Die Eingliederung Ihrer Datensätze gehört zu einer der Grundbausteine bei der Einrichtung unserer Software. Vor dem Import stellen wir digitale Vorlagen bereit, die Sie mit Ihren Daten befüllen. Nachdem Sie diese an uns zurückgesendet haben, werden wir die einzelnen Datensätze in das zukünftige System für Sie einpflegen.

Da das SP_Data HRM-Archiv keine eigene grafische Oberfläche besitzt, wird entweder eine SP_Data Hauptlösung, wie die Personalabrechnung oder Zeitwirtschaft, oder die Anwendung eines Drittanbieters benötigt.
Damit unser HRM-Archiv mit einem Programm Ihrer Wahl zusammenarbeiten kann, ist eine Schnittstelle erforderlich. Informieren Sie sich bitte im Vorfeld, ob eine Anbindung an Ihre Anwendung möglich ist.

Durch unser programminternes Rechtesystem ist es möglich, Berechtigungen festzulegen und einfach zu verwalten. Individuelle Rechtegruppen für einzelne Nutzer erlauben eine sehr feine Abstimmung des Gesamtprodukts.

Das Anbinden von Anwendungen anderer Anbieter ist mit Hilfe der passenden Schnittstelle kein Problem. Für einige Softwareprodukte von Drittanbietern stehen die benötigten Ressourcen bereits zur Verfügung. Sollte dies nicht der Fall sein, informieren Sie sich, welche Eigenschaften und Voraussetzungen eine mögliche Anbindung enthalten muss.
Sollten Sie Fragen bezüglich der Anbindung von Drittlösungen haben, wenden Sie sich bitte an vertrieb@spdata.de.

Unsere Software ist zertifiziert. Informationen zu unserer aktuellen ITSG-Zertifizierung finden Sie hier: ITSG-Zertifizierung. Weitere Zertifikate, für z. B. SOKA-Bau, See-Berufsgenossenschaft, Malerkasse etc., finden Sie auf der Website unter Zertifikate.


Übrigens: Auch unser HRM-Archiv (Digitale Personalakte) ist zertifiziert.

Neukunde: Erste Schritte und Basiswissen

Sollten Sie keinen Zugang zu unserem Kundenbereich besitzen, wenden Sie sich bitte an uns.
Wir nehmen die Einstellungen für den Login vor und senden Ihnen eine Anleitung, die Ihnen den Ablauf der Passwortvergabe schrittweise erklärt. Sobald Sie sich ein sicheres Passwort ausgesucht haben, ist der Login im Kundenbereich grundsätzlich möglich.
In Ausnahmefällen findet die Freischaltung erst am nächsten Tag statt.
Sollten Sie weitere Fragen haben oder Hilfe bei der Anmeldung benötigen, wenden Sie sich gerne telefonisch an uns: 05221 91400.

In der Regel findet eine Freigabe zum Jahreswechselrelease statt. Haben Sie unser Dienstleistermodul erworben, werden die Mitarbeiterlizenzen grundsätzlich am Ende des Monats freigegeben. Dies gilt allerdings nur für die Personalabrechnung, da in der Zeitwirtschaft die Mitarbeiterlizenzen grundsätzlich am Ende des Monats freigegeben werden.

Bei einer Überschreitung der Mitarbeiterlizenzen erhalten Sie eine Hinweismeldung.
Um Ihre Mitarbeiterlizenzen erweitern zu können, wenden Sie sich bitte an vertrieb@spdata.de.

Sie klicken auf der SP_Data-Website auf Login. In der Anmeldemaske sehen Sie das Feld "Passwort vergessen". Nachdem Sie den Anweisungen gefolgt sind, sollten Sie eine E-Mail zum Zurücksetzen des Passwortes erhalten. Sollte das aus technischen Gründen nicht der Fall sein, melden Sie sich gerne bei uns:
E-Mail: info@spdata.de
Telefon: 05221 9140 0
Wir kümmern uns zeitnah um eine Lösung ;-)

Am besten können Sie sich auf einen Kick-Off Termin vorbereiten, indem Sie Ihre Anforderungen an das Programm definieren, z. B.: Tarifwerke, Lohnarten etc. Ein gewisser Plan wie die zukünftige IT-Infrastruktur auszusehen hat, sollte ebenfalls bestehen. Des Weiteren sollte sichergestellt sein, dass die zukünftigen Ansprechpartner und Hauptnutzer ebenfalls an diesem Termin teilnehmen können.

Damit Sie immer auf der neuesten Programmversion arbeiten können, sollten Sie regelmäßig Updates von unserer Homepage herunterladen. Die aktuellen Releases finden Sie im Kundenbereich unter Downloads. Nachdem Sie das benötigte Update heruntergeladen und ausgeführt haben, starten Sie das Programm. Die Installation des Updates wird fortgesetzt und endet automatisch.
Wichtig: Bitte lassen Sie Programmaktualisierungen nur durch qualifizierte Nutzer durchführen, um mögliche Schäden am Programm zu vermeiden.

Um direkt in den Kundenbereich zu gelangen, melden Sie sich hier mit Ihren Daten an.

Um Ihnen schnellstmöglich bei Ihren Problemen helfen zu können, wenden Sie sich bitte schriftlich an lohn@spdata.de oder zeit@spdata.de. Unser System erstellt aus der eingegangenen E-Mail direkt ein Ticket, welches Sie jederzeit im Kundenbereich einsehen können.
Bitte denken Sie daran, dass Sie Ihr Problem möglichst detailreich darstellen, damit wir Ihnen so schnell wie möglich helfen können.

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, melden Sie sich bei Ihrem Administrator. Dieser kann Ihnen Ihr Passwort zurücksetzen und ein neues vergeben. Das geht unkompliziert und einfach.

Ja, Pflichtupdates müssen eingespielt werden. SP_Data stellt im Laufe des Jahres mehrere Updates zur Verfügung. Diese Pflichtupdates müssen eingespielt werden, um einen reibungslosen Ablauf innerhalb der Lösungen zu gewährleisten.
Über unseren Kundenbereich auf der Website greifen Sie unkompliziert auf die Updates zu, sodass Sie diese in der Regel selbst einspielen können. Gerne steht Ihnen unser Support-Team aber mit Rat und Tat zur Seite.

Projektmanagement: Ablauf & Zeitplan

I. Übergabe & Ansprechpartner

Das Projekt wird an das Conulting übergeben und ein Ansprechpartner wird festgelegt. Dieser ist ab diesem Zeitpunkt für die Betreuung und Umsetzung des Projekts zuständig.

II. Kick-Off

Zum Projektstart wird ein Termin vereinbart, an dem alle wichtigen Informationen für die Umsetzung besprochen werden. Zudem werden die Vorlagen für den Datenimport übergeben.

III. Installation, Import & Einrichtung

Nach dem Kick-Off installieren wir die Software auf Ihren Systemen. Auch Ihre Daensätze werden importiert. Sobald die Software einsatzbereit ist, wird mit der Einrichtung begeonnen, bei der z.B. Lohnarten und Tarifwerke angelegt werden.

IV. Schulung

Um Sie bestmöglich auf die Anwendung mit unseren Produkten vorzubereiten, findet noch während der Projektphase eine Grundlagenschulung statt. Diese Schulung übermittelt Ihnen alle relevanten Wissensbereiche für die zukünftige Nutzung.

V. Tests & Projektende

Ein Parallellauf und eine erste Echtabrechnung dienen als Test für die Funktionalität des Systems. Sollte es hierbei zu keinen Differenzen kommen, gilt das Projekt als abgeschlossen und wird an den Support übergeben. Dieser ist ab dem Zeitpunkt Ihr Ansprechpartner.

In jeder Phase Ihres Projekts haben Sie Ansprechpartner, die sich mit Ihren Anforderungen optimal auskennen. Für Produktvorstellungen und Informationen rund um unsere Software melden Sie sich beim Vertriebsteam, bei der Software-Einführung unterstützt Sie unser Consulting und später im Support steht Ihnen ein ganzes Team zur Verfügung.
Sie können sich immer bei uns melden.

Nach Abschluss des Kaufvertrages wird Ihr Projekt an unser Consulting übergeben. Ein Mitarbeiter wird dem Projekt zugewiesen und ist ab diesem Zeitpunkt Ihr persönlicher Ansprechpartner.
Einen konkreten Projektablauf finden Sie unter „Wie läuft ein klassisches Projekt ab?“.

Die Zeit, die für die Einrichtung der Software benötigt wird, hängt von der Komplexität des Gesamtprojekts ab. Das Projekt-Team definiert Projektphasen und kümmert sich um das Zeitmanagement. Der genaue Rollout-Termin wird also während der Projekt-Planung festgelegt. Sobald wir Ihre Rahmenbedingungen kennen, geben wir Ihnen gerne vorab eine unverbindliche Einschätzung darüber, wann die Einrichtung abgeschlossen ist.

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